Los administradores pueden deshabilitar las firmas itinerantes de Microsoft Outlook

Microsoft ocupa un lugar central cuando se trata de mejorar la experiencia del usuario de M365. Constantemente ofrecen actualizaciones de todos los recursos de M365 para lograr este objetivo. De esta manera, incorporaron una característica nueva e interesante: firmas móviles de Outlook para Exchange Online, lo que simplifica la configuración de firmas de correo electrónico en todos sus dispositivos.

Pero aquí está el giro de la trama: las firmas itinerantes pueden ser un obstáculo al configurar los ajustes de firma a través de PowerShell y administrar cuentas de correo electrónico compartidas.

Para abordar estas inquietudes, los administradores tienen la opción de deshabilitar la función de firmas móviles en Microsoft 365. Sin embargo, el proceso actual implica enviar un ticket de soporte, lo que puede llevar mucho tiempo. Pero no te preocupes: ¡tenemos noticias interesantes en camino!

¡La última actualización MC684213 de Microsoft habla de pasar este poder a manos de los administradores! Sí, has escuchado bien. Microsoft ahora permite a los administradores desactivar las firmas móviles de Outlook ellos mismos para Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App u OWA) y el nuevo Outlook para Windows.

¿Porque sigues esperando? Explore este blog para obtener más información sobre esta última actualización tan necesaria.

¿Qué son las firmas móviles de Outlook?

Las firmas móviles para Outlook es una función que le permite sincronizar sus firmas de correo electrónico en diferentes dispositivos. Cuando está habilitado, sus firmas se almacenan en la nube, en lugar de en sus dispositivos. Esto significa que, cuando crea una firma de correo electrónico en un dispositivo, se sincroniza automáticamente y se vuelve visible en todos los demás dispositivos siempre que haya iniciado sesión con la misma cuenta.

• Por ejemplo, si configuró su firma de correo electrónico en el nuevo Outlook en el Dispositivo 1, puede usar esa misma firma sin problemas en el Dispositivo 2 sin necesidad de volver a realizar el proceso de configuración.

Quizás se pregunte: "Si esta característica es tan beneficiosa, ¿por qué necesitaríamos deshabilitar la configuración de firma móvil a nivel de inquilino?" Bueno, como mencionamos anteriormente, hay casos en los que esta característica puede ser más una interrupción que una ayuda. . Echemos un vistazo más de cerca a por qué este podría ser el caso en el tema siguiente.

¿Cuál es la necesidad de desactivar las firmas móviles de Microsoft Outlook?

Si bien existen numerosos escenarios en los que los administradores pueden optar por desactivar la función de firmas móviles en Microsoft 365, centrémonos en los dos casos más convincentes.

1. El primero se convirtió en una preocupación, especialmente para las organizaciones que dependen en gran medida de cmdlets de PowerShell como ‘Set-MailboxMessageConfiguration’ para personalizar la configuración de firma del buzón para OWA. Cuando las firmas móviles están habilitadas, OWA tiende a ignorar las configuraciones mediante parámetros específicos como SignatureHtml, AutoAddSignature, AutoAddSignatureOnReply y más. Puede generar complicaciones para las organizaciones que desean ajustar su configuración de OWA.
   
2. El siguiente, imagine un equipo de soporte que comparte una única cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 para gestionar de manera eficiente las consultas de los clientes. Cada miembro debe tener una firma de correo electrónico distinta para responder a las consultas. Sin embargo, cuando la función de firmas móviles de Outlook está activa, la firma se sincroniza en todos los dispositivos. Esta fusión puede generar confusión e inconsistencia, lo que hace que a los usuarios les resulte un dolor de cabeza reconfigurarla.

Para eliminar estos problemas, Microsoft introdujo una nueva política para posponer la función de firmas móviles para Outlook.

¿Cuándo permitirá Microsoft que los administradores deshabiliten las firmas móviles de Outlook?

La capacidad para que los administradores deshabiliten las firmas de correo electrónico móviles en Outlook está actualmente implementándose y se espera que concluya a principios de noviembre de 2023.

• Una vez que se complete esta implementación, se eliminará la necesidad del proceso de ticket de soporte para realizar esta tarea, ya que los administradores pueden desactivarlo ellos mismos.

Cuando haya terminado con el tiempo de implementación, veamos cómo deshabilitar las firmas móviles para Outlook en la web y el nuevo Outlook para Windows.

¿Cómo deshabilitar las firmas móviles para OWA y el nuevo Outlook para Windows?

Los administradores tienen la capacidad de desactivar las firmas móviles de Outlook mediante PowerShell. Para hacer eso, primero asegúrese de conectarse al módulo Exchange Online PowerShell.

Después de conectarse correctamente, puede utilizar el siguiente cmdlet para desactivar las firmas móviles.

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

El parámetro "PostponeRoamingSignaturesUntilLater" rige la activación o desactivación de firmas móviles en Outlook en la web y el nuevo Outlook para Windows. De forma predeterminada, este parámetro está configurado en "falso", lo que significa que las firmas móviles están habilitadas de forma predeterminada.

Para verificar el valor configurado, puede utilizar el cmdlet siguiente.

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

También puede utilizar el siguiente cmdlet para desactivar la función de firmas móviles:

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater 1

Después de la ejecución de cualquiera de los cmdlets, las firmas móviles se desactivan temporalmente en OWA y en el nuevo Outlook en el escritorio. Luego, los administradores pueden continuar usando los cmdlets set-MailMessageConfiguration de manera efectiva para la configuración de firma del buzón.

Nota: Estos cmdlets se aplican exclusivamente a Outlook en la web (OWA) y al nuevo Outlook en el escritorio. Para deshabilitar las firmas móviles en el escritorio clásico de Outlook, los administradores/usuarios deben seguir confiando en la configuración del registro de Windows, ya que este sigue siendo el único método disponible. Para desactivar las firmas móviles en Outlook clásico, siga los pasos que se indican a continuación.

• Abra RegEdit (Editor de registro)
• Pegue HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ en la barra de direcciones del Editor del Registro y presione Entrar.
• Haga clic derecho dentro del plano y haga clic en Nuevo> valores DWORD (32 bits).
• Nombra el valor DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle y presiona Entrar.
• Haga doble clic en el nuevo valor. Ingrese 1 en el campo Información del valor y haga clic en Aceptar.

Una vez hecho esto, cierre el Editor del Registro y reinicie Outlook para ver los cambios. Puede optar por una política de administración de grupos para deshabilitarla para usuarios completos en los inquilinos.

Espero que este blog le brinde más información sobre la última actualización de las firmas móviles de Outlook. Manténgase actualizado y comprometido con las mejoras continuas en la administración de Exchange Online, ya que Microsoft presenta continuamente características como nuevas opciones de solución de problemas, correo electrónico de gran volumen y más. Además, si tiene alguna consulta, puede comunicarse con nosotros a través de la sección de comentarios.