Usuarios externos y acceso de invitados en Microsoft Teams: una guía completa

Microsoft Teams es la plataforma de colaboración en la nube todo en uno, independiente del dispositivo, para usuarios de Microsoft 365. Con sus políticas de permisos abiertas y flexibles, Teams le permite comunicarse y compartir contenido con otros usuarios, tanto dentro como fuera de su organización.

Sin embargo, la colaboración externa plantea preocupaciones de seguridad, incluidos los riesgos de intercambio incontrolado de archivos y fuga de datos confidenciales. Afortunadamente, Microsoft ofrece una variedad de opciones de configuración que le brindan formas seguras de hacer que partes de su entorno de Teams sean accesibles para usuarios externos.

En un lugar de trabajo cambiante que se ha vuelto dependiente de la comunicación remota, puede usar Teams para aprovechar el poder de la nube sin sacrificar la seguridad. Este artículo lo guiará a través de algunas de las mejores prácticas de seguridad para configurar las capacidades de uso compartido externo de Teams.

¿Cuál es la diferencia entre el acceso de invitados y el acceso externo en Microsoft Teams?

Microsoft ofrece dos formas diferentes de comunicarse y colaborar con usuarios externos de Microsoft Teams. Puede implementar cualquiera de estos métodos de acceso, ambos o ninguno, según sus necesidades de colaboración externa.

Acceso de invitado: permite a los usuarios externos a la organización convertirse en miembros del equipo casi de pleno derecho que pueden realizar llamadas, participar en chats, programar reuniones y acceder a archivos compartidos. Los propietarios de equipos pueden agregar invitados de forma individual. Utilice el acceso de invitados cuando desee otorgar acceso a un usuario externo a las mismas actividades, canales y recursos compartidos de Teams que los miembros nativos del equipo.
Acceso externo (federación): permita a los usuarios de Teams en dominios externos específicos buscar, chatear, llamar y enviar invitaciones a reuniones a personas en su organización. Los usuarios federados externos no pueden acceder a sus actividades o recursos internos de Teams. Utilice el acceso externo cuando desee habilitar la colaboración con un usuario externo en Skype Empresarial o evitar que los usuarios externos accedan al contenido de Teams.

Para más detalles sobre estos métodos de acceso, consulta este cuadro comparativo.

Acceso de invitados en Microsoft Teams

El acceso de invitados es una capacidad para todo el inquilino en Teams que está deshabilitada de forma predeterminada.

Cuando el acceso de invitados está habilitado, cualquier persona ajena a su organización que tenga una cuenta de correo electrónico comercial o de consumidor puede convertirse en invitado. Los invitados elegibles reciben una invitación por correo electrónico del propietario del equipo. Una vez que canjean la invitación haciendo clic en Abrir Microsoft Teams, se les agrega al equipo con permisos de usuario invitado.

Capacidades de acceso de invitados en Microsoft Teams

Los invitados pueden chatear, hacer llamadas y participar en conversaciones del canal. También pueden crear canales y compartir archivos. Sin embargo, los invitados no tienen acceso a otras funciones disponibles para los miembros del equipo de la organización, como OneDrive for Business y el calendario de Teams.

Para obtener una lista completa de las capacidades y limitaciones de los usuarios invitados en Teams, consulte esta tabla de capacidades.

Los propietarios de equipos pueden agregar tantos invitados como deseen, hasta el límite definido por su licencia de Azure Active Directory (Azure AD). El acceso de invitados se rige por los límites del servicio en Azure AD y Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365).

Por seguridad, Microsoft cubre las cuentas de invitados de Teams con la misma protección de cumplimiento y auditoría que se utiliza en otras partes de Microsoft 365.

Gestión de acceso de invitados en Microsoft Teams

Para habilitar y administrar el acceso de invitados en Teams, debe tener privilegios de Administrador global o Administrador de Teams. Una vez que se activa el acceso de invitados, el cambio tardará entre 2 y 24 horas en surtir efecto completo en su inquilino de Microsoft 365.

Hay cuatro portales de configuración separados que puede usar para administrar el acceso de invitados en Teams. Cada portal controla un nivel de autorización distinto de la experiencia del huésped:

Azure AD: autoriza el acceso de invitados a nivel de directorio, inquilino y aplicación.
Grupos de Microsoft 365: autoriza el acceso de invitados a los grupos y equipos de Microsoft 365 (cada equipo en Teams se basa en un grupo subyacente de Microsoft 365)
Microsoft Teams: autoriza el acceso de invitados solo a Teams
SharePoint Online y OneDrive para Empresas: autoriza el acceso de invitados a SharePoint, OneDrive, grupos de Microsoft 365 y Teams (la configuración de SharePoint rige la experiencia de compartir archivos para invitados en Teams)

La configuración del acceso de invitados en cada portal tiene dependencias y efectos sobre la configuración en otros portales, según el nivel de autorización. Por ejemplo, si deshabilita el uso compartido externo en el nivel de Azure AD, el acceso de invitados se deshabilitará en Teams. Si habilita el uso compartido en Azure AD y el acceso de invitados en el centro de administración de Teams pero deshabilita el uso compartido externo en SharePoint, los invitados pueden unirse a un equipo pero tendrán acceso limitado a los archivos compartidos del equipo.

Cómo configurar el acceso de invitados en el Centro de administración de Teams

Realice los siguientes pasos para habilitar y configurar permisos de invitados en el centro de administración de Teams:

Inicie sesión en el centro de administración de Teams con privilegios de administrador de Teams.
Vaya a Configuración de toda la organización > Acceso de invitado.
Cambie la opción Permitir acceso de invitados en Microsoft Teams a Activado. Esta configuración habilita las capacidades de acceso de invitados.
Utilice los controles en las secciones Llamadas, Reunión y Mensajes para ajustar las capacidades específicas otorgadas a los invitados. Las capacidades configurables incluyen:

Llamadas privadas de igual a igual
Uso de vídeo IP en llamadas y reuniones
Compartir pantalla
Reunirse ahora (permite a los usuarios iniciar una reunión inmediatamente desde el contexto de una conversación)
Edición de mensajes enviados.
Charlar
Giphy (permite a los usuarios compartir GIF animados de una clasificación de contenido específica)
Uso de memes en conversaciones
Uso de stickers en conversaciones

Haga clic en Guardar para aplicar la configuración.

Acceso externo en Microsoft Teams

De forma predeterminada, el acceso externo está completamente habilitado en Teams en todo el inquilino. La configuración predeterminada de "federación abierta" permite a los usuarios de Teams en cualquier dominio externo buscar y contactar a miembros del equipo en su organización mediante una dirección de correo electrónico.

Las tres configuraciones de acceso externo son:

Federación abierta (configuración predeterminada): permite el acceso externo desde cualquier dominio.
Permitir dominios específicos: permite el acceso externo únicamente desde los dominios especificados.
Bloquear dominios específicos: bloquea el acceso externo desde los dominios especificados y permite el acceso desde todos los demás dominios.

Para cambiar la configuración de acceso externo desde la configuración predeterminada, siga estos pasos:

En el centro de administración de Microsoft Teams, vaya a Configuración de toda la organización > Acceso externo.
Cambie la opción Los usuarios pueden comunicarse con otros usuarios de Skype Empresarial y Teams a Activado.
Para permitir o bloquear dominios específicos, haga clic en Agregar dominio. Especifique el nombre del dominio y agréguelo a la lista Permitir o Bloquear.
Guarde sus cambios. Acaba de configurar la federación saliente.
Trabaje con administradores de Teams en otras organizaciones para configurar la federación entrante. Por ejemplo, asegúrese de que agreguen el dominio de su empresa a su lista de permitidos.
Pruebe la configuración utilizando la aplicación Teams para buscar y enviar una solicitud de chat a un usuario externo federado de Teams y haga que el usuario externo le envíe una solicitud de chat de Teams. Si cada uno de ustedes recibe las solicitudes, sabrá que la federación se ha configurado correctamente.

Mejores prácticas de seguridad para acceso externo y de invitados en Microsoft Teams

Siga estos consejos básicos para optimizar la seguridad y la gestión del acceso de invitados y el acceso externo a los equipos de su organización:

Haga cumplir el principio de privilegio mínimo: otorgue el nivel mínimo de permisos de invitado necesarios para que los miembros del equipo nativos e invitados completen su trabajo.
Asegúrese de que su configuración de uso compartido en los grupos de Microsoft 365, SharePoint Online y el Centro de administración de Microsoft 365 admita los niveles previstos de permisos de invitado.
Defina quién tiene autorización para invitar invitados a Teams (administradores, no administradores o incluso invitados) configurando los ajustes de colaboración externa en Azure AD.
Otra forma de restringir la cantidad de usuarios que pueden invitar a invitados es definir un grupo de Microsoft 365 que esté formado exclusivamente por usuarios que tienen permiso para crear grupos; Sólo los usuarios autorizados podrán crear equipos y agregar miembros o invitados.
Configure permisos de invitados para un equipo individual:
1. En la aplicación Teams, haga clic en Teams en la cinta de la izquierda.
2. Selecciona el equipo y ve a Más opciones (…) > Administrar equipo.
3. Vaya a Configuración > Permisos de invitados y utilice la configuración para definir cuánto control tienen los invitados sobre los canales del equipo.
Proteja la privacidad de los datos clasificando su contenido utilizando una solución como Netwrix Data Classification, que le permite crear flujos de trabajo que determinan dónde se pueden y no se pueden almacenar los datos confidenciales.
Desactive el uso compartido externo de carpetas o archivos que deban mantenerse internamente.
Para agregar o eliminar invitados de un equipo, utilice siempre el cliente de Teams en lugar de otro portal de configuración, como el Centro de administración de Microsoft 365. El uso del cliente de Teams garantiza que los cambios en el acceso de invitados se transmitan correctamente a otras aplicaciones dependientes.

Preguntas más frecuentes

¿Qué es el acceso de invitados en Microsoft Teams?

El acceso de invitados es una forma para que personas ajenas a su organización se unan a Teams para comunicarse y colaborar con sus usuarios nativos de Teams.

¿Microsoft Teams permite usuarios externos?

Sí. Los invitados son usuarios externos que pueden participar en las actividades de Teams.

¿Qué puede hacer un invitado en Microsoft Teams?

Dependiendo de cómo el administrador de Teams haya configurado las capacidades de los invitados, los invitados pueden chatear, hacer llamadas y publicar mensajes en las conversaciones del canal. También pueden crear y eliminar canales y compartir archivos con miembros nativos del equipo.