Cómo archivar Microsoft Teams: guía paso a paso

Microsoft Teams se ha convertido en la piedra angular de la colaboración en el lugar de trabajo moderno. Los equipos nos permiten comunicarnos, compartir archivos y trabajar juntos en proyectos sin problemas. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo y los proyectos llegan a su fin, algunos equipos pueden volverse inactivos o dejar de ser relevantes. Aquí es donde entra en juego el concepto de equipos de archivo.

A medida que los proyectos concluyen o los equipos se vuelven menos activos, es importante archivar estos equipos para mantener su espacio de trabajo ordenado y concentrado. Archivar un equipo conserva sus datos, conversaciones y archivos, haciéndolos accesibles para referencia futura sin saturar sus equipos activos. En esta guía completa, estoy aquí para ayudarlo a archivar sus Microsoft Teams de manera efectiva, explorando sus beneficios, instrucciones paso a paso, mejores prácticas y respondiendo algunas preguntas frecuentes.

Entonces, ¡sumergámonos y exploremos el mundo del archivado de Microsoft Teams!

Comprender el archivado en Microsoft Teams

A medida que las organizaciones dependen cada vez más de Microsoft Teams para la colaboración y la comunicación, la capacidad de administrar y archivar Teams de manera efectiva se vuelve esencial. Archivar no sólo ayuda a mantener un espacio de trabajo limpio y organizado, sino que también garantiza el cumplimiento de las políticas de retención de datos. Archivar un equipo en Microsoft Teams significa que el equipo pasa a un estado de solo lectura. Los miembros aún pueden ver todo el contenido, pero no pueden agregar ni cambiar nada. Esto es particularmente útil para equipos de proyecto que han completado su trabajo o como referencia histórica.

Archivar en Microsoft Teams implica el proceso de preservar los datos de un equipo en un momento dado. Esta acción desactiva el Equipo pero conserva su contenido y estructura, haciéndolo accesible para referencia o mantenimiento de registros sin permitir el uso activo.

Beneficios de archivar equipos

Archivar equipos ofrece varias ventajas:

Organización mejorada: archivar equipos inactivos puede mantener el entorno de Microsoft Teams ordenado y centrado en proyectos activos.
Contenido preservado: el archivo garantiza que la información y los recursos valiosos permanezcan accesibles para referencia futura.
Reducción del desorden: eliminar los equipos inactivos de la vista activa minimiza las distracciones y ayuda a los miembros del equipo a concentrarse en las tareas actuales.
Cumplimiento: para muchas organizaciones, mantener registros de proyectos y comunicaciones anteriores es un requisito de cumplimiento.

En resumen: Archiving Teams ayuda a reducir el desorden, gestionar el ciclo de vida del contenido y cumplir con las políticas legales u organizativas. Garantiza que se conserven los datos valiosos mientras que los equipos inactivos no consumen recursos del espacio de trabajo ni distraen a los usuarios.

Cuándo archivar un equipo

Archiva equipos que han completado su propósito o proyectos que han finalizado.
Considere archivar equipos que hayan estado inactivos durante un período significativo (por ejemplo, 6 meses).

Ahora que entendemos el concepto y los beneficios del archivado, repasemos el proceso de archivar un equipo de Microsoft.

Pasos para archivar un equipo usando la aplicación Microsoft Teams

Imagine que acaba de finalizar una campaña de ventas exitosa. El equipo que creó para esta campaña cumplió su propósito y ahora es el momento de archivarlo. Si sigue los pasos anteriores, puede asegurarse de que todas las ideas y debates valiosos de la campaña se conserven para referencia futura, mientras que su lista activa de Teams ahora solo muestra las iniciativas actuales.

Paso 1: abra la configuración de Teams

Para comenzar, siga estos pasos:

Abra la aplicación de escritorio de Microsoft Teams.
Haga clic en la pestaña “Equipos” >> Haga clic en los tres puntos al lado del menú Equipos.
Seleccione "Administrar equipo" en el menú desplegable.

Paso 2: seleccione el equipo y archive

En la página Administrar equipos:

En "Administrar equipos", haga clic en los tres puntos junto al nombre del equipo que desea archivar.
Elija el "Equipo de archivo" en el menú.

Paso 3: Confirme el proceso de archivo

Después de hacer clic en "Archivar equipo", aparecerá una ventana de confirmación:

Revise la información proporcionada sobre el proceso de archivado.
Si está seguro de que desea continuar, haga clic en "Archivar".

¡Felicidades! Ahora ha archivado exitosamente su equipo de Microsoft. Verá un mensaje "Equipo archivado exitosamente" en la parte inferior izquierda y el equipo seleccionado se moverá al grupo "Archivado".

¿Qué sucede después de archivar un equipo?

Una vez que se archiva un equipo, hay algunas cosas clave a tener en cuenta. Archivar un equipo en Microsoft Teams conserva el contenido del equipo, incluidas conversaciones, archivos y otros datos, mientras lo elimina de la vista activa. Cuando se archiva un equipo, se vuelve de solo lectura, lo que significa que los miembros aún pueden acceder y buscar contenido, pero no pueden realizar cambios ni adiciones.

¿Cómo archivar un equipo usando el Centro de administración de Microsoft Teams?

Para archivar un equipo mediante el Centro de administración de Microsoft Teams, puede seguir estos pasos:

Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams: utilice sus credenciales de administrador de Teams para iniciar sesión.
Navegue para Administrar equipos: En el panel de navegación izquierdo, expanda "Equipos" y haga clic en el enlace "Administrar equipos".
Seleccione el equipo para archivar: busque el equipo que desea archivar de la lista de equipos activos.
Archivar el equipo: haga clic en el equipo para seleccionarlo y haga clic en el botón "Archivar" en la cinta.
Cuando se le solicite, confirme la acción.

Una vez archivado, el equipo estará en estado de solo lectura. Los miembros podrán ver el contenido, pero no editarlo ni agregar contenido nuevo. El equipo se puede desarchivar en cualquier momento si es necesario.

Tenga en cuenta que debe tener la función de administrador de Teams para realizar estas acciones.

Archivar Microsoft Teams con PowerShell

Para archivar un equipo de Microsoft usando PowerShell, normalmente seguiría estos pasos:

Abrir PowerShell: inicie PowerShell como administrador en su computadora.
Conectarse a Microsoft Teams: utilice el cmdlet Connect-MicrosoftTeams para establecer una conexión a su entorno de Microsoft Teams.
Archivar el equipo: ejecute el cmdlet Set-TeamArchivedState con el parámetro -GroupId especificando el ID del equipo que desea archivar y el -Parámetro archivado establecido en $true.

A continuación se muestra un ejemplo del comando que podría utilizar:


#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

#Get the Team to Archive
$Team  = Get-Team -displayname "Sales"

#Archive the Team
Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $true

Reemplace con el ID de grupo real del equipo que desea archivar. Tenga en cuenta que debe tener permisos de administrador en Microsoft Teams y el módulo PowerShell de Microsoft Teams instalado en su sistema antes de ejecutar este script.

Si desea archivar varios equipos, puede envolverlos dentro de un bucle:


#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

$TeamNames = @("Sales", "Operations", "Marketing", "Retail Portal", "Purchase")

#Get all Active Teams
$Teams =  Get-Team -Archived:$false

Foreach($TeamName in $TeamNames)
{ 
    #Get the Team to Archive
    $Team  = $Teams | Where {$_.displayname -eq $TeamName}

    If($Team.GroupId -ne $Null)
    {
        #Archive the Team
        Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $true
        Write-host -f Green "Archived Team:"$TeamName
    }
}

También puedes utilizar un archivo CSV.

Canales de archivo en Microsoft Teams

De manera similar a archivar Teams, también puedes archivar un canal. Archivar un canal en Microsoft Teams es una forma útil de ordenar el espacio de trabajo de su equipo y al mismo tiempo conservar conversaciones y archivos importantes para referencia futura. Cuando archivas un canal, se vuelve de solo lectura, lo que significa que los miembros del equipo aún pueden ver el contenido del canal pero no pueden realizar modificaciones ni publicar mensajes nuevos.

Así es como puede archivar un canal en Microsoft Teams:

Abra Microsoft Teams y navegue hasta el equipo que contiene el canal que desea archivar.
Haga clic en el menú de tres puntos (Más opciones) junto al canal que desea archivar.
En el menú desplegable, seleccione "Canal de archivo".
Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación pidiéndole que confirme el archivo del canal. Haga clic en "Archivar" para continuar.
El canal ahora se archivará y se moverá a la sección "Canales archivados" en la parte inferior de la lista de canales del equipo.

Archivar un canal no es una acción permanente; una vez archivado, se puede restaurar. Los propietarios de canales y propietarios de equipos pueden archivar canales. Los canales archivados siguen siendo accesibles para todos los miembros del equipo que tenían acceso a ellos antes de que fueran archivados. Pueden ver el contenido del canal y buscar mensajes o archivos específicos.

Gestión de equipos archivados

Como propietario o administrador de Microsoft Teams, tiene la capacidad de administrar equipos archivados.

Ver todos los equipos archivados

Los administradores pueden ver una lista de todos los Teams archivados dentro del Centro de administración de Teams, lo que permite una fácil administración y auditoría del contenido archivado.

Para ver una lista de todos los equipos archivados:

Haga clic en el icono "Equipos" en la barra lateral izquierda de Microsoft Teams.
Seleccione "Administrar equipos" en el menú contextual de "Equipos" en la parte superior izquierda.
Expanda el grupo "Archivado" para ver todos los equipos archivados.

Para obtener todos los equipos archivados en Microsoft Teams, puede utilizar el siguiente cmdlet de PowerShell.


Get-Team -Archived:$true

Enumerará el nombre del equipo, ID, visibilidad, descripción y apodo de correo.

Acceda al contenido de los equipos archivados

Después del archivado, el contenido del equipo permanece accesible para lectura y referencia, pero los usuarios no pueden agregar contenido nuevo ni realizar cambios. Esto incluye documentos, conversaciones y notas almacenadas dentro del Equipo.

Restaurar equipos archivados

Si surge la necesidad, los administradores pueden restaurar un equipo archivado al estado activo o eliminarlo permanentemente. Es posible que sea necesario restaurar un equipo si el proyecto se reactiva o si se necesita más trabajo.

Restaurar el equipo archivado usando la aplicación Microsoft Teams

Si necesita restaurar un equipo archivado, hágalo desde el cliente de Microsoft Teams:

Ubique el equipo deseado en la pestaña "Archivado" en la sección "Administrar equipos".
Haga clic en los tres puntos al lado del nombre del equipo.
Elija "Restaurar equipo" para que el equipo vuelva a estar activo.

Desarchivar del Centro de administración de Microsoft Teams

Para activar un equipo archivado, siga los pasos a continuación

En el centro de administración de Microsoft Teams, seleccione Equipos >> Administrar equipos.
Seleccione un equipo marcando el nombre del equipo
Seleccione el botón "Desarchivar" en la barra de herramientas.

Restaurar equipos archivados usando PowerShell

Para reactivar el equipo archivado usando PowerShell, ejecute el siguiente cmdlet:


#Connect to Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams

#Get the Team to Archive
$Team  = Get-Team -displayname "Sales"

#Restore Archived Team
Set-TeamArchivedState -GroupId $Team.GroupId -Archived $False

Eliminar equipos archivados

Si necesita eliminar un equipo archivado de forma permanente:

Ubique el equipo deseado en la pestaña "Archivado" en la sección "Administrar equipos".
Haga clic en los tres puntos al lado del nombre del equipo.
Elija "Eliminar equipo" para eliminarlo permanentemente.

Mejores prácticas para archivar equipos

Al archivar Microsoft Teams, es importante tener en cuenta las siguientes mejores prácticas y consideraciones:

Comuníquese con los miembros del equipo y las partes interesadas antes de archivar un equipo para asegurarse de que todos estén al tanto del proceso de archivo y sus implicaciones. Proporcione instrucciones sobre cómo los miembros pueden acceder al contenido archivado si es necesario en el futuro.
Revise y exporte cualquier dato o recurso crítico del equipo antes de archivarlo, ya que los equipos archivados tienen funcionalidad y accesibilidad limitadas.
Establezca pautas y políticas claras sobre cuándo y cómo se deben archivar los equipos, alineadas con los requisitos de retención y gobernanza de su organización.
Supervise y audite periódicamente los equipos archivados para garantizar el cumplimiento de las políticas de retención de datos e identificar cualquier equipo que deba reactivarse o eliminarse permanentemente.
Considere implementar una convención de nomenclatura o un sistema de etiquetado para equipos archivados para facilitar la identificación y gestión.

Si sigue estas mejores prácticas y utiliza los métodos de archivado adecuados, podrá gestionar eficazmente el ciclo de vida de sus Microsoft Teams, optimizar el uso del almacenamiento y mantener un entorno de colaboración ordenado.

Cosas para considerar

Permisos: solo los propietarios de equipos y los administradores de equipos pueden archivar un equipo. Los miembros no tienen esta capacidad. Asegúrese de tener los permisos necesarios para archivar el equipo (es decir, propietario del equipo para archivar a través de la aplicación Teams o Administrador de Microsoft Teams para el Centro de administración de Teams).
Acceso a equipos archivados: los equipos archivados se pueden ver pero no editar. Si necesitas reactivar el equipo, puedes desarchivarlo en cualquier momento. Los miembros aún pueden ver y buscar conversaciones, archivos y otros datos pasados dentro del equipo archivado. Sin embargo, no podemos realizar publicaciones nuevas, cargar archivos ni realizar cambios en el contenido del equipo.
Notificaciones: una vez archivadas, los miembros ya no recibirán notificaciones del equipo. Los miembros no pueden enviar mensajes ni @mencionar a personas dentro de un equipo archivado. Las notificaciones del equipo archivado ya no aparecerán en las fuentes de actividad de los miembros.

Conclusión

Archivar equipos en Microsoft Teams es una práctica valiosa que aporta numerosos beneficios al entorno de colaboración de su organización. Si sigue la guía paso a paso y las mejores prácticas descritas en este artículo, puede archivar equipos sin problemas, conservar contenido importante y mantener su espacio de trabajo enfocado y productivo, sin abrumar su lista de equipos activos. Recuerde, archivar equipos no es una acción permanente y los equipos archivados se pueden restaurar si es necesario.

Archivar Teams es un aspecto esencial de la gestión y organización de su entorno de colaboración, especialmente cuando los equipos han completado sus proyectos o ya no están activos. Discutimos tres métodos principales para archivar Microsoft Teams:

Uso de la aplicación Microsoft Teams: con el cliente Microsoft Teams, puede archivar fácilmente Teams de los que es propietario.
Uso del Centro de administración de Microsoft Teams: navegue hasta el centro de administración de Teams, ubique el equipo deseado y seleccione la opción "Archivar".
Usando PowerShell: con el cmdlet Set-TeamArchivedState, puede archivar equipos de manera eficiente especificando el GroupId del equipo.

Si necesita orientación más detallada o tiene alguna otra pregunta, ¡no dude en preguntar! ¡Feliz archivado!

Preguntas frecuentes:

¿Qué significa archivar un equipo de Microsoft?

Archivar un equipo de Microsoft significa preservar el contenido del equipo, incluidas conversaciones, archivos y otros datos, en estado de solo lectura. El equipo se elimina de la vista activa, pero los miembros siguen accesibles como referencia.

¿Quién puede archivar un equipo de Microsoft?

Los propietarios de equipos y los administradores de Microsoft Teams tienen permiso para archivar un Microsoft Team. Si es miembro de un equipo y cree que un equipo debería archivarse, comuníquese con el propietario o administrador de su equipo.

¿Por qué debería archivar un equipo?

Los equipos deben archivarse para preservar el contenido del espacio de trabajo una vez finalizado el proyecto o la colaboración. Esto ayuda a mantener la higiene organizacional, reduce el desorden y garantiza que se pueda acceder a los datos históricos cuando sea necesario.

¿Los miembros del equipo aún pueden acceder al contenido de un equipo archivado?

Sí, los miembros del equipo aún pueden ver y buscar contenido dentro de un equipo archivado. Sin embargo, no pueden realizar nuevas publicaciones, cargar archivos ni cambiar el contenido existente.

¿Qué sucede con los archivos y las conversaciones cuando se archiva un equipo?

Cuando se archiva un equipo, todos los archivos y conversaciones asociados con el equipo se conservan y permanecen accesibles para los miembros del equipo. El contenido pasa a ser de solo lectura, lo que garantiza que no se puedan realizar cambios en el material archivado.

¿Puedo desarchivar un equipo?

Sí, los propietarios y administradores de equipos tienen la capacidad de desarchivar o restaurar un equipo archivado. Desarchivar un equipo lo activará nuevamente, lo que permitirá a los miembros reanudar la colaboración y la comunicación dentro del equipo.

¿Durante cuánto tiempo permanece accesible un equipo archivado?

Un equipo archivado permanece accesible indefinidamente a menos que el propietario o administrador del equipo lo elimine permanentemente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las políticas de retención de datos de su organización pueden afectar la longevidad de los equipos archivados.

¿Puedo agregar nuevos miembros a un equipo archivado?

¡Sí! Es posible agregar nuevos miembros a un equipo archivado. Si es el propietario del equipo, puede agregar nuevos miembros para que puedan ver el contenido de los equipos archivados.

¿Seguirán apareciendo las notificaciones de un equipo archivado?

No, una vez que se archiva un equipo, los miembros ya no recibirán notificaciones de ninguna actividad dentro de ese equipo. Esto ayuda a reducir las distracciones y mantiene la atención en los equipos activos.

¿Puedo buscar contenido dentro de un equipo archivado?

Sí, se puede buscar el contenido de los equipos archivados. Los miembros pueden usar la función de búsqueda en Microsoft Teams para encontrar conversaciones, archivos u otra información específicas dentro de un equipo archivado.

¿Puedo eliminar un equipo archivado?

Sí, los propietarios y administradores de equipos tienen la opción de eliminar permanentemente un equipo archivado. Sin embargo, tenga cuidado al eliminar un equipo, ya que esta acción es irreversible y resultará en la pérdida de todo el contenido asociado.

¿Cuál es la diferencia entre eliminar y archivar un equipo?

Al eliminar un equipo se elimina permanentemente todo su contenido y datos, que no se pueden recuperar, mientras que al archivar un equipo se conservan todos los datos en modo de solo lectura, lo que permite el acceso futuro.