Canales compartidos de Microsoft Teams: un punto de inflexión

Los canales compartidos, una de las actualizaciones más esperadas de Microsoft, ya están disponibles para todos los inquilinos. Permite a los usuarios tener una colaboración fluida tanto dentro como más allá de los límites organizacionales. Lo más destacado de los canales compartidos que llama mucho la atención es que los usuarios no necesitan cambiar de inquilino para colaborar fuera de la organización. Seguido de eso, es posible invitar a usuarios de Microsoft 365 a un canal específico sin tener que agregarlos al equipo respectivo. ¿No es interesante? ¡Veamos cómo funcionan los canales compartidos de Microsoft Teams!

¿Por qué son esenciales los canales compartidos?

Anteriormente, un usuario no podía ser agregado a un canal de Teams hasta que se convirtiera en miembro de un equipo principal. Agregar un usuario a un equipo principal para acceder a un canal específico resultó en un intercambio excesivo. Además, la gestión de MS Teams se estaba volviendo cada vez más difícil debido a la excesiva creación de equipos. Otro desafío es que la colaboración entre inquilinos se vio obstaculizada ya que los usuarios externos tuvieron que enmascarar su identidad como usuarios invitados. Pero Microsoft abordó ambos problemas de manera brillante, eliminando los cambios de inquilinos y reduciendo el uso compartido excesivo y la proliferación de equipos.

En este blog vamos a ver información detallada sobre

1. ¿Cómo crear canales compartidos?
2. Habilitar la política de Teams para establecer canales compartidos
3. Membresías de canales compartidos en Microsoft Teams
4. Colaboración externa en canales compartidos
5. Almacenamiento en canales compartidos
6. Cosas que debes saber sobre los canales compartidos
7. Limitaciones de los canales compartidos

¿Cómo crear canales compartidos?

Comencemos con la creación de canales compartidos. Solo un propietario del equipo puede crear canales compartidos.

• Elija Más opciones > Agregar canal en el equipo para el que desea crear un canal compartido.
• Agregue el nombre y la descripción respectivos para ese canal.
• Haga clic en el menú desplegable Privacidad y seleccione Canales compartidos.
• De forma predeterminada, se marcará Compartir este canal con todos en el equipo.
• Puede marcar la casilla si desea agregar solo miembros específicos de un equipo al canal.

Habilitar la política de Teams para establecer canales compartidos

Los canales compartidos están habilitados de forma predeterminada. Como la política de canales de Teams anteriormente tenía una configuración para administrar la creación de canales privados, ahora también ayuda a controlar las creaciones de canales compartidos.

Membresías de canales compartidos en Microsoft Teams

Los usuarios pueden ser agregados a un canal compartido de tres maneras diferentes que se detallan a continuación.

Compartir con personas: aquí es donde puede agregar a todos los miembros de la organización, así como a los usuarios externos. Los miembros que se agreguen a un canal compartido recibirán una notificación y podrán acceder al canal al instante.

Compartir con cualquier equipo: la membresía del canal compartido utiliza un enfoque diferente cuando se trata de agregar un equipo como miembro. Aquí puedes enviar una invitación al propietario del equipo respectivo. Luego, el propietario del equipo aceptará la invitación en nombre de un equipo y se le pedirá que seleccione un equipo de su propiedad.

¿Se aplicará esto a organizaciones externas? Sí, puede invitar a un usuario externo que sea propietario de un equipo en su organización para lograr la colaboración entre inquilinos.

Compartir con tu equipo: después de crear un canal compartido, el propietario puede elegir cualquier equipo del que sea propietario para ponerlo a disposición del equipo. Una vez agregado, todos los miembros de ese equipo pueden acceder al canal compartido.

Nota: Debido a las políticas de barrera de información, es posible que reciba el siguiente error al crear canales compartidos. “El usuario/canal no se puede compartir con este equipo. Elija otro equipo o comuníquese con su administrador para obtener más información. ” Puede cambiar el modo IB utilizando scripts de PowerShell para evitar este error.

Colaboración externa en canales compartidos

El canal compartido requiere Azure B2B Direct Connect para la colaboración externa. Esta característica le ayuda a establecer una confianza mutua entre dos inquilinos para una colaboración perfecta.

Con la conexión directa B2B, gestionar el acceso entrante (la forma en que otras organizaciones colaboran con usted) y el acceso saliente (la forma en que usted colabora con otros) se vuelve fácil. Para establecer una conexión B2B directa, ambas organizaciones deben tener acceso hacia y desde la otra organización.

Establecer B2B Direct Connect implica tres pasos principales:

1. Agregar la organización externa con la que desea colaborar
2. Configuración del acceso entrante
3. Configuración del acceso saliente.

Agregar la organización externa con la que desea colaborar

Puede habilitar la colaboración B2B siguiendo los pasos:

• Inicie sesión en el portal de Azure Active Directory.
• Navegue a Identidades externas -> Configuración de acceso entre inquilinos.
• Añade la organización con la que deseas colaborar.
• Haga clic en Heredado del valor predeterminado para configurar el acceso entrante.

Configuración del acceso entrante:

Seleccione la conexión directa B2B y personalice la configuración en consecuencia. Los administradores también pueden permitir todos los usuarios y grupos o aquellos específicos que deseen.

Paso -1

Paso -2

Después de agregar los usuarios y grupos, los administradores deben agregar las aplicaciones para habilitar B2B Direct Connect.

Configuración del acceso saliente:

Del mismo modo, el acceso saliente debe estar habilitado en el extremo del socio para completar la configuración de colaboración. Después de agregar la organización externa en Identidades externas, el usuario debe seleccionar la opción Heredado del valor predeterminado en Acceso saliente. Personalice la configuración de salida de la misma manera que la configuración de entrada.

Almacenamiento en canales compartidos

Como sabemos, cuando crea un equipo en Microsoft Teams, automáticamente crea un grupo de Office 365, un sitio de SharePoint y un buzón de grupo. Cada canal compartido tiene su propio sitio de SharePoint independiente de su sitio principal.

Mensajes de canal: los chats en un canal compartido se almacenan en el buzón del sistema del equipo respectivo. Mientras realizan una búsqueda de eDiscovery, los administradores pueden buscar en el buzón del sistema respectivo para encontrar los mensajes y archivos adjuntos de un canal compartido.

Archivos: los archivos compartidos en los canales compartidos se almacenan en su propio sitio de SharePoint Online. Solo los propietarios y miembros del canal compartido pueden acceder al sitio. Incluso los administradores del sitio no pueden acceder al sitio si no son miembros del canal compartido. Las políticas de acceso condicional del inquilino anfitrión se aplicarán al documento que se comparte con el inquilino externo.

Grabaciones de reuniones : las grabaciones de reuniones de canales compartidos se almacenan en la biblioteca de documentos de los respectivos sitios de SharePoint, a la que solo pueden acceder sus propietarios y miembros.

Cosas que debes saber sobre los canales compartidos

• Solo los propietarios del equipo pueden crear canales compartidos. Solo los propietarios del equipo pueden aceptar o rechazar la invitación para unirse a un canal compartido.
• Los usuarios externos pueden unirse a reuniones instantáneas y reuniones programadas en canales compartidos. Pero solo los miembros internos pueden iniciarlos.
• Además de eDiscovery, también se admiten otras herramientas de protección de la información, como retención legal, barreras de información, retención y DLP, revisiones de acceso y cumplimiento de las comunicaciones.
• Cada canal compartido obtiene un sitio de SharePoint dedicado.
• Cuando se crea un canal compartido, el inquilino anfitrión posee los datos del canal. Solo se aplicarán las políticas de cumplimiento y las etiquetas confidenciales del anfitrión a los datos del canal compartido.

Limitaciones de los canales compartidos

• Solo puede haber 200 canales compartidos por equipo.
• Los canales compartidos incluyen 5000 miembros directos.
• Los canales compartidos se comparten con un máximo de 50 equipos.
• La membresía de Teams incluye solo los primeros 25000 miembros de un canal.
• No se admiten aplicaciones, bots, conectores ni extensiones de mensajes.
• Las notificaciones del canal compartido no se incluyen en los correos electrónicos de actividades perdidas.

Espero que este blog te ayude a obtener conocimientos detallados sobre los canales compartidos. Las organizaciones que trabajan habitualmente con usuarios fuera de su organización verán una mejora espectacular en la colaboración. Felicitaciones enormes a los canales compartidos de Microsoft Teams, es realmente un punto de inflexión.