¿Qué es OneDrive para empresas y cuáles son sus beneficios?
OneDrive y OneDrive for Business pueden compartir el mismo nombre, pero son completamente diferentes en cuanto a funcionalidad. OneDrive for Business no es simplemente la versión profesional de OneDrive. Hay cosas clave que los separan. La necesidad de implementar OneDrive o OneDrive for Business dependerá de lo que desee almacenar en la nube y de cómo necesitará acceder a él.
¿Qué es OneDrive?
OneDrive, en pocas palabras, es el almacenamiento en la nube que está disponible en su Explorador de archivos de Windows. Es casi seguro que esté familiarizado con él si está utilizando el Servidor de archivos, ya que es la opción de guardado predeterminada.
OneDrive te permite sincronizar y almacenar tus archivos personales en un solo lugar y compartirlos con tus contactos. Puede acceder a sus archivos personales desde cualquier dispositivo conectado a través de OneDrive.
Si se registra para obtener una cuenta gratuita de Microsoft, obtendrá automáticamente acceso a OneDrive, con 5 GB de almacenamiento. Así es como se ve:
¿Qué es OneDrive para la Empresa (ODFB)?
Lo primero es lo primero, separe OneDrive de ODFB en su mente. No se parecen en nada. OneDrive for Business se centra en el almacenamiento en la nube para empresas. Su objetivo es permitir a los usuarios compartir y colaborar en documentos con otros compañeros de trabajo y es administrado por la organización. Lo que los usuarios individuales pueden hacer en la biblioteca está completamente controlado por los administradores de la colección de sitios.
Cada usuario individual tiene un lugar de almacenamiento personal; sin embargo, a diferencia de OneDrive, ODFB funciona con SharePoint. Para iniciar sesión, si la organización usa AD u Office 365 para crear los sitios de SharePoint, los usuarios deberán usar su contraseña de AD u Office 365.
Debido a que es SharePoint, se puede implementar localmente si es necesario y proporciona muchas más opciones para que los administradores controlen los derechos de acceso.
ODFB también se diferencia de OneDrive para usuarios personales en varios otros aspectos, algunos de los cuales incluyen mejores auditorías e informes, espacio de almacenamiento significativamente mayor, mejor integración con Office 365 para empresas y otros productos de Microsoft basados en la nube.
A continuación se muestra una explicación más detallada de sus beneficios.
Beneficios de OneDrive para empresas
Uso compartido de archivos y permisos
ODFB proporciona un control más granular sobre quién tiene acceso a qué documentos y las acciones que se pueden realizar en esos documentos. Puede establecer una fecha de vencimiento en un enlace compartido, administrar dominios compartidos externos y limitar el uso compartido externo para usuarios específicos. Las empresas también pueden aprovechar las capacidades mejoradas para auditar las invitaciones externas para compartir.
Almacenamiento de datos
OneDrive for Business ofrece a los usuarios empresariales hasta 1 terabyte (TB) de espacio cada uno, que es mucho más de lo que la mayoría de los usuarios usarían alguna vez. Sin embargo, cabe señalar que, de forma predeterminada, los datos que sincroniza desde OneDrive se almacenan en su disco local.
Naturalmente, si está sincronizando grandes cantidades de datos y tiene espacio limitado en su disco duro, puede tener problemas. Afortunadamente, ODFB le brinda opciones para controlar qué datos se sincronizan con su carpeta personal de OneDrive.
Los administradores pueden determinar fácilmente cuánto espacio de almacenamiento utilizan sus empleados visitando la página de métricas de almacenamiento. Por supuesto, esto no les proporciona ninguna información sobre la cantidad de espacio de almacenamiento disponible según el consejo del empleado.
Descubrimiento y protección de datos confidenciales
Con algunas licencias, las empresas pueden buscar contenido confidencial en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa. ODFB reconoce 51 tipos de información confidencial, que incluyen números de tarjetas de crédito, números de pasaporte y números de Seguro Social.
Dentro de ODFB, las empresas pueden configurar políticas de seguridad básicas y generar informes para documentos que contienen información confidencial. Las empresas también tienen más control sobre qué dispositivos pueden acceder a sus datos y las direcciones IP y dominios desde los que los usuarios pueden conectarse a OneDrive.
ODFB para móviles
La aplicación para teléfonos móviles OneDrive for Business ofrece una excelente experiencia de usuario y está disponible para dispositivos Android e iOS. La aplicación móvil permite a los usuarios compartir, mover, eliminar y ver documentos fácilmente, incluso cuando no están conectados.
Una característica interesante de la aplicación móvil ODFB es la capacidad de realizar anotaciones en línea en documentos PDF, lo que incluye dibujar, resaltar y comentar.
Controles de versión
ODFB proporciona controles de versión que facilitan mucho la colaboración en equipo. Los beneficios del control de versiones son que permite a los administradores revisar o restaurar versiones anteriores de un documento o archivo, y les brinda visibilidad de quién realizó qué cambios y cuándo.
De forma predeterminada, ODFB conservará las últimas 25 versiones de un documento; sin embargo, este número se puede cambiar en la configuración. Para utilizar esta función, los administradores deberán activar el control de versiones de documentos en el panel de control.
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