Exportar informes de buzones de sala de Microsoft 365 mediante PowerShell

Los buzones de sala, comúnmente conocidos como salas de reuniones, desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar una colaboración fluida dentro de las organizaciones. Estos buzones de correo especializados están dedicados a programar y administrar espacios para reuniones, garantizar una asignación eficiente de recursos y prevenir conflictos de programación. Comprender los detalles de dichas salas a través de los informes de los buzones de sala es esencial para una gestión eficaz de los buzones de sala y una programación optimizada de reuniones.

Si bien el centro de administración de Exchange proporciona información sobre los detalles del buzón de la sala, extraer informes completos de todas las salas de reuniones requiere un enfoque más matizado. Aquí es donde entra en juego el módulo Exchange Online PowerShell.

Cmdlets como “Get-Mailbox”, “Get-CalendarProcessing” y “Get -MailboxFolderPermission” puede proporcionar detalles sobre las salas de reuniones en M365. Sin embargo, estos cmdlets brindan detalles sobre los buzones de sala y se necesitan filtros y modificaciones personalizados para generar un informe con un formato agradable. ¡Pero no te preocupes! Hemos creado un script de PowerShell que va más allá de los simples cmdlets y ofrece una solución personalizada para exportar informes detallados sobre los buzones de las salas.

Guiones destacados:

1. El script único puede generar informes de buzones de correo de 8 salas.
2. El script también se puede ejecutar con una cuenta habilitada para MFA.
3. Admite autenticación basada en certificados (CBA).
4. Exporta los resultados del informe a un archivo CSV.
5. Enumera todos los buzones de sala y su capacidad
6. Ayuda a exportar los detalles de la reserva de la sala de reuniones.
7. Ayuda a identificar los delegados de recursos de los buzones de sala.
8. Exporta detalles de permisos del buzón de sala, incluido el permiso "Acceso completo", "Enviar como" y "Enviar en nombre".

9. Opciones de filtrado integradas para generar informes más granulares.

   • Salas de reuniones que cualquiera puede reservar.
   • Salas de reuniones que pueden permitir que solo personas específicas reserven reuniones.
   • Enumere las salas de reuniones que requieren aprobación.
   • Salas de reuniones que pueden ser reservadas por usuarios externos.
10. Automáticamente instala el módulo EXO (si aún no está instalado) tras su confirmación.
11. El script es compatible con el programador.

Descargar script: RoomMailboxReport.ps1

Informes del buzón de la sala de Exchange Online: pasos de ejecución

Paso 1: descargue el script e inicie Windows PowerShell.

Paso 2: elija cualquiera de los métodos siguientes y ejecute el script.

Método 1: ejecutar script con cuentas MFA y no MFA.

./RoomMailboxReport.ps1

Método 2: Ejecute el script mencionando explícitamente las credenciales (compatibles con el Programador) y la acción requerida para un enfoque desatendido.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 1 -UserName Admin@Contoso.com -Password XXXX

Puede programar el script de PowerShell utilizando el código anterior. El método anterior sólo admite cuentas que no sean MFA. Si una cuenta de administrador tiene MFA, puede desactivar MFA mediante la política de CA.

Método 3: Ejecute el script utilizando certificados.

Para ejecutar este script de PowerShell con las credenciales basadas en certificados, debe registrar la aplicación en Azure AD. Este método también se puede elegir si desea ejecutar el script sin supervisión.

./RoomMailboxReport.ps1 -TenantId <TenantId> -ApplicationId <AppId> -CertificateThumbprint <CertThumbprint> -Action 1

Puede utilizar un certificado emitido por una autoridad certificadora (CA) reconocida o crear un certificado SSL autofirmado. La mayoría de los administradores prefieren certificados autofirmados para uso interno.

Nota: El archivo de salida se almacenará en el directorio de trabajo actual.

Informes del buzón de sala de Microsoft 365 mediante script de PowerShell

Como lo transmite la sección de aspectos destacados del script, este script puede adaptarse a varios casos de uso y puede usarlo para generar los siguientes informes de buzones de sala:

1. Obtenga una lista de todos los buzones de las habitaciones y su capacidad
2. Exportar todas las opciones de reserva del buzón de la habitación
3. Obtener delegados de reserva de buzones de sala
4. Obtener permisos de buzón de sala mediante PowerShell
5. Encuentre salas de reuniones M365 que permitan a cualquiera reservar
6. Obtenga buzones de sala que solo permitan reservar a usuarios específicos
7. Listar las salas de reuniones que requieren aprobación
8. Listar los buzones de sala que permiten a los usuarios externos reservar

1. Obtengauna lista de todos los buzones de sala y su capacidad

Obtener todos los buzones de las salas y su capacidad con una descripción general completa le permite optimizar las reuniones según el tamaño de las salas.

Para obtener y exportar todos los detalles del buzón de la sala a un archivo CSV, simplemente ejecute el script y seleccione la acción requerida en el menú o ejecute el siguiente código directamente.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 1

El “Informe de buzones de todas las salas” exportado incluye información como el nombre de la sala, UPN (nombre principal de usuario), dirección SMTP principal, alias y capacidad de la sala.

Resultado de muestra:

2. Exportar todas las opciones de reserva del buzón de sala en M365

Exportar las opciones de reserva del buzón de la sala le permite configurar de manera eficiente los ajustes del buzón de la sala y las políticas de reserva para una colaboración más ágil. La modificación de los datos del buzón de la sala con este informe conduce a un uso efectivo de la sala de reuniones entre los usuarios. Puede analizar cómo los usuarios organizan reuniones en salas utilizando el informe de estadísticas de uso del buzón de sala.

Para exportar todos los buzones de las habitaciones con sus opciones de reserva, configuraciones y capacidad, ejecute el script y seleccione la acción requerida en el menú o ejecute el siguiente código directamente.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 2

Lo exportado incluye atributos como nombre de la sala, UPN, capacidad de la sala, delegados de recursos, solicitud fuera de la política, todas las solicitudes fuera de la política, reserva en la política, toda la reserva en la política, solicitud en la política, todas las solicitudes en la política, ventana de reserva, máx. duración, duración mínima, permitir reservas para usuarios externos, permitir conflictos, permitir recurrencia y hacer cumplir la capacidad.

Nota: Hemos documentado las propiedades del buzón de sala y sus propósitos más adelante en esta sección. Puede consultarlo para obtener detalles adicionales.

Resultado de muestra:

3. Obtener delegados de reserva de buzón de sala

La recuperación de los delegados de reserva del buzón de sala facilita la coordinación eficiente de las aprobaciones y reservas de reuniones.

Para recuperar y exportar todos los buzones de la sala y sus aprobadores a un archivo CSV, ejecute el script y seleccione la acción requerida en el menú o ejecute el siguiente código directamente.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 3

El informe exportado "Delegados de reserva de buzones de sala" incluye información como el nombre del buzón de sala, UPN, dirección SMTP principal y los delegados de recursos.

Nota: El informe resultante muestra los delegados de reserva para todos los buzones de sala, incluso si los delegados solo están configurados y no habilitados para aceptar reuniones. .

Resultado de muestra:

4. Obtener permisos del buzón de sala mediante PowerShell

El informe de permisos del buzón de la sala ayuda en la gestión del acceso y garantiza un control adecuado sobre las personas con permisos de acceso completo, envío como o envío en nombre de todos los buzones de la sala. Para exportar el informe sobre los permisos del buzón de la sala a un archivo CSV, ejecute el script y seleccione la acción requerida en el menú o ejecute el siguiente código directamente.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 4

El informe "Permisos del buzón de la sala" exportado incluye el nombre del buzón de la sala, UPN y permisos de usuario detallados, que cubren los permisos de "Acceso completo", "Enviar como" y "Enviar en nombre".

Resultado de muestra:

5. Encuentre salas de reuniones M365 que permitan a cualquiera reservar

Reconocer salas de reuniones accesibles para reservar por cualquier persona puede mejorar la optimización de recursos en M365. Estos buzones de sala simplifican el proceso de reserva sin necesidad de depender de delegados de recursos para la reserva.

Para exportar todos los buzones de sala que permiten a cualquiera reservar una reunión, ejecute el siguiente código.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 2 –AnyoneCanBook

La ejecución del código anterior exportará los detalles de las habitaciones que permiten reservas en toda la organización junto con los detalles de la política de reserva de habitaciones. Este informe facilita la gestión de las políticas de acceso a las salas de reuniones y ayuda a bloquear las reservas de salas de reuniones.

6. Obtenga buzones de sala que permitan solo a usuarios específicos reservar salas de reuniones

La identificación de buzones de sala que solo permiten a usuarios específicos reservar reuniones garantiza que solo personas o grupos autorizados puedan programar reuniones en esas salas. Esta característica es beneficiosa para mantener la privacidad, la seguridad y la utilización eficiente de los espacios para reuniones dentro de una organización.

Para exportar todos los buzones de sala que permiten que solo usuarios específicos reserven salas de reuniones, ejecute el script de PowerShell como se describe a continuación.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 2 –BookingAllowedForLimitedPersons

Al consultar este informe, puede revertir o aplicar restricciones de reserva para usuarios específicos.

7. Exportar salas de reuniones que requieren la aprobación del delegado

Obtener los buzones de las habitaciones con aprobación manual puede garantizar un enfoque controlado y deliberado para las reservas de habitaciones. Este informe es particularmente útil para escenarios donde ciertas salas de reuniones requieren una cuidadosa consideración o autorización antes de confirmar las reservas.

Para exportar detalles de los buzones de correo de la sala que requieren que los delegados acepten/rechacen solicitudes de reserva, ejecute el script de PowerShell como se muestra a continuación:

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 2 –RequiresApproval

El archivo CSV resultante proporciona información sobre todos los buzones de sala que requieren aprobación para programar salas de reuniones.

8. Listar buzones de sala que permiten a usuarios externos reservar salas de reuniones

Los buzones de sala M365 que permiten a los usuarios externos reservar salas de reuniones ayudan a administrar los permisos de acceso e identificar cualquier actividad sospechosa o uso indebido.

Para recuperar detalles de los buzones de sala que aceptan convocatorias de reunión de usuarios externos, utilice el siguiente comando.

./RoomMailboxReport.ps1 -Action 2 –AllowsBookingForExternalUsers

El formato anterior enumera los buzones de sala que aceptan solicitudes de reunión de usuarios externos. Al analizar este informe, puede impedir que usuarios externos reserven salas de reuniones y administrar las políticas del buzón de la sala. De forma predeterminada, la opción para permitir que un usuario externo reserve salas de reuniones está deshabilitada; puede habilitarla usando PowerShell, si es necesario.

Explicación de las propiedades del buzón de sala

Explore la breve explicación de los atributos clave que hemos utilizado en nuestros informes para optimizar las políticas de reserva de habitaciones dentro de Microsoft 365.

Nombre del buzón de la sala: este atributo especifica el nombre del buzón de la sala en su inquilino.

UPN: el nombre principal de usuario (UPN) para un buzón de sala normalmente corresponde a su dirección de correo electrónico y sirve como identificador único dentro de Microsoft 365.

Capacidad: La capacidad del buzón de sala se refiere al número máximo de personas que puede albergar para reuniones o eventos.

En política: “En política” significa solicitudes de reunión que cumplen con las reglas de reserva establecidas. Las reglas de reserva establecidas incluyen el tiempo de la ventana de reserva, la duración máxima, la duración mínima, el acceso externo, las reuniones recurrentes y más.

Fuera de la política: La opción "Fuera de la política" indica desviaciones de estas reglas, lo que permite flexibilidad en las reglas de reserva del buzón de la sala.

Política de todos los libros incluidos: este atributo especifica si se aprobarán automáticamente las solicitudes dentro de la política de todos los usuarios al buzón de la sala. Si esta propiedad se establece en false, se requiere la aprobación de un delegado para que la reserva se realice correctamente.

Todas las solicitudes dentro de la política: este parámetro especifica si se permite que todos los usuarios envíen solicitudes dentro de la política al buzón de la sala. Si este parámetro se establece en falso, los usuarios configurados en 'Solicitar en política' solo podrán solicitar la sala.

Todas las solicitudes fuera de la política: La propiedad Todas las solicitudes fuera de la política establece la capacidad de aceptar solicitudes de reserva de reuniones que no cumplan con las políticas de reserva especificadas. Si esta propiedad se establece en verdadero, los usuarios pueden enviar solicitudes fuera de la política, pero las solicitudes requieren la aprobación de un delegado del buzón de sala.

Política de reserva: La propiedad Política de reserva especifica los usuarios o grupos que pueden enviar solicitudes de reunión dentro de la política al buzón de la sala que se aprueban automáticamente.

Solicitud en política: este atributo especifica los usuarios que pueden enviar solicitudes de reunión dentro de la política al buzón de recursos que requieren la aprobación de un delegado del buzón de sala.

Solicitud fuera de política: este atributo de buzón de sala especifica los usuarios que pueden enviar solicitudes fuera de política que requieren la aprobación de un delegado del buzón de recursos.

Delegados de recursos: una lista de usuarios que pueden aprobar o rechazar solicitudes que se envían al buzón de la sala.

Ventana de reserva (en días): El parámetro Ventana de reserva especifica el número máximo de días de antelación con los que se puede reservar el buzón. El valor predeterminado es 180 días y puede tener un valor entre 0 y 1080 días.

Duración máxima (en minutos): este parámetro especifica la duración máxima en minutos para las convocatorias de reuniones. El valor predeterminado es 1440 minutos (24 horas). Cuando el valor se establece en 0, la duración de una reunión es ilimitada. Esta propiedad puede valorar entre 0 minutos y 2147483647 minutos.

Duración mínima (en minutos): este parámetro especifica la duración mínima en minutos para las convocatorias de reuniones. El valor predeterminado es 0, lo que significa que no hay una duración mínima. Esta propiedad puede valorar entre 0 minutos y 2147483647 minutos.

Permitir reservas para usuarios externos: este atributo especifica la capacidad del buzón de la sala para procesar solicitudes de reunión de usuarios de organizaciones externas.

Permitir conflictos: El atributo Permitir conflictos indica la capacidad de la sala de reuniones para permitir solicitudes de reunión conflictivas.

Permitir reuniones recurrentes: este atributo para el buzón de una sala indica si la sala está configurada para aceptar y acomodar reuniones recurrentes, lo que permite a los usuarios programar eventos que se repiten en intervalos específicos.

Hacer cumplir la capacidad: este atributo indica si la sala está configurada para cumplir estrictamente con su límite de capacidad definido. Garantiza que no se supere el número máximo de participantes durante las reuniones o eventos programados.

AdminDroid: una herramienta vital para la gestión de Microsoft 365

Si bien los scripts de PowerShell pueden generar informes de Microsoft 365, su complejidad puede presentar desafíos, especialmente para aquellos nuevos en la administración de Microsoft 365. En tales escenarios, AdminDroid se convierte en una herramienta invaluable, que mejora significativamente sus capacidades de generación de informes M365.

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En conclusión, esperamos que este blog, junto con el script de PowerShell, le ayude a exportar informes de buzones de sala. No dudes en hacer cualquier pregunta o compartir tus comentarios sobre el guión en la sección de comentarios. Siempre apreciamos sus comentarios.