Exportar informe de retención de buzones de Office 365 mediante PowerShell

Las organizaciones que se someten a procesos de investigación y regulación de cumplimiento conservan el contenido del buzón (como correo electrónico, calendario o notas) relacionados con procedimientos legales en curso o futuros. Los usuarios pueden tener varias retenciones en un buzón y no pueden eliminar los buzones puestos en espera. Identificar el tipo de retención es la actividad principal al realizar cualquier operación de retención de buzón.

Los administradores autorizados son responsables de la gestión de un extremo a otro de los buzones en espera. El uso de métodos automatizados específicos para analizar el estado de los procesos de retención del buzón puede ayudar enormemente a los administradores.

¿Por qué los administradores necesitan identificar el tipo de retención colocada en un buzón de Exchange Online?< /lapso>

Los métodos de retención de buzones de correo más utilizados son retenciones por litigio, retenciones locales y retenciones de retención. el administrador supervisa el estado de estas retenciones con esfuerzos complicados por diversos motivos. Pocos se enumeran a continuación.

1. Para reducir el costo de la licencia: puede eliminar las retenciones en los buzones de correo inactivos no utilizados.
2. Para reducir el almacenamiento: los administradores planean revisar la duración de la retención y eliminar los buzones de correo que consumen mucho almacenamiento en retención.
3. Para garantizar que el contenido del buzón relacionado con el procedimiento legal se conserve permanentemente.
4. Al identificar varias retenciones, los administradores pueden sugerir las mejores técnicas de retención y actualizar la configuración de retención si es necesario.
5. Al tener el buzón de correo con datos de duración (fecha de inicio y finalización), los administradores mantienen fácilmente el buzón de correo basado en el tiempo.

Ver el estado de retenciones del buzón en Exchange Online

Los administradores autorizados (por ejemplo, Global, Exchange, Cumplimiento, etc.) pueden ver el estado de las retenciones de los buzones. Además, debe tener funciones administrativas específicas para acceder a la retención del buzón (por ejemplo, Global, Legal, Descubrimiento, Búsqueda en el buzón). Asegúrese de tener los permisos necesarios para poner un buzón en espera.

Uso de la interfaz de usuario: puede ver las retenciones del buzón en el Centro de administración de Exchange Online (EAC). Siga las navegaciones a continuación.

• Buscar todas las retenciones por litigios: En el EAC, vaya a "Destinatarios" y haga clic en "Buzones de correo". Haga clic en "Elegir columnas" y seleccione "Retención por litigio habilitada". Puede ver el estado de retención. La principal queja del usuario aquí es que no puede encontrar el estado y los detalles de retención como un informe agregado en ninguna parte del EAC.
• Ver todas las retenciones locales: Ver y administrar las retenciones locales en EAC quedó obsoleto después del lanzamiento de nuevas funciones de eDiscovery de cumplimiento.
• Buscar las retenciones: en el EAC, es imposible ver los buzones bajo retención.

Uso de PowerShell: Puede utilizar los cmdlets de PowerShell Get-Mailbox para ver las retenciones colocadas en los buzones de correo. Sin embargo, a pesar de utilizar PowerShell con múltiples condiciones de filtrado, no tendrá una idea clara sobre las retenciones del buzón (por ejemplo, el GUID no revelará el tipo de retención local directamente).

Para superar todas las imposibilidades y limitaciones de la interfaz de usuario y PowerShell, diseñamos el script todo en uno 'MailboxHoldReport.ps1'. Ahora podemos analizar las funcionalidades del script en detalle.

Guiones destacados:

• Genera 4 informes de retenciones de buzones diferentes.
• Automáticamente instala el módulo Exchange Online tras su confirmación cuando no está disponible en su máquina.
• Muestra la lista de los buzones con toda la información activa de retenciones para cada buzón.
• Muestra los buzones de correo con la retención por juicio habilitada junto con la duración de la retención y otros detalles.
• Muestra los buzones de correo aplicados retención local.
• Enumera los buzones de correo que están en retención de retención y su política de retención.
• Admite cuentas MFA y no MFA .
• Exporta el informe en formato CSV .
• Compatible con el programador. Puede automatizar la generación de informes al pasar credenciales como parámetros.

Descargar script: MailboxHoldReport.ps1

Informe de retención del buzón: descripción general de la ejecución del script

El administrador puede identificar rápidamente los buzones de correo con retenciones en su organización utilizando los datos del informe. Además, los atributos detallados de cada informe ayudan a realizar un seguimiento de las políticas de retención existentes y a reconstruir la configuración de retención del buzón. A continuación describimos los pasos para proporcionar insumos y generar informes.

Con un formato de ejecución simple, puede obtener los 4 informes diferentes de retenciones de buzones que se mencionan a continuación.

• Informe sobre buzones de correo en retención(es)
• Informe de retenciones por litigios
• Informe de retenciones en el lugar
• Informe de retenciones

A continuación describimos los pasos para proporcionar insumos y generar informes.

Enumerar todos los buzones de Office 365 en retención:

Puede tener diferentes tipos de retenciones en un solo buzón para cumplir con las normas de cumplimiento, los procedimientos legales y de investigación. Los administradores encuentran dificultades para relacionar la lista de buzones de retención colocados en cada buzón y recopilar las propiedades únicas de cada tipo de retención. Puede consultar el informe de retenciones activas y obtener rápidamente toda la información sobre retenciones del buzón.

.\MailboxHoldReport.ps1

Con el formato de ejecución simple y los detalles de las retenciones del buzón, también puede ver el estado de los buzones de archivo y el estado ‘ComplianceTagHoldApplied’.

Resultado de muestra:

Informe de retención por litigio en Office 365:

Los administradores son responsables de la gestión del almacenamiento del buzón, la recuperación de elementos eliminados y la preservación del contenido eliminado por los usuarios. Con nuestro script, puede identificar el estado y todos los detalles importantes de la retención por litigio. Puede utilizar el informe para analizar las propiedades de las retenciones por litigio y revisar las políticas de retención por litigio para alinearlas con las necesidades de la organización.

.\MailboxHoldReport.ps1 -LitigationHoldsOnly

Utilice el parámetro de cambio ‘LitigationHoldsOnly’ para obtener todos los buzones con la retención por litigio. Obtendrá el informe con todos los atributos específicos del litigio, como ‘LitigationHoldOwner,’ LitigationHoldDuration’ y ‘LitigationHoldDate’.

Resultado de muestra:

Enumerar buzones de correo habilitados para retención local:

El administrador coloca buzones con múltiples retenciones locales cuando un buzón está sujeto a varias investigaciones legales. Al utilizar nuestro informe de retención local, los administradores pueden identificar los buzones sin retenciones y habilitar las retenciones de manera adecuada. Además, el administrador puede utilizar el informe para garantizar que el contenido del correo electrónico se conserve de forma inmutable, libre de mecanismos de eliminación automatizados (por ejemplo, MRM) e interferencias de eliminación del usuario.

.\MailboxHoldReport.ps1 -InPlaceHoldsOnly

Utilice el parámetro de cambio ‘InPlaceHoldsOnly’ para obtener los buzones con retenciones locales. Si tiene varias retenciones locales, obtendrá el recuento exacto y los tipos de retenciones locales, como "Política de retención de ubicación específica, local, caso de eDiscovery", en el informe, como se muestra en la imagen.

Resultado de muestra:

Obtener informe de buzones de Office 365 con retenciones:

Las retenciones se pueden configurar para retener elementos del buzón que pertenecen a Exchange Online, Grupos de Microsoft 365 y Teams. El administrador puede suspender los procesos de MRM por parte del asistente administrado para los buzones habilitando retenciones de retención. El informe de retención ayuda a identificar los buzones con retenciones, la política de retención y la fecha de finalización de la retención para cada buzón.

.\MailboxHoldReport.ps1 -RetentionHoldsOnly

Utilice el parámetro de cambio ‘RetentionHoldsOnly’ para obtener la lista de buzones de correo habilitados para retención de retención. La 'Etiqueta de política de retención' en el informe proporciona una descripción abstracta de la retención, 'Fecha de inicio de la retención de retención' y 'Fecha de finalización de la retención de retención' expone la duración de la retención.

Resultado de muestra:

Programación del informe de buzón en espera de Office 365:

Dado que la mayoría de las retenciones del buzón son permanentes, puede programar el script de PowerShell para monitorear el estado de retención del buzón en detalle. Para programar la ejecución, puede utilizar cuentas MFA y no MFA.

Para utilizar cuentas de administrador que no sean MFA, pruebe el formato siguiente.

.\MailboxHoldReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -LitigationHoldsOnly

Si la cuenta de administrador tiene MFA, no pueden usarla directamente para la programación. En su lugar, debe deshabilitar MFA según la Política de acceso condicional para que funcione.

Informe de retención de buzón: más motivos para realizar un seguimiento:

Los administradores de otros grupos de administración también pueden usar este informe de manera más efectiva para mantener los buzones de correo. Encuentre a continuación los usos adicionales.

• Cambiar la duración de la retención de un buzón inactivo.
• Elimine un buzón de correo inactivo cuando no se requieran retenciones.
• Habilite los buzones de archivo para los buzones en retención.
• Identifica la fecha de finalización de las retenciones y actualiza la duración de las retenciones.
• Identifica el estado de retención de la etiqueta de cumplimiento para comprender el rendimiento de la etiqueta de retención.

Supere los informes nativos de Office 365 con AdminDroid

La supervisión de las retenciones de buzones de correo a través de EAC y PowerShell puede presentar varios desafíos, y algunas de las desventajas son que requieren mucho tiempo, son propensas a errores, carecen de automatización y brindan una visibilidad limitada del estado de cumplimiento de una organización.

Para superar los desafíos asociados con el monitoreo de retenciones de buzones, considere usar AdminDroid Microsoft 365 reporter, que proporciona informes detallados de retenciones de buzones al superar las limitaciones de los informes nativos de Office 365 y ayuda a simplificar el proceso de administración de cumplimiento.

La herramienta de informes AdminDroid Exchange Online va más allá de lo básico y proporciona informes de buzón claros sobre retención por litigio, retención por retención y retención local con una vista más granular de la duración de la retención, el propietario, la fecha de la retención, etc. Además, puede incluso profundizar en detalles específicos del buzón de Exchange Online, como la fecha de inicio y finalización del período de retención, el tipo de buzón, el departamento y más.

En general, ya sea que sea una pequeña o una gran empresa, la herramienta de informes AdminDroid Microsoft 365 puede ayudarlo a administrar su entorno Exchange Online de manera más eficiente y efectiva. Ofrece mucho más que informes básicos de buzones de correo, que brindan información clara sobre las políticas de retención de buzones y las actividades de los buzones y ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.

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Esperamos que este blog sea útil para conocer el estado de las retenciones del buzón. Si todavía hay algo que no te queda claro, deja un comentario y resolveremos tus dudas.