Cómo configurar y administrar el cifrado de correo electrónico de Office 365

Office 365 incluye una potente característica de seguridad, Office 365 Message Encryption (OME), que permite a las organizaciones enviar de forma segura información confidencial a través de una infraestructura que de otro modo sería relativamente insegura: los servidores de correo. OME combina el cifrado de correo electrónico con capacidades de administración de derechos impulsadas por Azure Information Protection.

Los planes E3 y E5 de las suites Office 365 y Microsoft 365 tienen licencia automática para cifrado. Para usarlo con un plan inferior, debe agregar la licencia complementaria de Azure Information Protection para cada usuario que necesite cifrado. Si su inquilino de Office 365 se creó después de febrero de 2018, las capacidades de cifrado de mensajes están presentes y activadas automáticamente. Si su inquilino se creó antes de esa fecha, Microsoft está implementando las capacidades de manera lenta pero segura y habilitándolas para usted; Comenzaron este proceso en agosto de 2018, por lo que no pasará mucho tiempo antes de que su inquilino mayor obtenga acceso. OME funciona con buzones de correo de Office 365, así como con buzones de correo locales que usan Exchange Online Protection.

Los correos electrónicos se cifran mediante una plantilla de gestión de derechos. Puede usar una de las plantillas predeterminadas o crear la suya propia a través de Azure Portal.

Enviar un mensaje cifrado

Los usuarios pueden cifrar cualquier mensaje que envíen. El procedimiento depende del cliente de correo que estén utilizando.

Para enviar un correo electrónico cifrado utilizando el cliente Outlook, desde la ventana del mensaje, vaya a la pestaña Opciones, haga clic en Permiso y elija "Cifrar" de la lista de opciones de protección.

Figura 1-1. Cifrar un mensaje en Outlook 2016

En Outlook en la Web, en una ventana de mensaje nuevo, haga clic en Proteger en la barra de menú y luego haga clic en Cambiar permisos. En la ventana que aparece, elija la opción de protección "Cifrar":

Figura 1-2. Cifrar un mensaje en Outlook para la Web

Leer y responder a mensajes cifrados

Cuando un usuario envía un mensaje cifrado a un destinatario externo, el servicio guardará una copia en sus propios servidores y enviará un mensaje similar a este:

Figura 1-3. Recibir un mensaje cifrado enviado fuera del inquilino de Office 365

Cuando el usuario externo hace clic en el botón "Leer el mensaje", puede iniciar sesión con una cuenta social existente que utilice la misma dirección de correo electrónico a la que se envió el mensaje, o puede optar por que el servicio envíe un código de acceso único. a esa dirección de correo electrónico. Cuando se cumple cualquiera de esas condiciones, el servicio mostrará el mensaje protegido en la ventana del navegador web conectada a una página en el portal de cifrado de mensajes de Office 365. El destinatario también puede responder de forma segura al remitente original.

Administrar el cifrado a través de PowerShell

Para verificar que su inquilino esté configurado para cifrado, use el siguiente comando y asegúrese de que el valor del Remitente sea una cuenta válida en su inquilino:

Test-IRMConfiguration -Sender someaccount@yourtenant.com

Si ve "RESULTADO GENERAL: APROBADO", entonces está listo para comenzar.

Puede configurar una regla para que cuando un destinatario responda a un mensaje protegido, el usuario interno no necesite iniciar sesión en el portal de mensajes cifrados para ver la respuesta. (Dado que la respuesta permanece en los servidores de Microsoft, no hay riesgo de interceptar el contenido del mensaje en tránsito SMTP). Utilice el siguiente comando para configurar esta regla:

New-TransportRule - Name "Strip encryption from inbound e-mail" -SentToScope "InOrganization" -RemoveOME $true

Ahora que ha aprendido cómo configurar y administrar el cifrado de mensajes, consulte la publicación de mi blog sobre la creación y administración de grupos de Office 365.