Cómo crear un calendario compartido en Outlook
Un calendario compartido realmente puede ayudar a su equipo de proyecto a la hora de realizar un seguimiento de las citas y las próximas tareas. La ventaja de un calendario compartido en Outlook es que, con los permisos adecuados, cada miembro puede crear y editar citas o sólo ver las próximas reuniones.
Se puede crear un calendario compartido en su propia cuenta o puede usar una cuenta de buzón de correo compartido para crear el calendario. Podemos crear el calendario tanto en Outlook como en Outlook Online.
En este artículo, explicaré cómo crear un calendario compartido en Outlook, establecer los permisos correctos y cómo los miembros pueden abrir el calendario.
Crear un calendario compartido en Outlook
Cada buzón viene con un calendario por defecto. Ahora puedes compartir tu propio calendario con tus compañeros, pero esa no siempre es la mejor opción. Lo que mucha gente no sabe es que puedes crear calendarios adicionales en Outlook.
Vamos a crear un nuevo calendario en Outlook, que luego compartiremos. De esta manera podemos mantener nuestras propias citas separadas del proyecto. Y con la función de superposición de calendario en Outlook, aún realizamos un seguimiento de todas las citas en una sola descripción general.
Los pasos a continuación describen cómo puede crear y compartir un calendario en Outlook; desplácese hacia abajo para ver los pasos en Outlook 365.
Abrir la vista de calendario en Outlook
En Outlook, haga clic en el icono del calendario.
Agregar un nuevo calendario en blanco
- Asegúrate de tener seleccionada la pestaña Inicio
- Haz clic en Agregar calendario en la cinta
- Selecciona Crear nuevo calendario en blanco…
Crear el nuevo Calendario
Asigne un nombre al nuevo calendario, seleccione una ubicación para el calendario y haga clic en Aceptar. La ubicación predeterminada, en su propia cuenta de buzón, está bien para la mayoría de situaciones. Más adelante en el artículo, explicaré cómo puedes crear el calendario en una cuenta de buzón de correo compartido.
Ten en cuenta que si tu cuenta se cierra, ya no podrás acceder al calendario.
Compartió el calendario con miembros
El calendario ahora se crea en Mis calendarios. Ahora necesitaremos compartir el calendario con los miembros de nuestro proyecto.
En la cinta, en la pestaña inicio, haga clic en Compartir calendario y seleccione nuestro calendario recién creado.
Si el calendario aún no se muestra, haga clic en Enviar/Recibir y Enviar/Recibir todas las carpetas. Puede pasar un minuto hasta que el calendario esté visible.
Añadir permisos al calendario
En el cuadro de diálogo, haga clic en Agregar para seleccionar los miembros a los que desea otorgar acceso al calendario. A continuación, establezca el permiso correcto que desea otorgar, por ejemplo, puede editar o solo ver todos los detalles. Cuando termine, haga clic en Aplicar
Lea más sobre el nivel de permisos del calendario en este artículo, donde explico todas las diferencias.
Crear un calendario compartido en Outlook 365
También podemos crear un nuevo calendario en Outlook 365 y compartirlo con los miembros de nuestro proyecto. Los pasos son bastante similares, sólo que el diseño es diferente.
Abra Outlook Online y abra su vista de calendario.
Haga clic en Agregar calendario
Haga clic en Crear calendario en blanco.
-
Dale al calendario un nombre, un color y, opcionalmente, un icono.
Haga clic en Guardar para crear el nuevo calendario.
El calendario recién creado debería aparecer ahora en el lado izquierdo, en Mis calendarios. Todo lo que tenemos que hacer ahora es compartir el calendario con otros usuarios:
Pase el mouse sobre el calendario recién creado.
Haz clic en los 3 puntos
Haga clic en Compartir y permisos
Deberá agregar una persona a la vez, buscar por nombre o dirección de correo electrónico y seleccionar el usuario.
Elija el nivel de permisos y haga clic en Compartir. Repita los pasos para todos los usuarios.
Cómo abrir un calendario compartido en Outlook
Los propios usuarios deberán agregar un calendario compartido en Outlook. Hay dos maneras de hacerlo. Cuando comparte un calendario con sus colegas, ellos recibirán un correo electrónico de invitación automáticamente. El usuario puede simplemente hacer clic en aceptar para agregar el calendario compartido a su Outlook.
Otra opción es agregar manualmente el calendario en Outlook, para ello necesitarás saber el nombre del calendario.
Abra la vista de calendario en Outlook y haga clic en Agregar calendario
Seleccione Abrir calendario compartido…
Ingrese el nombre del calendario compartido y haga clic en Abrir. Puede pasar algún tiempo antes de que el calendario sea visible en Outlook. Si busca el nombre del calendario y obtiene la respuesta "No hay sugerencias", espere una hora y vuelva a intentarlo.
En mi experiencia, hacer clic en aceptar en el correo electrónico de invitación funciona más rápido.
Crear un calendario compartido en un buzón compartido
Cuando tiene permisos de acceso total a un buzón compartido, también es posible crear un nuevo calendario compartido en el buzón compartido. La ventaja de este método es que el calendario no está vinculado a la cuenta de Outlook de un empleado. Entonces, cuando el empleado deja la organización, otros aún pueden usar el calendario.
Para crear el calendario, siga los pasos descritos anteriormente, solo que en el Paso 3, seleccionaremos una ubicación diferente para el calendario:
Desplácese hacia abajo en la lista debajo de "Dónde colocar la carpeta".
Expanda el buzón compartido (en este caso llamado "openmailbox"
Seleccione la carpeta del calendario
El calendario compartido ahora se crea en la cuenta del buzón compartido "openmailbox".
Cerrar o eliminar un buzón compartido
Cuando abandones el proyecto, probablemente quieras eliminar el calendario compartido de Outlook. Cerrar o eliminar un buzón compartido es bastante sencillo:
Haga clic derecho en el calendario en Outlook
Elija Eliminarcalendario
O en Outlook en línea
Coloca el cursor sobre el calendario y haz clic en los 3 puntos para ver más opciones.
Haga clic en Eliminar para cerrar el calendario.
Terminando
Los calendarios compartidos en Outlook son realmente útiles cuando se trabaja en un proyecto o cuando se planifica un evento. Puedes compartirlo fácilmente con varias personas, otorgar diferentes permisos y mantener tu propio calendario para ti.
Espero que este artículo te haya ayudado a crear un calendario compartido. Si tienes alguna pregunta, deja un comentario a continuación.