Grupos de Office 365 y cómo administrarlos

Los grupos de Office 365 permiten a los usuarios acceder a información en una variedad de lugares, incluidas bibliotecas de documentos de SharePoint o OneDrive for Business, archivos de OneNote, bandejas de entrada compartidas o calendarios en Exchange Online, reuniones de Lync o Skype for Business o bases de datos de Dynamics CRM. Los grupos de Office 365 son objetos en Azure Active Directory, por lo que no están disponibles en su implementación local. Un grupo incluye la lista de usuarios que son miembros, URL de recursos y una lista de los propietarios del grupo.

Crear grupos de Office 365

Tanto los administradores como los usuarios finales pueden crear grupos.

Los administradores de Office 365 pueden iniciar sesión en el portal en https://portal.office.com, hacer clic en el enlace Administrador, pasar el cursor sobre el ícono de personas al costado y luego hacer clic en Agregar grupo. fuerte>.

Figura 1. Cómo los administradores pueden crear un grupo desde el portal de Office 365

Los usuarios pueden crear nuevos grupos directamente desde Outlook desde la cinta, siempre que utilicen Outlook desde el paquete Office 365 ProPlus:

Figura 2. Cómo los usuarios pueden agregar un nuevo grupo desde Outlook

Aparecerá una pantalla muy parecida a la pantalla del portal, donde pueden nombrar el grupo y elegir la configuración de privacidad.

Figura 3. Cómo los usuarios especifican detalles sobre un grupo que están creando desde Outlook

Tenga en cuenta que los usuarios pueden interactuar con grupos de Office 365 solo desde un navegador web, no desde un cliente de escritorio de Office actual. El próximo cliente de Office 2016 incluirá soporte para grupos.

Administrar grupos de Office 365

Los grupos están pensados para ser en gran medida de autoservicio: los usuarios pueden crear sus propios grupos y administrar su membresía utilizando herramientas integradas en la interfaz de usuario web o mediante las aplicaciones completas de la suite Office 2016. Los usuarios también pueden explorar la lista de grupos para encontrar el que necesitan y registrarse para ser miembros del grupo. Por lo tanto, los grupos tienden a proliferar rápidamente, lo que genera desafíos para los administradores, incluidos los siguientes:

• ¿Quién gestiona el ciclo de vida de todos estos grupos, algunos de los cuales podrían haberse creado para tareas de una semana y otros para proyectos a largo plazo? ¿Quién decide qué contenido sigue activo y qué debe archivarse?
• ¿Qué sucede cuando ocurre la próxima iteración o versión? ¿Cómo se mueven las cuentas y los recursos? El proceso no está nada claro, especialmente para los usuarios que tienen una implementación híbrida de Exchange, SharePoint o ambos.
• ¿Qué pasa si el tema que se está discutiendo en un grupo es delicado? Si es así, el grupo probablemente no debería ser público, ni cualquiera debería poder agregarse al grupo.

Agregar usuarios invitados a grupos de Office 365

Uno de los grandes beneficios de los grupos de Office 365 es la función de acceso de invitados: la capacidad de permitir que usuarios fuera de la empresa colaboren en elementos del grupo. Esta capacidad se centra en el concepto de usuario invitado en Azure AD, que es una cuenta asociada a una dirección de correo electrónico externa al inquilino.

Sólo el propietario de un grupo puede agregar un invitado al grupo. Para proporcionar acceso de invitados, abra el grupo usando Outlook Web Access en Office 365. En el menú de tres puntos de la derecha, seleccione Miembros y luego Invitados. Haga clic en Agregar miembros y luego ingrese la dirección de correo electrónico del invitado.

Entre bastidores, Office 365 comprueba si ya existe un objeto de usuario invitado para esa dirección de correo electrónico; si no es así, Office 365 crea uno automáticamente sobre la marcha. Luego, otorga a la cuenta de usuario invitado nueva o existente los permisos adecuados para el grupo y envía un correo electrónico al usuario invitado con un enlace al objeto que se va a compartir e información sobre cómo el usuario invitado puede eliminarse del grupo.

Si el usuario invitado tiene una cuenta de Microsoft que coincide con la dirección de correo electrónico que el propietario especificó durante el proceso de adición, entonces el invitado se autenticará con esa. De lo contrario, el usuario será redirigido a invitaciones.microsoft.com para crear una cuenta ad-hoc en ese inquilino de Office 365 (que no es una cuenta universal de Microsoft).

¿Qué puede hacer un usuario invitado en un grupo de Office 365? Conozca algunos escenarios comunes a continuación:

• Únase a una conversación en el buzón del grupo. Esto se realiza únicamente a través de correo electrónico y no a través de ningún tipo de interfaz en el sistema Office 365; los mensajes se envían por correo electrónico a la dirección de correo electrónico del huésped. Por lo tanto, también pueden buscar las conversaciones grupales de las que han formado parte dentro de su propio buzón.
• Enviar solicitudes de reunión al calendario compartido del grupo,
• Interactúe con un único documento en una biblioteca de SharePoint Online que un usuario le haya invitado a editar.
• Acceda a las bibliotecas de documentos del grupo y busque en esos documentos en SharePoint Online usando la vista Archivos en Office 365.
• Vea los archivos adjuntos enviados a través de la integración de OneDrive para la Empresa con Outlook y cuadernos de notas compartidos de OneNote.

Mitigar los riesgos de los usuarios invitados en grupos de Office 365

Otorgar a los usuarios externos acceso al acceso corporativo plantea dos preocupaciones clave:

• Riesgo de pérdida de datos: ¿cómo se asegura de que los usuarios mantengan contenido privado en el sitio y no lo reenvíen ni lo descarguen?
• Riesgo de acceso continuo: ¿cómo se garantiza que los derechos de acceso de los usuarios externos se revoquen sistemáticamente cuando ya no sean necesarios?

Microsoft ha incorporado algunas protecciones contra estas amenazas. Por ejemplo:

• Los invitados pueden interactuar con grupos de Office 365 solo a través del navegador (excepto las notificaciones individuales por correo electrónico descritas anteriormente).
• Los invitados no pueden ver la información de la Lista global de direcciones (GAL), como la jerarquía organizativa, y los invitados no aparecen en la GAL.
• Los invitados no pueden ver ni interactuar con la información guardada con la protección de Information Rights Management (IRM).
• Los invitados no pueden convertirse en propietarios de grupos de Office 365.
• MailTips advierte a cualquiera que utilice Outlook en la Web o el cliente de escritorio de Outlook cuando envía elementos por correo a un grupo que incluye usuarios invitados para ayudar a evitar la filtración de material confidencial.

Para mitigar aún más estos riesgos, debe educar a sus usuarios sobre las mejores prácticas de seguridad para los grupos de Office 365 y exigir a los propietarios que den fe periódicamente de la utilidad continua y la membresía de sus grupos de Office 365.