Cómo utilizar el Centro de administración de OneDrive y aumentar las cuotas de almacenamiento

OneDrive for Business es un servicio de sincronización y almacenamiento de archivos similar a Dropbox: pone a su disposición todos los archivos y carpetas de una persona sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté usando.

OneDrive para empresas frente a SharePoint Online

Tanto SharePoint como OneDrive for Business (OD4B) permiten a los usuarios almacenar y compartir archivos y acceder a ellos desde múltiples dispositivos. Entonces, ¿cómo elegir entre estas dos aplicaciones de Office 365?

OneDrive es como un directorio de inicio o una unidad personal asignada donde puedes guardar documentos y recuperarlos. OneDrive for Business puede describirse como una versión basada en la nube de la carpeta Mis documentos de Windows. Si bien esta funcionalidad es similar a Dropbox, existe una diferencia importante: cuando diferentes miembros de un equipo usan Dropbox, obtienen acceso a documentos para almacenarlos y compartirlos. Si bien puede compartir sus archivos de OneDrive con otras personas, el software en realidad está destinado a ser un repositorio personal de archivos en la nube que se puede sincronizar entre los distintos dispositivos que utiliza.
SharePoint, por otro lado, es ideal para proyectos que requieren la colaboración con compañeros de trabajo o personas ajenas a su organización. Proporciona una variedad de servicios a través de sitios de grupo, sirviendo como algo así como un archivo moderno. Las organizaciones usan SharePoint para compartir datos con colegas y trabajar juntos en proyectos en tiempo real. Si posee archivos como equipo de SharePoint y no como individuo, generalmente tiene sentido colocarlos en un sitio de SharePoint. Para mantener la seguridad, puede controlar los permisos de acceso de cada usuario. Además, SharePoint puede manejar tipos adicionales de contenido que OneDrive no admite, como calendarios, wikis y espacios de trabajo para reuniones.

Uso del Centro de administración de OneDrive para administrar OneDrive para empresas

Generalmente, cada usuario es responsable de su propia configuración de OneDrive. Pero ser administrador de Office 365 le brinda el poder de administrar todos los sitios personales de OneDrive para la Empresa. Para personalizar cómo funciona OneDrive para la Empresa en su inquilino de Office 365, use la vista previa del centro de administración de OneDrive en https://admin.onedrive.com/. El portal de administración incluye las siguientes secciones en las que puede hacer clic:

Hogar
Intercambio
Sincronizar
Almacenamiento
Acceso al dispositivo
Cumplimiento
Notificaciones

Hogar

Esta es la página de inicio predeterminada para el portal de administración. Aquí puede ver todas sus publicaciones más recientes del Centro de mensajes de Office 365.

Intercambio

La página Compartir le permite controlar cómo y con quién los usuarios comparten información. Puedes seleccionar el tipo de enlace que se genera cuando un usuario comparte un documento. También puede configurar la cantidad de días hasta que caduque un enlace y si los enlaces de archivos tienen permisos diferentes a los enlaces que comparten el contenido de carpetas enteras.

Preste especial atención a las opciones para compartir externamente. Puede controlar qué usuarios externos, si los hay, pueden acceder a sus datos de OneDrive. También puede configurar una lista de dominios con los que se evitará compartir; exigir a los usuarios fuera de la organización que acepten una invitación de la misma cuenta a la que se envió la invitación (lo que impide el reenvío de invitaciones); y evitar que usuarios externos compartan elementos que no les pertenecen.

Figura 1. Configuración del uso compartido externo

Sincronizar

Desde la página de sincronización, puede descargar el último cliente de sincronización de OneDrive, recomendado para clientes de Windows 7, Windows 8.1 y Mac; La sincronización está integrada en Windows 10, por lo que la función Windows Update se encargará de actualizar el cliente en esas máquinas. También puede evitar la sincronización de documentos con las PC domésticas de los usuarios y bloquear la sincronización de tipos de archivos específicos, como bases de datos que podrían no sincronizarse bien.

Figura 2. Administrar la configuración de sincronización

Almacenamiento

Esta página le ayuda a administrar el almacenamiento de archivos en la nube. Puede configurar la cuota predeterminada para todos los usuarios (cada usuario puede almacenar de 1 a 5 terabytes) y la política de retención para documentos que pertenecen a usuarios eliminados.

Figura 3. Gestión de cuotas de almacenamiento

Acceso al dispositivo

Aquí puede restringir el acceso a ciertos rangos de IP (por ejemplo, para que solo los dispositivos de la red de su oficina puedan sincronizarse) o restringir el acceso a dispositivos que admitan los métodos de autenticación más recientes.

Figura 4. Gestión de restricciones de acceso al dispositivo

Cumplimiento

La página de cumplimiento es simplemente un acceso directo al Centro de seguridad y cumplimiento, donde los administradores pueden encontrar algunos escenarios clave como auditoría, prevención de pérdida de datos, retención y eDiscovery.

Notificaciones

En la página de notificaciones, puede configurar alertas por correo electrónico para los propietarios de OneDrive cuando los usuarios con los que ha compartido invitan a otros usuarios externos, los usuarios externos aceptan invitaciones para acceder a archivos y se crean o modifican enlaces anónimos.

Figura 5. Configuración de notificaciones de OneDrive para la Empresa

Cómo aumentar las cuotas de almacenamiento de OneDrive

Cada usuario con un plan tipo Office 365 E obtiene al menos un terabyte de espacio de almacenamiento de Microsoft OneDrive. Para los planes E3 y superiores con al menos cinco usuarios, obtienes almacenamiento "ilimitado", pero, por supuesto, eso no es del todo cierto: inicialmente obtienes un terabyte de espacio por usuario y el administrador puede aumentar esa cuota a cinco terabytes por usuario. Una vez que un usuario alcanza el límite de cinco terabytes, puede presentar un ticket al soporte de Microsoft para aumentar la cuota a 25 terabytes por persona. Una vez que se alcanza ese límite, se asigna más espacio a usuarios individuales como sitios de grupo de SharePoint limitados a una sola persona.

Las cuotas de almacenamiento se configuran mediante el Shell de administración de SharePoint Online. Para establecer la cuota de almacenamiento predeterminada en 1 TB, ingrese el siguiente comando de PowerShell:

Set-SPOTenant -OneDriveStorageQuota 1048576

Para 5 TB, te ahorraré los cálculos; es 5242880. Sin embargo, aquí no hay nada gratis: si la suscripción de algún usuario individual no permite el valor que especifica aquí, su cuota se establecerá en el valor máximo permitido por su licencia.

Para cambiar el límite de almacenamiento de la cuenta OneDrive de un usuario existente al nuevo espacio de almacenamiento predeterminado, ejecute el siguiente comando:

Set-SPOSite -Identity /personal /jon_jonathanhassell_com –StorageQuotaReset

Guiar a los usuarios a través de la experiencia de usuario de OneDrive para la Empresa

Es fácil para los usuarios comenzar con OneDrive para Empresas: simplemente inician sesión en el portal de Office 365 en https://portal.office.com y hacen clic en el botón OneDrive. La página resultante se ve así:

Figura 6. Interfaz de usuario web de OneDrive para la Empresa

Básicamente, OneDrive for Business se convierte en otra carpeta de archivos en el sistema del usuario: los usuarios pueden guardar documentos, hojas de cálculo, imágenes y otros archivos en la carpeta.

Figura 7. La experiencia del usuario de OneDrive

La columna Estado de cada archivo tendrá:

Un círculo con una marca de verificación verde, lo que significa que el archivo existe tanto en la nube como en el dispositivo local.
Dos flechas en un patrón circular, lo que significa que el archivo se está sincronizando actualmente.
Un ícono de nube, lo que significa que el archivo existe solo en la nube de OneDrive. Para descargar una copia permanente de un archivo en la nube a su dispositivo local, haga clic derecho en el archivo y seleccione Mantener siempre en este dispositivo.