Exportar el tamaño del buzón de archivo de Office 365 mediante PowerShell

Los buzones de archivo son el espacio de almacenamiento adicional de los buzones principales. Los buzones de archivo se utilizan para conservar la información comercial durante un período más prolongado para todos los empleados de la empresa. Los buzones de archivo desempeñan la función de directorio de copia de seguridad activo y de visor de mensajes almacenados. Generalmente, los buzones de correo de usuario y compartidos utilizan ampliamente la función de buzón de archivo.

Según el uso de los buzones de archivo, el tamaño y la necesidad varían para cada buzón. Por lo tanto, es esencial realizar un seguimiento del tamaño del buzón y archivar el uso del buzón para conservar los datos comerciales.

Por qué el informe de tamaño del buzón de archivo es importante para la clase Admin?

1. Cuando el usuario solicita espacio adicional en el buzón de archivos, es esencial realizar un seguimiento de la escala de uso.
2. Sugerir a los empresarios cuándo y cómo invertir en el buzón de Exchange Online.
3. El informe del tamaño del buzón de archivo ayudará al administrador a comprender qué buzón está utilizando de manera efectiva y tiene una gran necesidad de la función del buzón de archivo.
4. El error más común: "El buzón de archivo está lleno" requiere una acción inmediata por parte del administrador. Por lo tanto, conocer los datos del tamaño del buzón de archivo antes de que aparezca el error se convierte en una tarea importante para el administrador.
5. Para ayudar a los usuarios a cumplir con los requisitos de retención, exhibición de documentos electrónicos y retención de su organización. Todas estas políticas se incluyen en los datos del buzón de archivo.

¿Cómo ver el buzón de archivo de Exchange Online?

1. Navegación por la interfaz de usuario: Vaya al centro de administración de Exchange Online -> Seleccione un buzón -> Haga clic en "Administrar archivo de buzón". Puede ver el tamaño del buzón de archivo.
2. PowerShell: Get-MailboxStatistics el cmdlet se utiliza para ver el tamaño del buzón de archivo

Siguiendo las dos formas anteriores, puede ver el tamaño del buzón de archivo de los buzones. Pero ambos tienen el mayor inconveniente. La interfaz de usuario no tiene el informe consolidado para el tamaño de los buzones de archivo. En la codificación de PowerShell, puede terminar en un proceso tedioso.

Por otro lado, al utilizar nuestro script de PowerShell, obtienes el informe del tamaño de todos los buzones de archivo. Este script de PowerShell cubre todos los casos de uso con un ahorro de tiempo y un esfuerzo mínimo. Puede descargar el script para dividir todas sus preguntas eternas en la zona de tamaño del buzón de archivo.

Descargar script: GetArchiveMailboxSize.ps1

Aspectos destacados del guión:

• Valida e instala el módulo PowerShell de Exchange Online tras la confirmación del usuario (si aún no existe)
• Facilidad para suministrar la entrada y exportar la salida en formato CSV
• El informe se entrega con los atributos importantes. Como se trata del script fácil de usar, también puedes publicar los atributos que desees.
• Admite cuentas MFA y no MFA
• El script es compatible con el programador. Puede programar la generación del informe al proporcionar el Nombre de usuario y la Contraseña.

Informe sobre el tamaño del buzón de correo archivado: resultado de muestra:

El informe exportado es similar a la siguiente captura de pantalla:

El informe tiene los siguientes atributos: nombre para mostrar, dirección de correo electrónico, tipo de destinatario, nombre de archivo, tamaño del buzón de archivo, tamaño del buzón de archivo (bytes), cuota de archivo, cuota de advertencia de archivo, estado de archivo, estado de archivo y archivo de expansión automática.

Tamaño del buzón de archivo de Exchange Online: ejecución de secuencias de comandos

El script tiene muchos casos de uso en los buzones de archivo. Según sus necesidades, puede generar un informe de uso del buzón de archivo más granular.

Exportar todo el buzón de archivo del inquilino

De forma predeterminada, el script identificará todos los buzones de archivo del inquilino y los exportará a un archivo CSV.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1

Este formato ayudará a encontrar cuentas de administrador habilitadas para MFA y no MFA.

Obtener tamaño de archivo para buzones de usuario

El usuario habilita el buzón de archivo como buzón complementario a su buzón principal. Este buzón adicional tiene la copia de seguridad de todos los correos electrónicos. Al conocer el tamaño del buzón de archivo, el usuario puede mover o copiar mensajes entre su buzón principal y su buzón de archivo. Por lo tanto, este informe ayuda a mantener los buzones de correo principales y de archivo.

Para exportar buzones de correo de usuario habilitados para archivo, puede ejecutar el script con -UserMBOnly param.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly

Exportar buzones de archivo compartido y su tamaño

Los buzones de correo de archivo compartido se utilizan con y sin licencia, según las necesidades de las organizaciones. Sin licencia, puede archivar en línea hasta 50 GB y con licencia puede habilitar políticas de retención y archivado ilimitado. Al conocer el tamaño de los buzones de archivo, se puede administrar el costo de la licencia, reclamar licencias no utilizadas e incluso eliminarlas.

Para encontrar el tamaño del archivo del buzón compartido, puede ejecutar el script con -SharedMBOnly param.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly

Identificar buzones de correo con archivos expandibles automáticamente

La propiedad "AutoExpandingarchiveEnabled" permite al usuario tener un archivado ilimitado y sin riesgos. La tasa de crecimiento máxima de esta función no puede exceder 1 GB por día.

Para enumerar buzones de correo con archivado ilimitado, puede ejecutar el script con -AutoExpandingArchiveEnabled cambiar parámetro.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -AutoExpandingArchiveEnabled

El informe exportado contiene buzones de correo de archivo habilitados que se expanden automáticamente.

Obtener tamaño de archivo para buzones de correo específicos (entrada a través de Csv)

Para inquilinos grandes, procesar todos los buzones puede llevar mucho tiempo. Pero, la mayoría de las veces, el administrador solo quiere encontrar el uso de buzones de correo específicos. El script le permite proporcionar datos en formato CSV. El valor de entrada puede ser cualquier identidad única de los buzones. Solo con ese valor de identidad, puede mostrar el tamaño de los buzones de archivo de esos usuarios.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -MBIdentityFile {file Path}

Formato de archivo de entrada:

Simplemente indique el nombre para mostrar/nombre principal de usuario/guía/alias/dirección de correo electrónico.

Obtener informe de tamaño del buzón de archivo de Exchange Online programado

Para programar este script, puede utilizar el programador de tareas mencionando explícitamente la credencial. Eche un vistazo al formato siguiente para obtener el informe del tamaño del buzón de archivo programado.

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password <password>

Para obtener más información sobre la programación de secuencias de comandos de PowerShell, consulte nuestro blog: Programar secuencias de comandos de PowerShell mediante el Programador de tareas.

Obtener tamaño del buzón de archivo: más casos de uso

Cuando quiera generar informes de buzón de archivo más granulares, puede utilizar varios parámetros juntos. Por ejemplo,

Para obtener buzones de usuario con archivado ilimitado:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly -AutoExpandingarchiveEnabled

Para enumerar buzones de correo compartidos con archivado ilimitado:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly -AutoExpandingarchiveEnabled

Buscar el uso de archivos de buzones para usuario buzones de correo proporcionados en el archivo CSV:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -UserMBOnly -MBIdentityFile {filepath}

Buscar el uso de archivos de buzones para buzones compartidos proporcionado en el archivo CSV:

.\GetArchiveMailboxSize.ps1 -SharedMBOnly -MBIdentityFile {filepath}

Al utilizar el script, puede recuperar varios datos relacionados con el buzón de archivo. Además, obtiene mantenimiento de buzones de correo, reduce el uso de licencias, supervisa los buzones de almacenamiento ilimitados y, sobre todo, ayuda a equilibrar el almacenamiento de los buzones de correo principal y de archivo.

Obtenga informes de buzones de archivo de forma sencilla:

Administrar buzones de archivo con PowerShell es un desafío ya que requiere hacer malabarismos entre varios cmdlets y filtros. Con la herramienta de informes AdminDroid Office 365, puede obtener fácilmente los siguientes informes de buzones de archivo.

• Informe de todos los buzones archivados
• Buzones compartidos con archivo
• Buzones de archivo inactivos
• Nunca he iniciado sesión en buzones de archivo
• Archivar buzón por encima de la cuota de advertencia
• Buzones de correo habilitados para archivo de expansión automática

Además, AdminDroid ofrece más de 1500 informes prediseñados sobre varios servicios de Office 365 como Azure AD, Exchange Online, SharePoint Online, Microsoft Teams, etc.

Cada informe proporciona análisis gráfico basado en IA para obtener información valiosa y comprender mejor los datos de una manera visualmente atractiva.

Además, AdminDroid ofrece más de más de 100 informes y varios paneles completamente gratuitos. Incluye informes sobre usuarios, licencias, grupos, miembros de grupos, dispositivos, actividades de inicio de sesión, cambios de contraseña, cambios de licencia y más. Puede personalizar, programar y exportar. Puede descargar la herramienta gratuita de informes de Microsoft 365 de AdminDroid y ver cómo le ayuda.

Esperamos que este blog le ayude a gestionar los buzones de archivo. ¡Feliz aprendizaje!