¿Demasiados asistentes? La reunión de solo visualización de Teams es la solución perfecta

Microsoft Teams, la aplicación de más rápido crecimiento, es un centro de trabajo en equipo que contaba con 145 millones de usuarios activos diarios en abril de 2021.

A medida que el COVID 19 empeoró, los empleados trabajan de forma remota y sus reuniones/discusiones se programan a través de reuniones de Teams. La capacidad real para reuniones de Microsoft Teams es de 300 asistentes para inquilinos comerciales. Cuando se trata de empresas de gran escala, requieren que más empleados se unan a una reunión. Lamentablemente, solo pueden permitir que un número limitado de personas se unan a las reuniones de Microsoft Teams.

Para superar esta dificultad, Microsoft lanzó una función reveladora 'Reunión de solo visualización de Teams' que permite hasta 20.000 usuarios entrar en la reunión después de exceder el límite de asistentes. A partir de la primera semana de julio de 2021, estará limitado a 10.000 asistentes.

Habilitar reuniones de solo visualización de Teams con PowerShell

Puede usar PowerShell para habilitar o deshabilitar el modo de solo vista de los asistentes editando la política de reuniones de Teams. Solo los administradores pueden editar la política de reuniones de Teams.

Para habilitar el modo de solo visualización de Teams en PowerShell,

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -StreamingAttendeeMode Enabled

Para deshabilitar el modo de solo visualización de Teams en PowerShell,

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -StreamingAttendeeMode Disabled

Para ejecutar el cmdlet anterior, debe instalar y conectarse a Microsoft Teams PowerShell.

Nota: Los usuarios deben estar configurados con la suscripción Microsoft 365 E3/E5 o Microsoft 365 A3/A5 para organizar o asistir a una reunión de solo visualización.

Funciones del presentador y organizador en la reunión de solo visualización

El organizador crea el enlace de la reunión y establece el presentador en el momento de la creación. Como presentador u organizador, puede experimentar todas las funciones, incluidos los controles de audio y vídeo, que se implementan en la reunión de Teams.

Una vez que se alcance la capacidad de la reunión, los organizadores y presentadores recibirán el banner que informa “Esta reunión ha alcanzado la capacidad. Los participantes que se unan ahora tendrán acceso de solo visualización ”. pero no podrán ver a los asistentes de solo visualización .

La siguiente imagen muestra el banner en la parte superior de la pantalla de la reunión.

Microsoft Teams no admite el descubrimiento electrónico para los asistentes que solo pueden ver. Los organizadores actúan como anfitriones de la reunión. Pueden volver a unirse y acceder a todas las funciones incluso si abandonaron la reunión principal. Como presentador, no puede unirse a la reunión con acceso completo cuando abandonó la reunión después de alcanzar la capacidad. Solo puedes unirte como asistente de solo visualización.

Experiencia del usuario habitual en la reunión principal

Los usuarios hacen clic en el enlace enviado por el organizador para unirse a la reunión. El usuario experimentará todas las funciones según el permiso asignado por el organizador.

Como usuario habitual, puede utilizar todas las funciones, como compartir audio y vídeo y participar en el chat de la reunión.
El espacio disponible en la reunión principal permite a un usuario unirse a la reunión principal si alguno de los usuarios habituales abandona la reunión. Los asistentes pueden unirse o volver a unirse a la reunión hasta que la reunión principal vuelva a alcanzar su capacidad máxima.

Unirse a una reunión que alcanza su capacidad

Si se ha alcanzado la capacidad de la reunión principal (299+1 organizador), un asistente no podrá unirse como asistente habitual. Solo pueden unirse como asistentes de solo lectura.

Experiencia de reunión de asistentes de solo visualización

Los asistentes que solo vean experimentarán las siguientes características.

Los participantes pueden unirse como asistentes de solo visualización a través de escritorio, web y Teams Mobile (Android e IOS).
Los asistentes de solo lectura pueden escuchar a los participantes en la reunión principal como los asistentes habituales.
Pueden acceder a las transmisiones de audio y video del orador activo si las comparten.
Además, pueden ver el contenido compartido a través de la funcionalidad de escritorio.
Se supone que los asistentes no deben cambiar como asistentes habituales si uno de los asistentes habituales abandonó la reunión principal.
Como asistente de solo visualización, contará con el respaldo de la tecnología de transmisión.

La siguiente pantalla de preunión muestra que se está uniendo como asistente de solo visualización en la reunión de Teams.

Nota: Los asistentes de solo lectura tendrán 30 segundos de retraso de audio y vídeo en la reunión.

Limitaciones para los asistentes a reuniones de solo visualización de Teams

Los asistentes de solo visualización no pueden experimentar las siguientes funciones:

Cuando la reunión alcanza su capacidad máxima, los asistentes de solo lectura no pueden unirse a la reunión si no tienen permiso para evitar la sala de espera según las políticas u opciones establecidas de la sala de espera.
Los asistentes de solo lectura no pueden compartir su video o audio y no pueden participar en el chat de la reunión.
No verán el vídeo de los usuarios en la reunión principal a menos que sean oradores activos.
No pueden acceder a los archivos de PowerPoint compartidos mediante la funcionalidad de PowerPoint Live ni a aplicaciones compartidas individuales (que no sean el escritorio o la pantalla compartida).
Los asistentes de solo visualización no reaccionan con sus pensamientos ni levantan la mano durante la reunión.
Los participantes de solo lectura no pueden unirse a la reunión si el organizador no tiene permiso para pasar por alto la sala de espera.
La reunión solo admite subtítulos en inglés. Los asistentes que solo vean podrán ver los subtítulos en vivo en el escritorio y en la Web.
Los asistentes que solo vean tendrán una experiencia de video única. Pueden ver el vídeo del orador activo o el contenido compartido, pero no ambos.

¡Imperfecciones a las que te enfrentas con esta actualización!

Aunque las características de Teams son sorprendentes y están actualizadas, todavía enfrenta algunos inconvenientes técnicos.

Un presentador (orador activo) no puede volver a unirse a la reunión con acceso completo después de haber abandonado la reunión.
Ni el organizador ni el presentador tienen acceso para ver la lista de asistentes de solo lectura de Teams.
El organizador y el presentador no conocían el informe de asistencia de los participantes que se unieron después de la reunión principal.
El principal inconveniente de esta función es que una vez que una reunión excede su capacidad, una persona puede unirse solo como asistente de solo visualización, incluso el organizador no puede convertirlo en un asistente habitual.

Conclusión

Ganar productividad y comunicación enriquecida es la ventaja más destacada de los Teams. De esa manera, el modo de solo visualización de los equipos de Microsoft le brindará una experiencia diferente. Actúa como una solución de un solo paso para los administradores que dirigen una gran empresa. Aunque el modo de solo visualización de Teams tiene ventajas y desventajas, destaca entre otras aplicaciones de Office 365. La futura actualización de Microsoft Teams seguramente solucionará los problemas en la experiencia de solo visualización.