Obtenga todos los usuarios externos en SharePoint Online usando PowerShell

La función principal de los sitios de SharePoint es compartir documentos comerciales interna y externamente. Los usuarios externos pueden acceder a los recursos del sitio de SharePoint a través de varias fuentes como Grupos M365, Equipos, OneDrive, etc.

Los usuarios externos pueden ver y acceder al contenido del sitio, como la biblioteca de documentos, el calendario, la lista de tareas, etc. Por lo tanto, los administradores de SharePoint deben realizar un seguimiento del uso compartido externo y de los usuarios externos para garantizar una colaboración de archivos segura y productiva.

¿Cómo ver todos los usuarios externos en SharePoint Online?

Uso de la interfaz de usuario: En la página de inicio de los sitios de SharePoint, puede ver todos los miembros del sitio (tanto usuarios internos como invitados). Para conocer a todos los usuarios externos en SharePoint Online, debe repetir esto para cada sitio y separar solo a los usuarios externos. Porque no puede ver a los usuarios externos como una lista separada en la interfaz de usuario.

Usando PowerShell: Puede utilizar 'Get-SPOExternalUser' o 'Get-SPOUser' . para obtener los usuarios externos. Con 'Get-SPOExternalUser', solo puedes obtener 50 usuarios externos de forma predeterminada. 'Get-SPOUser' enumerará todos los usuarios externos invitados a los sitios de SharePoint. Pero debe ejecutar este cmdlet con la URL de cada sitio para obtener la lista completa.

Para manejar estas situaciones difíciles en UI y PowerShell, hemos creado un script todo en uno, ‘SPOExternalUsersReport.ps1’. Ahora podemos discutir la funcionalidad del script en detalle.

Guiones destacados:

1. Genera 3 informes de usuarios externos de SharePoint Online diferentes.
2. Automáticamente instala el módulo SharePoint Management Shell tras su confirmación cuando no está disponible en su sistema.
3. Muestra la lista de todos los usuarios externos en SharePoint Online en el inquilino.
4. Puede obtener los usuarios externos de los sitios de SharePoint por separado.
5. Permite recuperar cuentas de usuarios externos agregadas recientemente.
6. Admite cuentas MFA y no MFA .
7. Exporta el informe en formato CSV .
8. Apto para programadores. Puede automatizar la generación de informes al pasar credenciales como parámetros.

Descargar script: SPOExternalUsersReport.ps1

Obtener informe de usuarios externos de SharePoint Online: descripción general del script

Un administrador debe cumplir otros requisitos previos para recuperar la lista de usuarios externos mediante los cmdlets 'Get-SPOExternalUser' y 'Get-SPOUser' . De lo contrario, la ejecución finalizará debido a un error de tiempo de ejecución. Al final de este artículo, describimos el error y cómo solucionarlo. Comencemos la ejecución del script.

Buscar todos los usuarios externos en SharePoint Online:

Los usuarios externos de los sitios de SharePoint se agregan a través del centro de administración de Office 365, Azure AD, Teams, OneDrive, etc. Con varios métodos para agregar usuarios externos, el administrador debe recopilar todos los usuarios externos de la organización. Utilizando la formación de ejecución simple a continuación, puede obtener todos los usuarios externos de SharePoint Online.

.\SPOExternalUsersReport.ps1 -HostName contoso

Especifique el prefijo del nombre de dominio en el parámetro ‘HostName’. Por ejemplo, si su dominio es "contoso.com", mencione "contoso" como nombre de host. Los datos del informe ayudan al administrador a obtener un registro agregado de los usuarios externos en el inquilino.

Resultado de muestra:

Enumerar todos los usuarios externos en sitios de SharePoint Online:

La seguridad de los datos es una práctica crítica en cualquier organización. Como los sitios de SharePoint invitan a la mayoría de los usuarios externos, los administradores deben monitorear de cerca a los usuarios externos y el acceso a sus sitios. Con el parámetro de cambio 'SiteWiseGuests', puede acceder fácilmente a los usuarios externos junto con los sitios de SharePoint a los que acceden.

.\SPOExternalUsersReport.ps1 -HostName contoso -SiteWiseGuest

El informe ayuda al administrador a obtener la lista de usuarios externos y los detalles de los sitios. Según la configuración de uso compartido externo, los sitios permiten que usuarios externos accedan a los recursos del sitio. Puedes modificar la configuración para restringir a los usuarios externos en varios niveles. Impide el acceso externo no permitido a los sitios de SharePoint con contenidos confidenciales.

Resultado de muestra:

Obtener todos los usuarios invitados recientes en SharePoint Online

Todos sabemos que hay propietarios de sitios adicionales para cada sitio. Con frecuencia agregan nuevos usuarios externos al sitio. Conocer el registro de usuarios externos agregados recientemente es difícil, ya que hay muchos administradores del sitio. Para realizar un seguimiento de los usuarios invitados creados recientemente, puede utilizar el parámetro de cambio ‘GuestCreatedWithin_Days’.

.\SPOExternalUsersReport.ps1 -HostName contoso -GuestCreatedWithin_Days 10

Al utilizar los datos del informe, el administrador comprende la dependencia de los huéspedes en el contenido del sitio. También ajusta la configuración de los dominios permitidos y bloqueados.

Resultado de muestra:

Programación para usuarios externos en el informe en línea de SharePoint

Todos los días, se agrega una gran cantidad de usuarios externos a la organización para diversos fines comerciales. El administrador debe supervisar con frecuencia las cuentas de usuarios externos de SharePoint Online. Para monitorear el estado diario o periódico de los usuarios externos, puede programar el script de PowerShell.

Para utilizar cuentas de administrador que no sean MFA, pruebe el formato siguiente.

.\SPOExternalUsersReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -HostName contoso

Si la cuenta de administrador tiene MFA, no pueden usarla directamente para la programación. En su lugar, debe deshabilitar MFA según la Política de acceso condicional para que funcione.

Errores y debates sobre cmdlets de PowerShell:

1.Error en el cmdlet de PowerShell Get-SPOExternalUser:

El cmdlet de PowerShell 'Get-SPOExternalUser' tiene errores destacados en Microsoft.

1. Error: No enumerará todos los usuarios externos de su organización.

Situación: Cuando ejecuta el cmdlet Get-SPOExternalUser con -SiteURL, no devolverá el usuarios externos que han iniciado sesión a través de enlaces compartidos de SharePoint.

Solución: Debe utilizar el cmdlet Get-SPOUser junto con SiteURL para obtener los usuarios externos. que han iniciado sesión a través de enlaces compartidos.

Solución sencilla: Ejecute nuestro script con 'SiteWiseGuest' parámetro para obtener esos usuarios externos también.

2. En el resultado, el atributo 'InvitedBy' estará vacío como se muestra en la imagen a continuación.

2.Cómo solucionarlo: Get-SPOUser Error de acceso denegado:

Como administrador del sitio, debe ser administrador global o administrador de SharePoint para ejecutar 'Get-SPOExternalUser' y 'Get-SPOUser' . Si no tiene las funciones administrativas adecuadas, no podrá ver los datos del usuario externo en SharePoint Online. Debido a esto, es posible que enfrente el error de tiempo de ejecución de PowerShell que se muestra a continuación.

Get-SPOUser: acceso denegado. (Excepción de HRESULT: 0x80070005 (E_ACCESSDENIED)) + CategoryInfo: NotSpecified: (:) [Get-SPOUser], ServerUnauthorizedAccessException + FullyQualifiedErrorId: Microsoft.SharePoint.Client.ServerUnauthorizedAccessException,Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell.GetSPOUser< /lapso>

Puede corregir el error anterior reclamando las funciones administrativas requeridas.

Aunque los scripts de PowerShell ayudan a recuperar los datos necesarios, ¿no es difícil recordar varios cmdlets? Si estás en la lista, ¡no te preocupes! Aquí tienes la solución ideal que has estado buscando.

Recuperar usuarios externos de SharePoint Online mediante AdminDroid

AdminDroid ofrece informes separados para "Invitaciones para compartir con usuarios externos" y "Usuarios invitados" para recuperar todos los detalles sobre los usuarios externos de SharePoint Online en su entorno de Microsoft 365. Además, al utilizar la herramienta de informes AdminDroid SharePoint Online, puede identifique usuarios externos inactivos y evite el acceso de usuarios externos sospechosos/usuarios invitados a sus recursos de SharePoint Online.

Además de eso, supervise cada detalle de los usuarios externos y sus actividades en su organización utilizando los informes que se mencionan a continuación.

Información de usuarios externos

• Usuarios externos de Microsoft 365
• Usuarios invitados internos de Microsoft 365
• Creaciones de usuarios externos
• Eliminaciones de usuarios externos
• Asignación de licencias/planes de usuario externo

Actividad de inicio de sesión de usuarios externos

• Inicios de sesión de usuarios externos
• Inicios de sesión de usuarios invitados
• El usuario invitado inicia sesión utilizando credenciales
• Inicios de sesión de usuarios externos en MS Teams

Detalles de acceso y uso compartido

• Accesos al buzón por parte de usuarios invitados
• Invitaciones a sitios compartidas con usuarios externos
• Archivos compartidos con usuarios externos.
• Archivos compartidos por usuarios externos
• Accesos a archivos de usuarios externos
• Archivos compartidos a través de chat 1:1 con usuarios externos y más.

Colaboración de usuarios externos

• Pertenencia al grupo de usuarios externos
• Grupos de Office 365 con usuarios externos
• Miembros externos agregados/eliminados de grupos
• Equipos con usuarios externos
• Canales de Teams con usuarios externos
• Acceso de miembros externos/invitados a canales privados

Ahora veamos

¿Por qué AdminDroid es la solución preferida para simplificar la administración de usuarios externos en Microsoft 365?

• Proporciona informes sobre usuarios externos de Microsoft 365 con detalles detallados y gráficos de vanguardia.
• Le alerta sobre actividades sospechosas, como acceso a archivos por parte de usuarios externos, intercambio de archivos confidenciales, acceso al buzón de correo por parte de usuarios invitados, etc., para proteger sus recursos.
• Le permite programar cualquier informe de usuario externo que necesite monitorear en el momento que prefiera.
• Le ayuda a monitorear datos sin múltiples navegaciones al proporcionar un paquete de informes diseñado específicamente para la administración de usuarios externos.

Optimice su gestión de usuarios externos y diga adiós a los datos abrumadores. Entonces, ¿por qué esperar? ¡Empiece hoy mismo con la herramienta de supervisión de usuarios externa AdminDroid!

Esperamos que este blog le ayude a conocer y gestionar mejor a los usuarios externos de su organización. Déjanos saber tus dudas y sugerencias.