Cómo crear un buzón de correo compartido Office 365
En esta guía, aprenderá cómo crear un buzón de correo compartido en Office 365 utilizando el Centro de administración de Exchange y PowerShell.
Temas de esta guía:
- ¿Qué es un buzón compartido?
- Cómo crear un buzón compartido en el Centro de administración de Exchange
- Cómo crear un buzón compartido usando PowerShell
¿Qué es un buzón compartido?
Un buzón compartido se parece mucho a un buzón de usuario normal en el sentido de que tiene una lista de carpetas y un calendario. El objetivo principal de un buzón compartido es la gestión del correo electrónico. Puede ser excelente para un equipo o departamento que necesita un buzón central simple que todo el equipo pueda usar. Un buzón compartido está formado por personas a las que se les ha delegado acceso para administrar correos electrónicos. No puede delegar el acceso a un buzón compartido a personas ajenas a la organización. Las personas dentro y fuera de su organización pueden enviar correos electrónicos a un buzón compartido.
Un buzón compartido no necesita una licencia; sin embargo, los usuarios a los que se les ha delegado acceso al buzón compartido necesitarán una licencia de Exchange. Además, si el buzón tendrá más de 50 GB, necesitará una licencia para agregar más espacio. Con una licencia Exchange E3/E5, aumentará el límite de tamaño a 100 GB. Microsoft recomienda que no se delegue el acceso a un buzón compartido a más de 25 usuarios. No hay límite en la cantidad de buzones compartidos que puede crear en su inquilino.
Cuando crea un buzón compartido, se crea automáticamente una cuenta de usuario correspondiente con una contraseña generada automáticamente. Sus usuarios no necesitarán la identificación de usuario ni la contraseña para iniciar sesión en el buzón compartido. La cuenta debe configurarse para bloquear el inicio de sesión por motivos de seguridad. Si este buzón se ve comprometido, entonces el actor malicioso tiene acceso para enviar correos electrónicos tanto dentro como fuera de su organización.
Un ejemplo de un escenario en el que un buzón compartido sería ideal: un departamento de cuentas por cobrar con varios empleados, y necesita que todas las facturas de proveedores externos lleguen a ese buzón y cada empleado necesita ver esas facturas. Puedes delegar el acceso al buzón de cada empleado. Luego, cada empleado podría ver y responder los correos electrónicos.
Cómo crear un buzón compartido en el Centro de administración de Exchange
Paso 1: inicie sesión en el Centro de administración de Exchange
Inicie sesión en https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/SharedMailbox y haga clic en Equipos y grupos, luego seleccione Buzones compartidos.
Paso 2: haga clic en Agregar un buzón compartido
A continuación, haga clic en "Agregar un buzón compartido"
En la ventana emergente Agregar un buzón compartido, ingrese un Nombre para mostrar. Este debe ser único y fácilmente reconocible. La dirección de correo electrónico se completará automáticamente pero puedes cambiarla. La dirección de correo electrónico debe ser fácil de recordar, especialmente si se la va a dar a usuarios externos para que envíen correos electrónicos a su organización.
Voy a llamar a este buzón de correo compartido Cuentas por pagar. La dirección de correo electrónico se completó automáticamente con cuentas por pagar, así que la dejaré así. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior.
Una vez creado el buzón compartido, recibirá un mensaje indicando que se realizó correctamente. Luego puede agregar miembros (delegados) y administrar la configuración del buzón compartido.
NOTA: La creación del buzón puede tardar hasta 15 minutos. Es posible que deba esperar antes de agregar miembros al buzón.
Paso 3: agregar miembros al buzón compartido
Los miembros del buzón compartido son los usuarios a los que desea que tengan acceso al buzón compartido.
Haga clic en el buzón compartido y luego haga clic en editar debajo de miembros.
Haga clic en "Agregar miembros"
A continuación, puede buscar un miembro o desplazarse por la lista y seleccionar los usuarios que desea agregar. Cuando tenga los usuarios seleccionados, haga clic en el botón Agregar.
De forma predeterminada, cada miembro recibe permisos de lectura y administración, así como permisos de Enviar como.
Agregué dos miembros, así que ahora a la derecha de Leer y administrar permisos, veo 2 miembros. Lo mismo para los permisos Enviar como.
Paso 4: Cómo acceder a un buzón compartido
Si está utilizando el cliente de escritorio de Outlook, el buzón compartido debería aparecer automáticamente en el panel de carpetas. Es posible que tengas que esperar varios minutos después de crear el buzón compartido antes de que aparezca.
Abra un buzón compartido en Outlook en la Web.
1. Haga clic derecho en Carpetas y seleccione "Agregar carpeta compartida"
2. Ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico del buzón compartido y haga clic en agregar.
El buzón de correo compartido ahora debería aparecer en el panel de navegación izquierdo.
Bloquear el inicio de sesión en el buzón compartido
Cuando crea un buzón compartido, se crea automáticamente una cuenta de usuario correspondiente con una contraseña generada automáticamente. La cuenta debe configurarse para bloquear el inicio de sesión por motivos de seguridad.
Estos pasos son opcionales pero se recomiendan para aumentar la seguridad de Office 365.
Inicie sesión en https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/users y localice el usuario asociado con el buzón compartido que acaba de crear.
En mi ejemplo, el nombre del buzón compartido es Cuentas por pagar.
Haga clic en el cuadro a la izquierda de Bloquear el inicio de sesión de este usuario y haga clic en Guardar cambios en la parte inferior.
Seleccione la casilla "Bloquear el inicio de sesión de este usuario" y haga clic en "Guardar cambio".
Aparecerá una ventana emergente que dice que la cuenta ahora no puede iniciar sesión.
La cuenta ahora debería decir Inicio de sesión bloqueado en la parte superior.
Cómo crear un buzón compartido con PowerShell
Paso 1: Conéctese para intercambiar en línea.
Consulte el artículo conectar intercambio en línea powershell para obtener instrucciones paso a paso.
Paso 2: ejecute el cmdlet New-Mailbox
Para crear el buzón compartido, usaremos el cmdlet New-Mailbox.
New-Mailbox -Shared -Name “Accounting Dept” -DisplayName “Accounting Department”Este ejemplo crea el buzón compartido llamado Departamento de Contabilidad con una dirección de correo electrónico principal de contabilidaddept@activedirectorypro.com (utiliza el campo Nombre para completar la dirección de correo electrónico).
Paso 3: modificar los permisos del buzón compartido
Para otorgar a un usuario acceso completo al buzón, utilice el cmdlet Add-MailboxPermission.
Add-MailboxPermission -Identity "Marketing" -User "123 User" -AccessRights FullAccess -InheritanceType AllEn este ejemplo, le damos al "Usuario 123" acceso completo al buzón compartido "Departamento de marketing" (usando el nombre de alias).
Para otorgar a un usuario permisos de envío, utilizamos el cmdlet Add-RecipientPermission
Add-RecipientPermission "Marketing" -AccessRights SendAs -Trustee "ABC User" -Confirm:$falseEn este ejemplo, le otorgamos al usuario "Usuario ABC" permisos de envío para el Departamento de marketing del buzón compartido (utilizando el alias Marketing).
Para otorgar permisos de Enviar en nombre, utilizamos el cmdlet Set-Mailbox
NOTA: Esto reemplazará todos los permisos delegados de Enviar en nombre de todos los usuarios existentes.
Set-Mailbox -Identity “Marketing” -GrantSendOnBehalfTo “Annie Smith”En el ejemplo anterior, le otorgamos al usuario "Annie Smith" permisos de envío en nombre del buzón de correo compartido "Departamento de marketing" (usando el alias Marketing).
Para agregar un usuario a la lista existente de permisos de envío en nombre utilice este comando.
Set-Mailbox -Identity "Marketing" -GrantSendonBehalfTo @{Add="123 User"}En el ejemplo anterior, agregamos el usuario "123 Usuario" a la lista existente de permisos de Enviar en nombre del buzón compartido "Marketing".
Resumen
Un buzón de correo compartido es útil cuando necesita que varias personas administren correos electrónicos, como leer y responder a las solicitudes de los clientes.
En esta guía, le mostré cómo crear un buzón de correo compartido utilizando el centro de administración de Exchange y PowerShell. También te mostré cómo modificar los permisos del buzón compartido con PowerShell. Espero que hayas disfrutado de este artículo. Si tienes preguntas o comentarios, publícalos a continuación.