Usuarios invitados y acceso externo de Microsoft 365: la guía completa

Con su paquete de productividad insignia Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365), Microsoft apunta a romper los silos comerciales tradicionales que inhiben el intercambio de contenido y la colaboración. Las capacidades entrelazadas de SharePoint Online y OneDrive for Business permiten a los usuarios colaborar con una amplia gama de colegas tanto dentro como fuera de su organización.

A pesar de sus beneficios, compartir archivos plantea varios riesgos. ¿Qué pasa si sus archivos se comparten de forma involuntaria o deliberada con los usuarios equivocados? ¿Qué pasa si los usuarios manejan mal la información confidencial? ¿Cómo puede mantener el control de sus usuarios invitados?

Para mitigar los problemas de seguridad relacionados con el uso compartido, es importante comprender cómo configurar los dos mecanismos de uso compartido en Microsoft 365:

• Acceso de invitado: compartir contenido con miembros invitados en grupos de Microsoft 365 o Microsoft Teams
• Compartir externo: compartir enlaces a recursos específicos de SharePoint y OneDrive con terceros

Este artículo explica cómo administrar usuarios invitados y acceso externo en Microsoft 365 para garantizar la continuidad del negocio sin comprometer la seguridad de sus datos críticos:

• Acceso de invitados en Microsoft 365

  • Cómo habilitar o restringir la función de acceso de invitados
  • Cómo agregar un usuario invitado a un grupo
  • ¿Qué nivel de acceso tiene un usuario invitado?

• Uso compartido externo en Microsoft 365: SharePoint Online

  • Cómo gestionar el uso compartido de todo el inquilino

    • Usando el Centro de administración de SharePoint
    • Usando el Centro de administración de Microsoft 365
    • Usando Azure AD

  • Cómo administrar el acceso a nivel de sitio en SharePoint Online por parte de usuarios externos

    • Cómo cambiar la configuración de uso compartido externo de un sitio
    • Cómo restringir el acceso a un sitio según el dominio del usuario

• Uso compartido externo en OneDrive para la empresa

  • Cómo administrar el uso compartido de todo el inquilino para OneDrive

    • Cómo configurar OneDrive Sharing a través del Centro de administración de SharePoint
    • Cómo configurar OneDrive Sharing a través del Centro de administración de OneDrive
  • Cómo administrar el uso compartido externo para un OneDrive individual
• Cómo mitigar el riesgo de intercambio externo no autorizado de datos críticos
• Preguntas más frecuentes

Acceso de invitados en Microsoft 365

En el back-end, los grupos de Microsoft 365 son objetos en Azure Active Directory (Azure AD). Cada objeto de grupo en Azure AD contiene información de identificación única, como:

• Información sobre el propietario del grupo.
• URL de recursos asociados
• Lista de miembros del grupo, incluidas las cuentas de invitados

Cómo habilitar o restringir la función de acceso de invitados

De forma predeterminada, la característica de acceso de invitados está habilitada para un inquilino de Microsoft 365, lo que significa que el propietario de un grupo de Microsoft 365 puede invitar a cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico comercial o de consumidor a convertirse en miembro invitado del grupo.

Como administrador de Microsoft 365, puede configurar el nivel de acceso externo para el inquilino yendo a la página Grupos de Microsoft 365 en el centro de administración de Microsoft 365. En Servicios y complementos, puede controlar si desea desactivar por completo el acceso de invitados y si los propietarios del grupo pueden invitar a usuarios invitados.

También puede utilizar PowerShell para limitar la política de acceso de invitados. Por ejemplo, puedes:

• Evite que los usuarios invitados accedan a un grupo específico.
• Bloquee invitados externos de un dominio específico.

Cómo agregar un usuario invitado a un grupo

Cualquier miembro del grupo puede designar a un usuario externo del grupo de Office 365 para acceso de invitado, pero solo el propietario del grupo puede otorgar acceso de invitado. El proceso de agregar un usuario invitado a un grupo se realiza de la siguiente manera:

1. El propietario del grupo o un miembro del grupo utiliza el comando Grupos > Agregar miembros para nominar al usuario externo como miembro ingresando la dirección de correo electrónico del usuario.
2. El propietario del grupo revisa los permisos de acceso que recibiría el invitado al unirse y aprueba la nominación.
3. El huésped recibe un correo electrónico de bienvenida y puede comenzar a participar en las actividades grupales.

¿Qué nivel de acceso tiene un usuario invitado?

Miembros invitados de un grupo de Microsoft 365:

• No tener acceso directo a ninguno de los sitios del grupo, como un sitio de grupo en SharePoint.
• Puede participar en actividades grupales a través de conversaciones e invitaciones de calendario grupal enviadas a su bandeja de entrada de correo electrónico.
• Puede acceder a archivos compartidos incluidos en mensajes de correo electrónico, como archivos adjuntos o enlaces, siempre que el administrador haya habilitado los permisos necesarios para compartir archivos.

Uso compartido externo en Microsoft 365: SharePoint Online

Las capacidades de uso compartido externo de SharePoint Online se pueden administrar en dos niveles:

• En todo el inquilino de Microsoft 365, a través del Centro de administración de SharePoint, el Centro de administración de Microsoft 365 o Azure AD
• A nivel de sitio

Cómo gestionar el uso compartido de todo el inquilino

Usando el Centro de administración de SharePoint

Para configurar opciones de uso compartido externo para todo el inquilino, vaya a la página Compartir del centro de administración de SharePoint. La sección Compartir externo de esta página contiene opciones que le permiten controlar el nivel de uso compartido de todo el inquilino en SharePoint:

• Solo personas de su organización: desactive el uso compartido externo y limite el uso compartido solo a usuarios internos. Esta es la configuración predeterminada para sitios de comunicación y sitios clásicos en SharePoint. Como práctica recomendada de seguridad, se recomienda desactivar el uso compartido externo entre inquilinos seleccionando esta opción.
• Invitados existentes: permita compartir con usuarios externos que ya se hayan agregado a su Azure AD. Los invitados existentes pueden haberse unido a su Azure AD al aceptar una invitación para compartir en el pasado o al haber sido agregados como usuarios invitados por un administrador. en el portal de Azure. Esta opción requiere que los invitados se autentiquen en Microsoft 365 con credenciales válidas antes de poder acceder a los recursos compartidos.
• Invitados nuevos y existentes: conceda a los propietarios y usuarios del sitio permiso de control total para compartir sitios con usuarios externos. Los usuarios del sitio también pueden compartir archivos y carpetas para colaborar con usuarios externos.
• Cualquier persona: permita que cualquier persona con el enlace del recurso acceda al recurso y reenvíe el enlace a otras personas. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada, pero se recomienda cambiar la configuración de uso compartido externo a Solo personas de tu organización. Tenga cuidado de dejar seleccionada la opción Cualquiera, ya que abre la puerta a compartir sin control con usuarios anónimos y no autenticados y puede poner en riesgo datos confidenciales.

Si elige permitir compartir con cualquier persona, puede mejorar la administración y la seguridad de los documentos configurando estas opciones avanzadas recomendadas:

• Configure los enlaces de Cualquiera para que caduquen después de un cierto período de tiempo.
• Restrinja los enlaces de invitados para permitir solo el acceso de visualización a archivos y carpetas.
• Restrinja los enlaces predeterminados para que sean accesibles solo las personas de su organización.
• Habilite la función de archivos adjuntos seguros de ATP.
• Restrinja el uso compartido externo con usuarios de dominios bloqueados.

Usando el Centro de administración de Microsoft 365

También puede configurar el uso compartido a nivel de inquilino para SharePoint yendo al centro de administración de Microsoft 365 y seleccionando Configuración > Servicios y complementos > Sitios. Esta página le permite configurar las mismas opciones para compartir externamente que el centro de administración de SharePoint.

Usando Azure AD

Para obtener el nivel más alto de control sobre el acceso externo a SharePoint, configure las opciones de uso compartido en Azure AD. Puede abordar la configuración de uso compartido de Azure AD de dos maneras:

• Haga que SharePoint use su propia lista de uso compartido externo, independiente de Azure B2B, y configure las relaciones organizativas en Azure AD. Inicie sesión en Azure Portal y seleccione Azure Active Directory > Descripción general > Relaciones organizativas. Vaya a la página Configuración y defina la configuración de uso compartido externo en línea de SharePoint que desea usar para su organización.
• Haga que SharePoint use la configuración de uso compartido externo definida en Azure B2B y configure la colaboración B2B en Azure AD.

Consejo: La configuración de uso compartido configurada en Azure AD anula la configuración de uso compartido configurada en el centro de administración de Microsoft 365 o el centro de administración de SharePoint. Por ejemplo, si permite el uso compartido externo a través del centro de administración de Microsoft 365 pero deshabilita el uso compartido externo a través de Azure AD, la configuración de Azure AD tiene prioridad y el uso compartido externo se desactivará para su organización.

Cómo administrar el acceso a nivel de sitio en SharePoint Online por parte de usuarios externos

Además de configurar políticas de uso compartido para todo el inquilino, puede restringir aún más el uso compartido externo para un sitio de SharePoint específico. Para hacer esto, debe tener privilegios de administrador global o de administrador de SharePoint. Los propietarios de sitios no pueden cambiar la configuración de uso compartido externo de los sitios.

Cómo cambiar la configuración de uso compartido externo de un sitio

1. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios > Sitios activos.
2. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre del sitio.
3. Haga clic en el icono "i" en la esquina superior derecha de la página.
4. Seleccione el nivel de uso compartido deseado de la lista de opciones para compartir. Estas son las mismas cuatro opciones de uso compartido que están disponibles para la configuración de todo el inquilino.

Consejo: La configuración de uso compartido externo para un sitio específico debe ser igual o más restrictiva que la configuración a nivel de inquilino. Por ejemplo, si el uso compartido en todo el inquilino se limita a Invitados existentes, la configuración de uso compartido para un sitio específico se puede cambiar a Solo personas de su organización, pero no se puede cambiar. a una opción más permisiva como Cualquiera.

En otro caso de uso típico, un administrador global o de SharePoint necesita restringir el acceso de usuarios externos en un determinado dominio de red a un sitio específico. Por ejemplo, los usuarios del dominio del Cliente A no deberían poder acceder a un sitio diseñado específicamente para compartir de forma colaborativa con el Cliente B.

Cómo restringir el acceso a un sitio según el dominio del usuario

1. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios > Sitios activos.
2. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre del sitio.
3. Vaya a la pestaña Políticas.
4. En Compartir externo, haga clic en Editar.
5. En Configuración avanzada para el uso compartido externo, seleccione la casilla de verificación junto a Limitar el uso compartido externo por dominio.
6. Haga clic en Agregar dominios.
7. Seleccione Permitir solo dominios específicos.
8. Ingrese el nombre de dominio completo (FQDN) de cada dominio que desee agregar a la lista de permitidos. Sólo los usuarios de los dominios enumerados serán elegibles para recibir invitaciones al sitio.

Uso compartido externo en OneDrive para la empresa

OneDrive for Business es un repositorio personal que las personas pueden usar para almacenar y sincronizar archivos en múltiples dispositivos. En este sentido, OneDrive funciona como un directorio de inicio o una unidad asignada personal que permite a los usuarios guardar archivos en el almacenamiento en la nube y recuperarlos desde cualquier dispositivo.

Muchos clientes también usan OneDrive para compartir elementos con otros usuarios, aunque OneDrive en realidad no fue diseñado para este propósito. Como administrador, puedes decidir el nivel de acceso que tienen los usuarios externos a los archivos de OneDrive en tu organización.

Cómo administrar el uso compartido de todo el inquilino para OneDrive

La configuración de uso compartido de todo el inquilino se aplica a todas las instancias de OneDrive para los usuarios de su cuenta de Microsoft 365. Hay dos portales a través de los cuales puede configurar estas opciones de uso compartido para OneDrive:

• La página Compartir en el centro de administración de SharePoint (Microsoft recomienda usar esta página para configurar los ajustes para compartir de OneDrive)
• La página Compartir en el centro de administración de OneDrive

Cómo configurar OneDrive Sharing a través del Centro de administración de SharePoint

Siga las instrucciones y pautas descritas anteriormente en "Cómo administrar el uso compartido de todo el inquilino a través del Centro de administración de SharePoint". OneDrive ofrece las mismas cuatro opciones para compartir que SharePoint.

Consejo: El nivel de uso compartido de OneDrive debe ser igual o más restrictivo que el nivel de uso compartido de SharePoint. Por ejemplo, si el uso compartido de todo el inquilino en SharePoint está configurado en Invitados existentes, solo puede configurar OneDrive para usar la misma configuración o la configuración más restrictiva Solo personas en su organización. .

Cómo configurar OneDrive Sharing a través del Centro de administración de OneDrive

1. Inicie sesión en el centro de administración de OneDrive.
2. Vaya a Compartir

Aquí, puede establecer el nivel de uso compartido externo para OneDrive y configurar controles de uso compartido más detallados, como:

• El tipo de enlace generado por defecto cuando un usuario comparte un archivo
• El período de caducidad de los enlaces.
• Si se deben permitir privilegios de edición y carga para vínculos que comparten archivos o carpetas de OneDrive externamente
• Dominios específicos para permitir o bloquear a los usuarios para que no reciban invitaciones para compartir
• Si los usuarios externos deben usar la misma cuenta para recibir y aceptar invitaciones para compartir
• Si los usuarios externos pueden compartir contenido que no les pertenece
• Si los propietarios de contenido pueden auditar la lista de usuarios que han visto su contenido

Cómo administrar el uso compartido externo para un OneDrive individual

Para personalizar el nivel de uso compartido para OneDrive de un usuario específico, use el centro de administración de Microsoft 365:

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 con privilegios de administrador global o de administrador de SharePoint.
2. Vaya a Usuarios > Usuarios activos.
3. Seleccione el usuario de OneDrive para el que desea cambiar el nivel de uso compartido.
4. Vaya a la pestaña OneDrive.
5. Seleccione Administrar uso compartido en la sección Compartir.
6. Configure el nivel de uso compartido externo y guarde sus cambios.

Consejo: El nivel de uso compartido externo para un OneDrive individual debe ser igual o más restrictivo que el nivel de uso compartido configurado para todo el inquilino de OneDrive.

Cómo mitigar el riesgo de intercambio externo no autorizado de datos críticos

Clasificar sus datos lo ayudará a comprender dónde residen sus datos críticos, incluido si un sitio o una colección de sitios de SharePoint Online en particular o una carpeta de OneDrive para la Empresa compartida con usuarios externos contiene datos confidenciales. Esta información le permitirá configurar el uso compartido externo de acuerdo con la sensibilidad y el valor de los datos almacenados allí.

Para garantizar un descubrimiento y clasificación de datos completos y precisos, elija una solución avanzada como Netwrix Data Classification. Su etiquetado de datos automatizado y de alta precisión le permite elegir la configuración de uso compartido adecuada y también permite a los usuarios encontrar fácilmente los datos que necesitan. El etiquetado también mejorará la eficacia de la prevención de pérdida de datos (DLP), la gestión de derechos de información, la gestión de registros y otras soluciones de gobierno de datos que su organización ya utiliza o planea implementar. También puede configurar flujos de trabajo que moverán automáticamente los datos sobreexpuestos desde los repositorios de SharePoint Online y OneDrive para la Empresa a un área de cuarentena designada.

Preguntas más frecuentes

¿Quiénes son los usuarios invitados en Microsoft 365?

Un invitado es cualquier usuario externo al que el propietario de un grupo de Microsoft 365 le ha otorgado permiso para participar en conversaciones grupales, invitaciones de calendario, uso compartido de archivos y actividades del cuaderno. Los usuarios invitados de Microsoft 365 son los mismos que los usuarios invitados de Office 365.

¿Qué es el uso compartido externo en Microsoft 365?

El uso compartido externo se refiere a la capacidad de los usuarios de SharePoint Online y OneDrive de compartir enlaces de acceso a archivos y carpetas con usuarios externos. Los propietarios de sitios de SharePoint también pueden compartir el acceso al sitio con usuarios externos.

¿Cómo obtengo una lista de usuarios invitados en mi inquilino de Microsoft 365?

Tu también puedes:

• Visite la página de Invitados en el centro de administración de Microsoft 365.
• Utilice PowerShell para Azure AD y ejecute un script que utilice sistemáticamente el cmdlet Get-AzureADuser y genere la lista de usuarios invitados en un archivo CSV.

¿Cómo puedo saber qué usuarios externos tienen acceso a SharePoint Online?

Descargue la herramienta de consulta de búsqueda de SharePoint y siga el proceso descrito en este artículo de soporte de Microsoft para obtener una lista de todos los recursos a los que tienen acceso los usuarios externos.

¿Puedo limitar el uso compartido externo de archivos en Microsoft 365?

Sí, puede desactivar completamente el uso compartido externo para su organización. También hay formas de limitar el intercambio externo. Por ejemplo, puedes:

• Comparta solo con invitados de Azure AD que proporcionen credenciales de autenticación válidas
• Configurar enlaces para compartir archivos con permisos de solo lectura
• Bloquear a los usuarios de dominios de red específicos para que no reciban invitaciones para compartir

¿Cómo administro el uso compartido externo en Microsoft 365?

Como administrador global o administrador de SharePoint, puede administrar el uso compartido externo mediante PowerShell o cualquiera de los siguientes portales:

• Centro de administración de SharePoint
• Centro de administración de Microsoft 365
• Centro de administración de OneDrive
• Portal Azul