Grupos de Office 365 frente a equipos
Antes de comenzar, me gustaría señalar que el título “Grupos frente a equipos de Office 365” es un poco engañoso. La razón es que los grupos de Office 365 y Microsoft Teams no compiten entre sí. De hecho, pueden complementarse entre sí, siempre que tengamos una comprensión básica de cómo funcionan juntos. Vale recordar que, cada vez que se crea un nuevo Equipo, también se crea un grupo de Office 365 asociado.
¿Qué es Office 365?
Recapitulemos. Office 365 es la versión basada en la nube del paquete de productividad de Microsoft Office, que incluye las mismas aplicaciones principales, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Office 365 incluye aplicaciones adicionales como OneNote, Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer y, por supuesto, Teams.
¿Qué es MS Teams?
Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que ofrece chat, videoconferencias, almacenamiento de archivos, aplicaciones de terceros y más. Como se mencionó anteriormente, cuando se crea un nuevo equipo, se crea automáticamente un nuevo grupo de Office 365, junto con una biblioteca de documentos de SharePoint y una libreta de OneNote.
¿Qué es un grupo de Office 365?
Un grupo de Office 365 es un objeto almacenado en Azure Active Directory, creado por un administrador de Microsoft 365. Los administradores pueden agregar miembros al grupo, dándoles así acceso a sus recursos.
Grupos de Office 365 frente a equipos de MS: ¿en qué se diferencian?
En primer lugar, las interfaces son bastante diferentes. Un grupo de Office 365 tiene una interfaz similar a Outlook, mientras que la interfaz de MS Teams es posiblemente más moderna. En segundo lugar, Microsoft Teams tiene ciertas funciones que no están disponibles para un grupo de Office 365. Por ejemplo, Teams facilita las llamadas de voz y vídeo y también tiene una versión de escritorio.
Naturalmente, Teams hace un mejor trabajo en lo que respecta a comunicación y colaboración, ya que para eso fue diseñado. Desafortunadamente, los grupos de Office 365 y MS Teams no se integran perfectamente. Para ilustrar mi punto, consideremos los dos escenarios siguientes:
Crear un nuevo equipo y conectarlo a un grupo existente
Si es el administrador de un grupo existente, al crear un nuevo equipo, puede conectarlo a un grupo de Office 365 existente. Sin embargo, existen algunas inconsistencias que debes tener en cuenta.
En primer lugar, desde Teams, no puede ver los repositorios de archivos asociados con el grupo a menos que agregue una pestaña de SharePoint, lo que significa que tendrá dos pestañas separadas abiertas para ver archivos, lo que obviamente no es lo ideal.
En segundo lugar, no podrá ver ningún contenido de OneNote asociado con el grupo, solo el contenido de OneNote creado para cada canal de Teams. Del mismo modo, no podrá ver ninguna tarea de Planner existente del grupo y las tareas de Planner creadas en Teams no estarán disponibles en el grupo de Office 365 o Planner.
Crear un nuevo equipo y no conectarlo a un grupo existente
Si crea un nuevo equipo pero decide no conectarlo a un grupo existente de Office 365, puede crear sin darse cuenta un grupo que tenga el mismo nombre y propósito que uno que ya existe, y no hay una manera fácil para los miembros del equipo o administradores para verificar si ya existe un equipo o grupo con un nombre y propósito similar.
Naturalmente, esto puede causar confusión y dar como resultado un flujo de trabajo desarticulado e inconsistente. Por ejemplo, digamos que creas un nuevo Equipo llamado “Ventas”, sin saber que ya existe un grupo con el mismo nombre y propósito. Comienzas a agregar miembros del equipo, contenido y conversaciones, solo para luego descubrir el grupo de "Ventas" existente. Su única opción sería fusionar los dos.
Si bien es posible migrar los miembros y los archivos del nuevo equipo al grupo existente, no podrás migrar las conversaciones. Por razones obvias, este escenario debería evitarse. Dado que se puede acceder al buzón de Exchange Online de un usuario desde Teams, quizás una mejor opción sería migrar los miembros y el contenido (archivos, páginas de OneNote, tareas de Planner y depósitos) del grupo existente al nuevo equipo.
Al final del día, la decisión de migrar los datos del grupo existente al nuevo equipo, o los datos del nuevo equipo al grupo existente, dependerá de cuánto contenido hay y cuántos miembros hay.
Por supuesto, el escenario ideal sería utilizar Teams únicamente para todas las actividades que requieran comunicación y colaboración y evitar el uso de grupos por completo.
Conclusión
De cualquier manera, el punto es que en realidad no se trata de grupos de Office 365 versus Teams, ya que pueden funcionar bien juntos, suponiendo que usted sea consciente de algunas de las inconsistencias de antemano. También vale la pena señalar que muchos de estos problemas de compatibilidad probablemente se abordarán en futuras versiones de la plataforma Teams.