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¿Cómo establecer el período de retención en OneDrive para empresas?

Requisito: Aumentar el período de retención de OneDrive para empresas.

¿Cómo configurar la retención de usuarios eliminados en OneDrive para la Empresa?

Los usuarios con una licencia de SharePoint Online obtienen un sitio OneDrive para Empresas para almacenar su contenido en Office 365. Cuando un usuario abandona la empresa, la cuenta de usuario se elimina de Active Directory y se sincroniza con el entorno de Microsoft 365. Luego se ejecuta el trabajo de limpieza de OneDrive y el sitio de OneDrive se marca para su eliminación. Cuando se programa la eliminación de una colección de sitios de OneDrive para la Empresa, la propiedad del sitio se transfiere al administrador del usuario. En caso de que falte la propiedad del administrador para el perfil de la cuenta de usuario que se está eliminando, el trabajo de limpieza de OneDrive intenta enviar una notificación por correo electrónico al "propietario secundario" si está completa.

El administrador o el propietario secundario recibirán una notificación por correo electrónico sobre el sitio de OneDrive y le informarán que OneDrive se eliminará al final del período de retención. Recibirán una segunda notificación por correo electrónico siete días antes de que expire el período de retención. Después de 7 días, el OneDrive del usuario eliminado se mueve a la papelera de reciclaje de la colección de sitios y se conserva durante 93 días adicionales. El período de retención predeterminado para los sitios de OneDrive marcados para su eliminación es de 30 días. Puede ampliar el período de retención en el centro de administración de OneDrive o mediante PowerShell.

Establecer período de retención en OneDrive para la Empresa

Para establecer la cantidad de días para conservar un sitio de OneDrive después de marcar una cuenta de usuario para su eliminación, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint en https://SuDominio-Admin.SharePoint.com
  2. Haga clic en el enlace "Configuración" debajo de la navegación izquierda

  3. En la página de configuración, haga clic en "Retención" junto a la aplicación "OneDrive". La configuración de retención tiene la cantidad de días para retener OneDrive después de que se elimina una cuenta de usuario.

  4. Ingrese la cantidad de días que desea conservar el sitio OneDrive después de que una cuenta de usuario esté marcada para su eliminación en "Días para conservar archivos en OneDrive después de que una cuenta de usuario esté marcada para su eliminación". El valor mínimo para esta configuración es 30 días y el valor máximo es 3650 días (10 años).

PowerShell establecerá OneDrive para el período de retención empresarial

Puede configurar durante cuánto tiempo se conservarán los archivos después de que un usuario esté marcado para su eliminación mediante el cmdlet Set-SPOTenant de PowerShell. La configuración realmente entrará en vigor para el próximo usuario que se elimine y el recuento comenzará tan pronto como se elimine la cuenta de usuario en el centro de administración de Microsoft 365. Configuremos una política de retención para OneDrive para la Empresa para los usuarios eliminados durante 90 días.


#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url $TenantAdminURL -Credential (Get-Credential)

#Set onedrive for business retention period
Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod 90

Una vez que se alcanza el período de retención, el sitio OneDrive se moverá a la Papelera de reciclaje y permanecerá allí durante 93 días, y luego se eliminará permanentemente (¡si el administrador no lo restaura!). Documentación de Microsoft: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/set-retention

En conclusión, establecer un período de retención en OneDrive para la Empresa puede ayudar a mantener sus datos organizados y seguros. El proceso de configuración de períodos de retención en OneDrive para la Empresa es relativamente simple y se puede realizar a través del centro de administración de Microsoft 365 o PowerShell como se explicó anteriormente.

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