OneDrive para la seguridad empresarial: el misterio resuelto

En los últimos años, las organizaciones han adoptado gradualmente tecnologías en la nube para una amplia gama de propósitos comerciales. Normalmente, el servicio en la nube que se utiliza primero es el almacenamiento de archivos. El almacenamiento en la nube permite a todas las empresas, desde pequeñas hasta grandes, controlar los costos y al mismo tiempo garantizar una alta disponibilidad de sus datos. Dos opciones populares para el almacenamiento de archivos en la nube provienen de Microsoft: Microsoft OneDrive es para clientes no comerciales y forma parte de sus servicios de correo electrónico. OneDrive for Business está diseñado para empresas; Esta opción de almacenamiento de archivos en la nube de Microsoft normalmente forma parte de una suscripción a Office 365.

Al elegir un servicio de archivos en la nube, las organizaciones consideran muchos factores, como el costo, la ubicación del centro de datos, el rendimiento, las capacidades de almacenamiento y la integración con otras plataformas. Un tema fundamental que a menudo se pasa por alto es la seguridad de la plataforma. Con demasiada frecuencia, las empresas confían en estos servicios simplemente porque el proveedor afirma que son seguros, cuando en realidad deberían comprobar por sí mismos los controles de seguridad de la nube disponibles. Saber qué tan seguros son los datos que posee su empresa debería ser el criterio número uno al elegir un servicio de almacenamiento de archivos en la nube.

Aquí, revisaré las características de seguridad clave de OneDrive para la Empresa y ofreceré cinco mejores prácticas importantes para mantener seguros los datos de su organización.

¿Qué tan seguro es OneDrive para empresas?

Desde el primer día, Microsoft se aseguró de que OneDrive for Business tuviera las funciones de seguridad esenciales, desde autenticación y control hasta almacenamiento cifrado. Y desde entonces, Microsoft ha trabajado constantemente para mejorar los controles de seguridad en OneDrive for Business para cumplir incluso con los requisitos comerciales más estrictos.

Funciones de seguridad clave

Cifrado de datos

Toda la comunicación con el servicio OneDrive for Business está protegida mediante SSL/TLS:

Todas las conexiones SSL utilizadas para la comunicación con OneDrive para la Empresa a través de Internet se establecen mediante claves de 2048 bits.
El movimiento de datos entre centros de datos se transmite a través de una red privada y además está protegido con cifrado.

Estas dos características garantizan que cuando acceda a sus recursos de contenido o cuando sus datos se repliquen en otros centros de datos, las protecciones sigan vigentes.

En segundo lugar, todos los datos se cifran en reposo mediante el cifrado a nivel de disco BitLocker combinado con el cifrado por archivo del contenido real. El cifrado por archivo es especialmente potente, ya que cada archivo cifrado tiene una clave de cifrado única y cada actualización posterior del archivo se cifra utilizando esa clave. Las claves de cifrado residen en una ubicación diferente a la del contenido. El cifrado utiliza el Estándar de cifrado avanzado (AES) con claves de 256 bits y cumple con el Estándar federal de procesamiento de información (FIPS) 140-2.

La última parte del cifrado se encuentra dentro de las bases de datos de contenido SQL que contienen el mapa necesario para localizar y volver a ensamblar todo el contenido y las claves necesarias para descifrar todos los datos.

Permisos de usuario y uso compartido

Los administradores globales y los administradores de SharePoint pueden administrar OneDrive para la Empresa a través del Centro de administración de OneDrive, donde se pueden definir la configuración y el uso compartido organizacional y los permisos básicos. Dentro de la suite Microsoft Office 365, existe una relación uno a uno entre OneDrive para la Empresa y SharePoint Online; Cada ubicación de OneDrive es en realidad una colección de sitios dentro de SharePoint Online. Como resultado, la administración de la seguridad y los permisos de OneDrive para la Empresa es idéntica a la administración de SharePoint.

El Centro de administración de OneDrive proporciona configuraciones para compartir que controlan todos los enlaces para compartir. Dentro de la categoría Enlaces predeterminados, los administradores pueden configurar el tipo de enlace utilizado de forma predeterminada cuando los usuarios comparten elementos:

Compartible: si cualquiera puede compartir contenido externo en SharePoint Online, esta configuración estará disponible. Esta configuración hace que el enlace sea accesible para cualquier persona que lo tenga.
Interno: esta configuración hace que los enlaces solo sean accesibles para los usuarios dentro de la organización. Si se permite el uso compartido externo, los usuarios finales deberán seleccionar el tipo de enlace cada vez que compartan archivos.
Directo: solo las personas especificadas cuando el usuario final crea el enlace pueden acceder a estos enlaces. Utilice este tipo para compartir con invitados que deberán autenticarse o con un pequeño grupo de personas de su organización.

Los permisos para compartir externos están disponibles a nivel global, de colección de sitios y de usuario. OneDrive para la Empresa proporciona controles granulares que le permiten evitar que usuarios individuales compartan contenido. Con los controles deslizantes del Centro de administración de OneDrive, puede ajustar los niveles de permiso para compartir archivos externos de SharePoint Online y OneDrive para la Empresa para satisfacer las necesidades de su organización.

Sincronización de Contenido

Una de las características más atractivas de OneDrive for Business es su capacidad para sincronizar contenido con múltiples dispositivos. OneDrive for Business proporciona un servicio de Archivos bajo demanda que ofrece tres estados de archivo diferentes para que pueda elegir si un determinado contenido debe mantenerse en línea únicamente, estar disponible localmente o estar siempre disponible.

El Centro de administración de OneDrive le permite controlar aún más el cliente de sincronización de OneDrive; en particular, puede restringir la sincronización únicamente a dispositivos unidos a un dominio o bloquear la sincronización de ciertos tipos de archivos.

Se pueden aplicar restricciones aún más estrictas utilizando las políticas ofrecidas por Microsoft Intune. Si utiliza OneDrive para la Empresa en dispositivos corporativos, como portátiles con Windows 10, también puede utilizar las Políticas de grupo de Active Directory para restringir aún más la sincronización. Por ejemplo, podría solicitar a los usuarios de Windows 10 que muevan sus archivos locales a OneDrive para la Empresa.

Políticas de Protección de Datos y Prevención de Pérdida de Datos

Si almacena archivos en cualquier servicio de almacenamiento de archivos en la nube, incluido OneDrive for Business, debe establecer políticas que controlen los tipos de contenido que se pueden almacenar y compartir. OneDrive for Business ofrece cinco funciones de protección principales:

Realizar una búsqueda de registros de auditoría de actividades
Aplicar políticas de prevención de pérdida de datos
Aplicar políticas de preservación
Crear y gestionar casos de eDiscovery
Crear alertas para actividades específicas.

Se necesitan políticas de prevención de pérdida de datos para controlar el flujo de datos dentro del sistema de almacenamiento de archivos, especialmente datos confidenciales como datos personales de empleados o clientes. Estas políticas utilizan reglas para identificar números de tarjetas de crédito, números de Seguro Social, números de licencia de conducir y otros tipos de datos confidenciales. Cada política se puede modificar en función de cómo se comparte el contenido. Por ejemplo, existe una regla que podría bloquear el acceso a contenido que contenga números de Seguro Social si se comparte externamente, o bloquear el acceso a contenido que incluya información bancaria y que se comparta dentro de la organización.

Consejos para mejorar la seguridad de OneDrive para empresas

Aunque Microsoft ofrece excelentes protecciones, muchas organizaciones no saben qué está disponible o no conocen las mejores prácticas a implementar. A continuación se ofrecen cinco consejos clave para mejorar la seguridad de los datos en OneDrive para la Empresa:

Definir y aplicar políticas de prevención de pérdida de datos para controlar el flujo de datos.
Configure restricciones de colección de sitios y de usuario final para compartir contenido.
Defina y aplique políticas de dispositivos para restringir el acceso y la sincronización.
Utilice características proporcionadas por los servicios más grandes de Azure para proteger OneDrive para la Empresa, como la Protección de Información Avanzada y las Políticas de Acceso Condicional.
Aumente el registro y la auditoría nativos de OneDrive para Empresas con software de terceros para obtener una mejor visión del comportamiento del usuario.

Conclusión

Al comprender las características de seguridad de OneDrive para la Empresa y seguir estas cinco mejores prácticas, podrá comprender mejor el comportamiento de los usuarios finales y administradores en su empresa, abordar los problemas de seguridad de manera oportuna y aprobar auditorías de cumplimiento.