Uso compartido seguro de invitados en Microsoft 365: una guía completa
Como todos sabemos, la colaboración externa es parte de varias cargas de trabajo de Microsoft, como Grupos de Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Teams, etc., cada una de las cuales ofrece un modo distinguido de comunicación con usuarios externos. Sin embargo, es fundamental mantener un equilibrio entre la comunicación eficaz, el intercambio de información y la colaboración sin caer en una mala comunicación, un intercambio excesivo o un uso indebido de los datos por parte de usuarios externos. Por lo tanto, es importante contar con la configuración adecuada. Si no se configuran correctamente, estos permisos podrían conducir a una explotación significativa de los datos. Microsoft ya tiene algunas configuraciones que puede pasar por alto para proteger el uso compartido de invitados en Microsoft 365.
Hemos reunido algunas de las configuraciones para compartir invitados más recomendadas que puede configurar para una colaboración externa más segura en Microsoft 365.
Compartir invitados en Microsoft 365
Algunas de las configuraciones requieren que los invitados tengan una cuenta en Microsoft 365. Para asegurarse de que los invitados estén incluidos en su directorio, puede confiar en los informes de usuario en el centro de administración de Microsoft 365. Cuando comparte archivos y carpetas con usuarios fuera de su organización, es importante protegerlos utilizando diferentes combinaciones de configuraciones de uso compartido disponibles en Microsoft 365, como la integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B Preview.
¿Cómo proteger el uso compartido de invitados en Microsoft 365?
Si bien la mayoría de estas funciones ya las conoce, muchas personas no están seguras de cuándo usar qué configuraciones. Le brindaremos orientación sobre el uso de estas características en varios escenarios en Microsoft 365 para asegurar el uso compartido de invitados de manera eficiente.
Las configuraciones de uso compartido para proteger el uso compartido de invitados se encuentran dispersas en varios centros de administración en Microsoft 365. ¡Reunámoslas! Los hemos categorizado según las ubicaciones en las que se encuentran, como los centros de administración de Microsoft Entra, Microsoft 365, Teams y SharePoint.
Configuración para compartir invitados de Microsoft 365: ¿cuándo usar qué?
Explore los diversos escenarios y las respectivas configuraciones de acceso de invitados que se utilizarán en Microsoft 365.
- ID de entrada de Microsoft
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview
- Centro de administración de SharePoint
- Centro de administración de equipos
ID de Microsoft Entrada
1. Para evitar que los atacantes obtengan acceso a cuentas de invitados explotando sus credenciales:
Uso: MFA para usuarios invitados con acceso condicional
MFA actúa como una capa adicional de seguridad y requiere que los invitados verifiquen su identidad mediante una autenticación de segundo factor, como un código enviado a su teléfono o una aprobación de la aplicación de autenticación. Sin autenticación multifactor (MFA), cualquier persona con las credenciales de la cuenta podría acceder fácilmente a sus datos confidenciales.
Para configurar MFA para invitados en Microsoft Entra ID, elija "Usuarios invitados o externos" en la selección de usuarios y configure una política de acceso condicional para usuarios invitados y miembros de colaboración B2B. Luego, seleccione la casilla de verificación "Requerir MFA" y habilite la política. Ahora, los invitados deben completar la autenticación multifactor antes de obtener acceso a contenido, sitios o equipos compartidos.
2. Para exigir a los invitados que acepten sus términos de política antes de obtener acceso:
Uso: Políticas de términos de uso de Microsoft Entra para invitados
Para garantizar la confidencialidad de la información de su organización cuando trabaja con invitados externos, puede aprovechar un acuerdo de Términos de uso en Microsoft Entra ID. Este documento, al que se puede acceder como archivo PDF, describe las condiciones y limitaciones específicas para que los invitados accedan a archivos y recursos compartidos. Cuando alguien intenta acceder a un archivo compartido o a un sitio web por primera vez, verá los términos de uso. Para configurar esto, comience creando un documento usando Word o un programa similar. Guarde el documento como un archivo .pdf y cárguelo en Microsoft Entra ID. Después de esto, cualquier invitado que intente acceder al contenido, como un equipo o un sitio dentro de su organización, deberá aceptar estos términos de uso antes de continuar.
3. Para revisiones periódicas de permisos y para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso:
Uso: Revisiones de acceso a Microsoft Entra
Con las revisiones de acceso de Microsoft Entra ID, puede automatizar comprobaciones periódicas del acceso de los usuarios a diferentes equipos y grupos. Centrarse en las revisiones de acceso garantiza que los invitados no mantengan el acceso a información confidencial de la empresa más tiempo del necesario. Con las revisiones de acceso, también puede identificar cuentas de invitados inactivas que no se han utilizado activamente para iniciar sesión en Microsoft Entra ID.
4. Para cerrar sesión automáticamente en usuarios invitados después de un período definido de inactividad:
Uso: Gestión de sesiones con política de acceso condicional
La autenticación regular de invitados puede ayudar a prevenir el acceso no autorizado a los datos de su organización, especialmente si el dispositivo de un invitado carece de medidas de seguridad. Microsoft Entra ID le permite configurar políticas de acceso condicional, como tiempos de espera de sesiones inactivas, diseñadas específicamente para invitados, lo que mejora las medidas de seguridad generales.
5. Para permitir que los socios administren su propio acceso de usuarios y reduzcan las cargas de TI:
Uso: extranet B2B con invitados administrados
Habilitar la gestión de derechos de Entra ID facilita la creación de una extranet B2B, lo que facilita la colaboración segura con organizaciones asociadas que utilizan Entra ID. Este sistema permite a los usuarios registrarse automáticamente en sitios y equipos de extranet mientras acceden a los permisos a través de un proceso de aprobación.
Portal de cumplimiento de Microsoft Purview
1. Para proporcionar a los invitados acceso controlado y con plazos determinados a contenido confidencial:
Uso: Etiquetas confidenciales en Microsoft 365
Al colaborar en proyectos que implican compartir datos confidenciales con socios o contratistas externos, las etiquetas de confidencialidad de Microsoft 365 garantizan que la información compartida mantenga su seguridad y protección. Las etiquetas de confidencialidad sirven como marcas de agua para documentos confidenciales, lo que garantiza que mantengan la protección ya sea dentro o fuera de su organización. Estas etiquetas clasifican los documentos según políticas de seguridad preestablecidas, empleando cifrado e identificación de contenido. Una vez que se han aplicado las etiquetas de confidencialidad, los administradores pueden garantizar una protección constante, independientemente de la ubicación del documento.
2. Para una identificación precisa de datos confidenciales al trabajar con huéspedes:
Uso: Tipos de información confidencial personalizados
Microsoft Purview ofrece más de 100 “tipos de información confidencial” (SIT) prediseñados, como números de seguridad social y más. También puede crear SIT personalizados para sus necesidades específicas, como información altamente confidencial del proyecto. Un tipo de información confidencial personalizada es una clasificación de datos definida por el usuario. Estos SIT identifican y protegen información confidencial que no está cubierta por SIT prediseñados y luego pueden usarse para aplicar automáticamente etiquetas de confidencialidad.
3. Para evitar que se comparta sin autorización contenido confidencial con los invitados:
Uso: Prevención de pérdida de datos
La función de Prevención de pérdida de datos (DLP) de Microsoft Purview permite prevenir el intercambio no autorizado de contenido confidencial con invitados. Permite tomar acciones en función de la sensibilidad de un archivo, como la presencia de números de seguro social o números de tarjetas de crédito, etc. DLP es una de las diversas mejores prácticas de seguridad para compartir archivos y carpetas con usuarios no autenticados.
SharePoint Centro de administración
1. Si desea restringir el acceso de los invitados a los datos a través de dispositivos no administrados:
Uso: Control de acceso para restringir acceso a dispositivos no administrados
Los dispositivos que no están unidos a AD híbrido ni son compatibles con Intune se clasifican como no administrados. Para equilibrar la productividad y la seguridad, restringir el acceso permite a los usuarios de estos dispositivos utilizar navegadores. Sin embargo, no podrán descargar, imprimir, sincronizar archivos ni acceder a contenido a través de varias aplicaciones, incluidas las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office. Puede bloquear el acceso a dispositivos no administrados en el centro de administración de SharePoint y personalizarlo mediante políticas de acceso condicional.
2. Si desea restringir que los invitados compartan información con dominios que no son de confianza:
Uso: Restricción de uso compartido de dominio en SharePoint
Puede usar restricciones de dominio en SharePoint Online para identificar los dominios en los que confía y agregarlos a su lista blanca de dominios de SharePoint. Los dominios que no estén en la lista blanca no podrán compartirse externamente. Por ejemplo, si agrega gmail.com a la lista de dominios bloqueados, cualquier intento de compartir externamente con una cuenta de gmail.com generará un mensaje de error.
3. Si desea impedir que los invitados accedan a los recursos mediante enlaces de Cualquiera:
Usar: Desactivar enlaces de cualquier persona
Tiene la opción de desactivar los enlaces de cualquiera para garantizar que solo los usuarios autenticados dentro de su organización puedan acceder y compartir contenido. Esta configuración se puede ajustar tanto a nivel de toda la organización como a nivel específico del sitio.
4. Si desea permitir compartir con ciertos invitados pero bloquear a otros:
Uso: política de lista de permitidos/bloqueados para usuarios B2B
Microsoft Entra ID le permite controlar las invitaciones a organizaciones específicas para una colaboración B2B segura a través de la lista de permitidos. Esto ayuda a gestionar el acceso externo y mejorar la seguridad dentro de su organización. Así es como funcionan las políticas de permitir/bloquear en Microsoft Entra ID:
Lista de permitidos:
- Limita las invitaciones a usuarios de organizaciones específicas.
- Ofrece el más alto nivel de control sobre la colaboración B2B.
- Útil para escenarios en los que solo colabora con una pequeña cantidad de socios confiables.
Lista de bloqueo:
- Evita invitaciones a usuarios de organizaciones específicas.
- Útil para bloquear colaboraciones con organizaciones no deseadas o potencialmente riesgosas.
- Ofrece un control menos restrictivo que una lista de permitidos
5. Sipermitesolo determinadas personas de su organización colaborar con los invitados:
Uso: Limitar el uso compartido a grupos de seguridad específicos
Si desea que solo un determinado usuario de confianza y al mismo tiempo impida que todos los demás colaboren con usuarios externos, debe restringir el acceso por parte de los grupos de seguridad. Cuando está habilitado, solo los miembros designados del grupo de seguridad pueden acceder a sus cuentas de OneDrive. Los usuarios fuera de este grupo de seguridad no podrán acceder a su propio OneDrive ni a los elementos compartidos en él, incluso si tienen licencia para OneDrive.
Equipos Centro de administración
Para controlar el uso compartido de invitados en Microsoft Teams:
Uso: administrar el acceso de invitados, las llamadas y los mensajes de Microsoft 365 en Teams
El control de la colaboración externa en Microsoft Teams implica una serie de configuraciones administradas dentro del centro de administración de Teams, específicamente en la sección “Acceso de invitados”.
- Opciones de llamada de invitados: controla si los invitados pueden participar en llamadas de igual a igual dentro de Teams.
- Configuración de reunión de invitados: determina si los invitados pueden utilizar video durante llamadas y reuniones, opciones para compartir pantalla.
- Configuración de mensajería para invitados: esta configuración rige las capacidades de mensajería para invitados en Teams.
Para administrar la configuración anterior de manera efectiva, puede confiar en el informe de membresía del grupo en Microsoft 365 y enumerar los usuarios invitados en su organización.
También puede limitar el acceso de usuarios externos bloqueando algunas configuraciones importantes en Microsoft 365. Espero que este blog lo haya guiado con las mejores prácticas para asegurar el uso compartido de invitados. Gracias por leer. No dude en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios para obtener ayuda.