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Caducidad del acceso de usuarios externos en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa

Requisito: Configurar la política de caducidad de usuarios externos para SharePoint Online y OneDrive para la Empresa.

¿Cómo configurar la caducidad para usuarios externos?

La configuración de caducidad del acceso de invitados en SharePoint Online ayuda a evitar que usuarios externos tengan acceso indefinido a sus sitios de SharePoint y OneDrive. Una vez que el usuario externo alcance la fecha de vencimiento configurada, perderá este acceso al sitio. Si es necesario, puede ampliar el acceso del usuario invitado o volver a invitar al usuario externo.

Siga estos pasos para configurar la caducidad del usuario externo en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa:

  1. Inicie sesión en el sitio del Centro de administración de SharePoint en: https://YOURTENANT-admin.sharepoint.com
  2. Haga clic en "Políticas" y luego en el enlace "Compartir" en la navegación de la izquierda.
  3. En la página Compartir, expanda "Más configuración de uso compartido externo" y active la casilla de verificación "El acceso de invitado a un sitio o OneDrive caducará automáticamente después de tantos días" y luego establezca la cantidad de días. P.ej. 60 en mi caso. De forma predeterminada, esta configuración está deshabilitada.

Tenga en cuenta que este cambio puede tardar hasta 24 horas en reflejarse y se aplica tanto a SharePoint Online como a OneDrive, y solo se aplica a los usuarios invitados que se agregaron después de activar esta configuración. La documentación de Microsoft dice:

La política de vencimiento de invitados solo se aplica a los invitados que usan vínculos para compartir o a los invitados que tienen permisos directos a un sitio de SharePoint después de habilitar la política de invitados. La política de invitados no se aplica a los usuarios invitados que tienen permisos preexistentes o acceden a través de un enlace para compartir antes de que se aplique la política de vencimiento de invitados.

Administrar la caducidad de invitados para un sitio

Establecer la caducidad del usuario invitado a nivel de inquilino mediante PowerShell

Aquí está el script de PowerShell para establecer la fecha de vencimiento del usuario invitado a nivel de inquilino.


#Connect to Tenant Admin
Connect-SPOService -Url "https://crescent-admin.sharepoint.com" 

#Set External User Expiration Settings
Set-SPOTenant -ExternalUserExpirationRequired $True -ExternalUserExpireInDays 120

También es posible anular la configuración de caducidad del usuario externo configurada en el nivel de inquilino en el nivel de colección de sitios.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint >> Haga clic en Sitios >> Sitios activos
  2. Seleccione la colección de sitios de la lista >> Haga clic en "Compartir" en la barra de herramientas.
  3. Ahora, expanda la "Configuración avanzada para uso compartido externo" y podrá anular la configuración de caducidad del usuario invitado en "Caducidad del acceso de invitado".

El script de PowerShell para la acción anterior sería:


#Parameters
$AdminCenterURL = "https://Crescent-admin.sharepoint.com"
$SiteURL = "https://Crescent.sharepoint.com/sites/marketing"

#Connect to Tenant Admin
Connect-SPOService -Url $AdminCenterURL

#Set External User Expiration Settings for the site
Set-SPOSite -Identity $SiteURL -OverrideTenantExternalUserExpirationPolicy $True -ExternalUserExpirationInDays 730

Encuentre todos los usuarios invitados cuyo acceso va a caducar

Una vez que haya invitado y colaborado con usuarios externos, es posible que desee conocer la fecha de vencimiento de su acceso de usuario. Puede encontrar el acceso de usuario externo que expira en:

  1. Desde el sitio de OneDrive, haga clic en el engranaje de Configuración >> elija "Configuración de OneDrive".
  2. Haga clic en “Más configuraciones” >> Haga clic en “Administrar caducidad del huésped”. Esto proporciona una lista de usuarios externos cuyo acceso caducará con la fecha de vencimiento.

De manera similar, si habilitó el uso compartido con "Cualquier persona", la caducidad del enlace para compartir se controla mediante la configuración "Estos enlaces deben caducar dentro de estos días" en "Elegir opciones de vencimiento y permiso para los enlaces de cualquier persona" en la misma página. Nuevamente, esto se aplica tanto a SharePoint Online como a OneDrive para empresas.

Aquí hay más información sobre la configuración de vencimiento del enlace: ¿Cómo configurar el vencimiento del enlace de OneDrive para la Empresa compartido con cualquiera?

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