Cómo crear, deshabilitar y eliminar cuentas de Office 365

Office 365 incluye una amplia variedad de servicios, como Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business, que fomentan la comunicación y la colaboración entre usuarios. Sin embargo, para utilizar los servicios de Office 365, cada usuario necesita su propia cuenta de usuario en Office 365 con licencias asignadas. Puede eliminar fácilmente licencias de cuentas de usuario que ya no estén en uso y reasignarlas a otras cuentas de usuario.

En esta publicación de blog, cubriré cómo crear cuentas de Office 365 de manera rápida y eficiente, asignarles las licencias adecuadas y cómo eliminar cuentas de Office 365 cuando ya no sean necesarias. Compartiré cómo realizar estas tareas en Office 365 usando PowerShell. Aunque el centro de administración de Office 365 es un punto de partida para la mayoría de las tareas administrativas e incluye vínculos a centros de administración de servicios específicos para Azure Active Directory, Exchange Online, SharePoint Online y Skype Empresarial Online, algunas tareas avanzadas solo se pueden realizar mediante PowerShell. Además, la sintaxis de los comandos de PowerShell cambia con muy poca frecuencia, lo que hace que PowerShell sea muy adecuado para uso administrativo a largo plazo.

Conexión a Office 365

El primer paso en cualquiera de estas tareas es abrir una sesión de PowerShell en Office 365 desde su máquina local. Creé un script para simplificar este proceso; simplemente cópielo en un archivo de texto y guárdelo con la extensión .PS1. Cuando esté listo para conectarse, vaya a la ventana de la consola de PowerShell y ejecute el script escribiendo .scriptname.ps1 (es decir, punto, barra invertida, nombre del archivo) e ingrese sus credenciales administrativas de Office 365 cuando preguntó.

$URL = "https://ps.outlook.com/powershell"

$Credentials = Get-Credential -Message "Enter your Exchange Online or Office
 
365 administrator credentials"

$CloudSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -Connect

ionUri $URL -Credential $Credentials -Authentication Basic -AllowRedirection
 
-Name "Office 365/Exchange Online"

Import-PSSession $CloudSession –Prefix “365”

El parámetro -Prefix en el último cmdlet de este script es importante en implementaciones híbridas; Si desea ejecutar este script en un entorno puramente de nube, puede eliminar este parámetro. La razón por la que es necesario en un entorno híbrido es que a veces los espacios de nombres de los cmdlets chocan. Por ejemplo, si ejecutara el comando Nuevo buzón cuando tenía Exchange Server local y Office 365 Exchange Server en ejecución, PowerShell no sabría si crear el nuevo buzón de usuario o el buzón compartido localmente o en la nube. Para solucionar este problema, esta secuencia de comandos carga el espacio de nombres de los cmdlets de Office 365 con el prefijo "365". Por lo tanto, debe nombrar todos los cmdlets de Exchange que deben ejecutarse en la nube con el prefijo "365", como "New-365Mailbox" o "Get-365DistributionGroup", y dejar todos los cmdlets de Exchange que deben ejecutarse en su implementación local tal como están. por defecto. Esto hace que sea muy fácil diferenciarlos.

Crear cuentas de Office 365

Una vez que se haya conectado a Office 365, puede crear cuentas de una en una o en lotes.

Para aprovisionar un único usuario nuevo de Office 365, utilice el siguiente script:

New-MsolUser -DisplayName "Employee Name Here" -FirstName FirstName -LastName LastName -UserPrincipalName alias@yourtenant.onmicrosoft.com –UsageLocation US

Si sus usuarios se encuentran fuera de los Estados Unidos, reemplace "EE. UU." con el código de país ISO de dos letras correspondiente. Este es un campo obligatorio; no puede asignar licencias (como se explica en la siguiente sección) hasta que Office 365 sepa desde qué país sus usuarios accederán a sus servicios.

Para aprovisionar varias cuentas de usuario nuevas de Office 365 al mismo tiempo, cree un archivo CSV con la siguiente estructura:

UserPrincipalName,FirstName,LastName,DisplayName,UsageLocation

Por ejemplo, aquí hay tres entradas:

newuser1@yourtenant.onmicrosoft.com,John,Smith,John Smith,US

newuser2@yourtenant.onmicrosoft.com,Greg,Jones,Greg Jones,US

newuser3@yourtenant.onmicrosoft.com,Jacob,Rogers,Jacob Rogers,UK

Luego use PowerShell para importar el archivo CSV y canalizar el contenido al comando New-Msoluser, así:

Import-Csv -Path "C:newusers.csv" | foreach {New-MsolUser -DisplayName $_.DisplayName -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName -UserPrincipalName $_.UserPrincipalName} –UsageLocation $_.UsageLocation | Export-Csv -Path "C:newuserresults.csv"

El script creará las cuentas de usuario y también escribirá un nuevo archivo CSV que enumera los nuevos usuarios junto con las contraseñas que se generaron automáticamente para ellos, que luego podrá compartir con sus usuarios.

Asignación de licencias

No basta con crear cuentas en Office 365; Para poder hacer cualquier cosa, los usuarios necesitan que se les asignen licencias a sus cuentas. Los diferentes tipos de licencias "iluminan" diferentes funciones del servicio. Tiene 30 días después de crear una cuenta para asignarle una licencia. Por lo general, puede mezclar y combinar licencias dentro de una familia, por lo que algunos de sus usuarios podrían tener planes E3, por ejemplo, mientras que otros tienen E1 y otros tienen E5.

Utilice el cmdlet Get-MsolAccountSku para ver los planes de licencias y las licencias disponibles en su organización, y utilice Get-Msoluser para ver el estado de las licencias de todos los usuarios de su inquilino.

Para asignar licencias, utilice el cmdlet Set-MsolUserLicense. Por ejemplo, para asignar el plan Office 365 Enterprise E3 (que aparece en PowerShell como "ENTERPRISEPACK") a un usuario, use este comando:

Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName "newuser1@yourtenant.onmicrosoft.com" -AddLicenses "yourorgname:ENTERPRISEPACK"

Para asignar licencias E3 a todos los usuarios que actualmente no tienen una licencia asignada, utilice los dos comandos siguientes:

$UsersWithoutALicense = Get-MsolUser -All -UnlicensedUsersOnly

$UsersWithoutALicense | foreach {Set-MsolUserLicense -AddLicenses "yourorgname:ENTERPRISEPACK"}

Dónde comprar licencias

Puede adquirir licencias para su organización de varias maneras:

• Directamente desde Microsoft en el portal web de Office 365. Para la mayoría de las organizaciones, esta es la forma más directa de comprar servicios: simplemente agrega una cantidad de licencias a su carrito y las compra con una tarjeta de crédito y, por lo general, estarán disponibles de inmediato para su uso.
• A través de un acuerdo de licencia por volumen. Este método puede permitirle aprovechar descuentos organizacionales; sin embargo, pasará algún tiempo antes de que reciba un código para sus licencias. Luego podrá canjear el código en el portal web (en este momento, no hay forma de usar PowerShell para canjear licencias).
• De un revendedor. A veces puede ser más rentable comprar Office 365 a través de un revendedor, que podría ofrecer servicios adicionales como copia de seguridad en línea o filtrado de spam mejorado incluido con el Office 365 principal. En este caso, el canje de licencias varía, pero el revendedor lo guiará a través de el proceso.

Bloquear usuarios

Si un usuario está de licencia o ausente temporalmente, puede deshabilitar su cuenta de Office 365 (en términos de O365, "bloquea" las cuentas de usuario) para que nadie pueda usarla para iniciar sesión. Esta es una buena precaución de seguridad si no No quiero eliminar una cuenta de usuario, pero el usuario asociado no la necesitará durante un período prolongado. Un comando de PowerShell se encargará de ello:

Set-MsolUser -UserPrincipalName newuser2@yourtenant.onmicrosoft.com -BlockCredential $true

Obviamente, para desactivar el bloqueo, usa este comando:

Set-MsolUser -UserPrincipalName newuser2@yourtenant.onmicrosoft.com -BlockCredential $false

Eliminar cuentas de usuario de Office 365

Cuando un usuario deja su empresa o ya no necesita usar Office 365, querrá eliminar su cuenta de usuario. PowerShell también facilita esto:

Remove-MsolUser -UserPrincipalName newuser2@yourtenant.onmicrosoft.com

Además de eliminar la cuenta de usuario, este comando elimina automáticamente la asignación de licencia de Office 365 y devuelve la instancia de licencia eliminada a su grupo general, donde estará disponible para reasignarse a otra cuenta en el futuro.

Consulte el capítulo de Exchange Online para obtener consejos sobre cómo conservar el acceso al buzón de correo de un empleado fallecido incluso después de eliminar su cuenta de Office 365.