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Lea el almacenamiento de OneDrive

style="letter-spacing: 0px; text-transform: unset; background-color: transparent;">¿Trabaja en administración de TI y administra cuentas de OneDrive? ¡Hay mucho trabajo involucrado en este tema! Especialmente para las empresas en expansión y las que ya son grandes, merece la pena echar un vistazo a cómo la automatización y la monitorización pueden ayudar en este ámbito. Además: ¿quién quiere realizar manualmente tareas rutinarias y aburridas a través de interfaces gráficas?

Con demasiada frecuencia, esta "actividad diaria" requiere demasiado tiempo. No me malinterpretes: las operaciones estándar deben considerarse prior 1. Y es exactamente por eso que es importante hacerte la vida más fácil con la ayuda de scripts inteligentes. Muchas tareas administrativas se pueden automatizar. Disminuirás el número de errores (que al fin y al cabo son humanos en las tareas manuales), y también aprovecharás mejor tu tiempo e incluso posiblemente liberarás algo de tiempostyle="letter-spacing: 0px; transformación de texto: sin configurar; color de fondo: transparente;">.

Uso de PowerShell para recuperar el uso del almacenamiento

Una tarea que se incluye en este trabajo rutinario es la administración de M365. A medida que más y más empresas se han subido al tren de OneDrive en los últimos años y la intensidad de uso sigue aumentando, la capacidad de almacenamiento limitada lleva a algunos usuarios al límite. Si ahora falta un control central, se corre el riesgo de caer en un modo de pura "reaccionar ante los problemas", tener que apagar incendios y rara vez poder abordar el desafío de forma proactiva.

Los tickets con los títulos "OneDrive ya no funciona" o "Unidad rota" aparecerán con más frecuencia, después de lo cual podrá ver todas las unidades OneDrive de sus empleados a través de la interfaz de administración y Date cuenta de que simplemente están llenos. Una tarea innecesaria que se puede prevenir con monitorización.

Con solo unas pocas líneas de código, tiene la oportunidad de intervenir preventivamente en el proceso: recibir una notificación tan pronto como se llene una cuenta, cuando el uso del almacenamiento aumente repentinamente o medir cómo cambia el uso del almacenamiento a lo largo de los meses y años. ¡El punto ciego (en lo que respecta al uso del almacenamiento en línea) desaparece!

¿Qué es exactamente lo que quiero mostrar aquí?

Una forma inteligente de utilizar PowerShell para comprobar y, con ello, gestionar el almacenamiento de un usuario.

¿Qué son los requerimientos?

Sólo necesitas el módulo de SharePoint para PowerShell y acceso a el estilo de SharePoint Portal de administración. Te mostraré cómo instalar dicho módulo en un momento. A través del portal, también encontrará su URL de administrador, si aún no la conoce. Esto corresponde al dominio del centro de administración y es necesario para el proceso de inicio de sesión desde PowerShell. En mi caso esto es: "learningitdotio-admin.sharepoint.com".

Podemos iniciar sesión usando esta URL:

# ModuleCheck: Installs PSTeams if not available
if(-not (Get-Module -ListAvailable Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell)) {
    Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force
}
else {
    Write-Verbose "Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell is already installed."
}


# Defining Admin URL
$adminurl = "https://learningitdotio-admin.sharepoint.com"

# Connect to SharePoint-Site
Connect-SPOService -Url $adminURL

Ahora que estamos conectados exitosamente a SharePoint, la pregunta es cómo obtener la información de OneDrive de los usuarios. Al cambiar la URL, podemos obtener la información correspondiente. Para hacer esto, simplemente incluya el usuario en la URL (en el formato correcto), para lo cual necesita la dirección de correo. Agregue la cadena "/personal/" a la URL de administrador conocida y agregue la dirección de correo al final, reemplazando todos los signos de puntuación utilizados con un guión bajo. Entonces "tterraform@learningitdotio.onmicrosoft.com" dará como resultado la siguiente URL:

Siempre que todos los correos electrónicos o UPN necesarios estén ahora disponibles, puede crear esta URL dentro de un bucle y luego acceder a las URL. Para el acceso utilizamos el cmdlet "Get-SPOSite" y especificamos la URL como "Identity". Usando una selección de tubería, podemos filtrar los datos por adelantado. La consulta entonces se ve así:

$user = 'https://learningitdotio-my.sharepoint.com/personal/tterraform_learningitdotio_onmicrosoft_com'

$information = Get-SPOSite -Identity $user | 
    Select-Object Owner, StorageUsageCurrent, StorageQuota, Status

Si la autenticación fue exitosa en el paso anterior, debería obtener un resultado como este al consultar la variable $información:

Obtenemos información sobre el propietario, el estado del sitio y sabemos qué tan grande es o cuánta capacidad está ocupada, ya que queremos saber si alguien se está acercando a su límite de almacenamiento.

Como ahora queremos saber qué porcentaje del espacio está utilizado o libre, y como los datos deben estar en GB, añadimos varios cálculos aritméticos:

# ModuleCheck: Installs PSTeams if not available
if(-not (Get-Module -ListAvailable Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell)) {
    Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force
}
else {
    Write-Verbose "Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell is already installed."
}



# Defining Admin URL
$adminurl = "https://learningitdotio-admin.sharepoint.com"

# Connect to SharePoint-Site
Connect-SPOService -Url $adminURL
$user = 'https://learningitdotio-my.sharepoint.com/personal/tterraform_learningitdotio_onmicrosoft_com'

# Get Information
$information = Get-SPOSite -Identity $user | 
    Select-Object Owner, StorageUsageCurrent, StorageQuota, Status

# Calculating
$UsedGB = $information.StorageUsageCurrent / 1024
$TotalGB = $information.StorageQuota / 1024
$UsedPer = $UsedGB / $TotalGB * 100

Conclusión

Ahora tiene una plantilla que puede usar para monitorear su entorno OneDrive y SharePoint. De esta manera, notarás con el tiempo que el almacenamiento se está llenando, incluso antes de que se supere el límite, antes de que se produzcan fallos y antes los respectivos usuarios comienzan a escribir tickets.

Otro paso a considerar es vincular esta consulta a los webhooks de los equipos. Con los webhooks, puede usar PowerShell para recibir mensajes de Teams tan pronto como ocurra un evento (como el llenado del almacenamiento de OneDrive).

Lea la serie de artículos sobre webhooks aquí:

  • Parte 1: Introducción: Webhooks de Teams a través de PowerShell: alertas modernas
  • Parte 2: SendMessage2Channel: la forma sofisticada de enviar webhooks a equipos
  • Parte 3: Tarjetas adaptables de Teams: supervisión de certificados con PowerShell

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