Cómo crear y publicar formularios organizativos en Office 365
Los formularios organizacionales son una herramienta de organización muy útil, pueden agilizar y mejorar muchos procesos repetitivos. Por ejemplo, plantillas preparadas con antelación, que se utilizan como plantilla de respuesta para clientes, solicitudes de vacaciones y mucho más.
Formularios de Outlook y formularios organizativos
El primer secreto que la mayoría de nosotros no conocemos es que Outlook incluye potentes herramientas integradas que pueden ayudarnos a crear estos formularios y enviarlos a los destinatarios necesarios.
El segundo secreto que la mayoría de nosotros no conocemos es que el servidor Exchange incluye una solución integrada creada con el propósito de almacenar estos formularios y compartirlos entre los usuarios de nuestra organización.
El "almacenamiento" que proporciona el servidor Exchange se implementa a través de la carpeta pública del sistema Exchange.
En el artículo actual, aprenderemos cómo crear la “tienda del lado del servidor” para formularios organizacionales.
En la segunda parte, revisaremos cómo crear estos “formularios de Outlook”, cómo publicar el formulario públicamente y cómo enviar mensajes de correo electrónico basados en un formulario en particular.
El concepto de formularios Outlook y formularios organizativos.
Como se mencionó, Outlook incluye una herramienta muy útil que permite a cada usuario crear por sí mismo un templo personalizado que se describe como un “Formulario”.
El formulario de Outlook basado en Outlook conoce bien elementos como "plantilla de correo electrónico estándar", "plantilla de tareas", plantilla de reuniones de calendario, etc.
El usuario puede utilizar una de estas “plantillas de Outlook” como base y agregar muchas personalizaciones a la plantilla de base.
La personalización del formulario puede ser mínima, como agregar un texto predefinido al mensaje de correo electrónico, destinatarios predefinidos o una personalización muy avanzada y sofisticada que incluya valores calculados, código, etc.
El formulario personalizado que se creó se puede guardar en el buzón del usuario o almacenarse en una ubicación central (servidor Exchange) que esté disponible para otros destinatarios de Exchange.
El almacén que el servidor Exchange asigna a este "almacén central de formularios" se implementa mediante el uso de una carpeta pública específica del sistema: EFORMS REGISTR, que suele denominarse - Formas Organizativas.
En un entorno basado en Exchange Online, el administrador de Exchange Online debe crear esta “carpeta pública particular”.
Además, el administrador de Exchange Online debe asignar los permisos necesarios al destinatario de Exchange, que guardará los formularios personalizados en el almacén de formularios organizativos (el administrador de formularios).
Cuando el destinatario de Exchange guarda un formulario en el almacén de formularios organizativos, utilizamos el término "publicar", porque el destinatario almacena un formulario que se compartirá (publicará) con el resto de los destinatarios de Exchange.
En un escenario en el que queremos utilizar la tienda de Formularios Organizacionales; Necesitaremos completar los siguientes pasos:
Fase de preparativos del lado del servidor
- Crear la tienda de la biblioteca de Formularios organizacionales: este es un "paso único", en el que creamos el almacén requerido para los Formularios, que se comparte entre los usuarios de nuestra organización. La creación de la biblioteca de formularios organizacionales se implementa mediante el uso de PowerShell para crear la carpeta pública del sistema particular.
- Asigne los permisos necesarios al "creador del Administrador de formularios"; técnicamente hablando, no existe tal función. La mayoría de las veces, solo a usuarios específicos se les asignarán los permisos necesarios que les permitirán publicar (guardar) un formulario que hayan creado en la tienda de la biblioteca de Formularios organizacionales. El usuario que publicará el formulario necesitará permisos de lectura y escritura en el almacén de la biblioteca de formularios organizacionales.
Fase B - Creación + publicación de los formularios organizativos
- Creación del formulario: el paso en el que un usuario particular crea y diseña un formulario para una necesidad organizacional específica.
- Guardar el formulario en la biblioteca de formularios personales: en el primer paso, el creador del formulario deberá guardarlo localmente en su buzón de correo.
- Publicar el formulario en la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online (después de guardar el formulario localmente, el creador del formulario deberá guardarlo en el almacén público), publique el formulario en la tienda de la biblioteca de formularios organizativos.
Fase C: uso de los formularios organizativos
- Uso del formulario como plantilla de correo electrónico: cuando el usuario de la organización necesita usar un formulario específico que se publicó, usará Outlook para "buscar" y seleccionar el formulario requerido que desea usar.
Crear la tienda de la biblioteca de formularios organizacionales usando PowerShell
La suposición básica es que ya ha creado la infraestructura necesaria de una carpeta pública en el servidor de Exchange Online.
Dado que su infraestructura de Exchange Online ya contaba con una infraestructura de carpetas públicas, necesitaremos crear la carpeta pública del sistema especial que servirá como almacenamiento para los formularios organizativos.
Este paso lo implementa el administrador de Exchange Online mediante comandos de PowerShell.
Biblioteca de formularios organizativos en línea de Exchange | El tipo de permisos
Técnicamente hablando, la mejor práctica es crear una jerarquía de permisos.
Por ejemplo, una estructura de tres capas.
Capa 1: el administrador de Exchange Online tendrá los permisos de Propietario para el almacén de formularios organizativos.
Capa 2: el “creador” de la tienda de la biblioteca de formularios organizativos. Estos son los usuarios que tendrán los permisos necesarios para almacenar (publicar) formularios en la biblioteca de formularios organizacionales. Este usuario debe tener permisos de Editor de publicaciones.
Capa 3: los usuarios organizacionales: el usuario que tendrá los permisos para usar los formularios almacenados en la biblioteca de formularios organizacionales. Los permisos para "todos los usuarios de Exchange Online" se configuran mediante el objeto "predeterminado". Los permisos que se asignan al "Destinatario predeterminado" son permisos de Autor.
Nota: en caso de que necesite más información sobre los diferentes tipos de permisos de carpeta pública de Exchange Online, puede leer el artículo Add-PublicFolderClientPermission.
1#4 - Creación de la carpeta pública de formularios organizativos en Exchange Online
En términos generales, la tarea de crear una "nueva carpeta pública" la implementa el administrador de Exchange Online mediante la interfaz de administración web de Exchange Online o un usuario que tenga los permisos necesarios mediante el cliente de correo Outlook.
La biblioteca de formularios organizacionales es un caso especial porque la biblioteca de formularios organizacionales se implementa mediante el uso de una carpeta pública del sistema particular, que se puede crear y administrar solo mediante PowerShell.
Biblioteca de formularios organizacionales | Lista de tareas de requisitos previos
1. Infraestructura de carpetas públicas existente
El almacén de la biblioteca de Organizational Forms es una carpeta subpública en la infraestructura de carpetas públicas existente.
En caso de que Exchange Online no esté configurado para usar la infraestructura de carpetas públicas, puede crear el buzón de correo "Carpeta pública raíz" usando la interfaz de administración web de Exchange Online o usar la siguiente sintaxis de comando de PowerShell:
New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>Ejemplo de comando de PowerShell:
New-Mailbox -PublicFolder -Name PFHierarchy2. Creando una sesión remota de PowerShell para Exchange Online
La creación del almacén de la biblioteca de formularios organizativos + la asignación de los permisos necesarios se implementa mediante comandos de PowerShell.
Nota: la suposición básica es que sabe cómo crear un PowerShell remoto para conectarse a Exchange Online. En caso de que no esté familiarizado con este proceso, puede leer el artículo Conectarse a Exchange Online usando PowerShell.
Nuestras tareas en pocas palabras
1. Crear nuevas carpetas de System Pubic
Necesitaremos crear nuevas carpetas públicas del sistema usando un tipo especial,
descrito como - REGISTRO DE EFORMS. La carpeta pública especial que almacenará los formularios se denominará - Biblioteca de formularios organizacionales. (A)
2. Asigne los permisos necesarios
Para poder administrar la biblioteca de formularios organizacionales (almacenar/publicar formularios), necesitaremos asignar los permisos necesarios a la biblioteca de formularios organizacionales. (B)
Fase 1#2: Creación de la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online
1. Creación de la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online
La sintaxis del comando de PowerShell que utilizamos para crear la nueva biblioteca de formularios organizativos es:
New-PublicFolder -Path "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY" -Name "Organizational Forms Library"2. Defina el código de idioma de la tienda de la biblioteca de formularios organizativos
Necesitaremos establecer la configuración de idioma de la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online.
En el siguiente ejemplo, configuramos el código de idioma en-US.
Set-PublicFolder "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -EformsLocaleID en-US3. Ver la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online
Si desea ver la “nueva carpeta pública de la biblioteca de formularios organizacionales en línea” que creó en el paso anterior, puede usar el siguiente comando de PowerShell:
Get-PublicFolder -Identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -Recurse | Format-List NameFase 2#2: asignar los permisos necesarios a la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos
Como se mencionó, la recomendación es asignar los permisos requeridos a la Carpeta Pública de la Biblioteca de Formularios Organizacionales, implementando una “jerarquía de permisos”.
En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que, de forma predeterminada, los permisos existentes para la carpeta pública de la Biblioteca de formularios organizacionales incluyen los permisos Autor para el usuario predeterminado (usuario autenticado) y Ninguno. permisos para usuarios anónimos (usuario no autenticado).
1.1 Asignar permisos de propietario a la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos | Administrador de Exchange Online
En este paso, asignamos los permisos necesarios al administrador de Exchange Online, Brad.
Los permisos que asignamos a Brad son los permisos de "propietario" en la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos.
Sintaxis del comando de PowerShell:
Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user <Identity> -AccessRights <permissions>Ejemplo de comando de PowerShell:
Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user Bradp@o365info.com -AccessRights OWNEREn la siguiente captura de pantalla podemos ver los resultados:
1.2 Asignar permisos del editor de publicaciones a la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos | Administrador de formularios
En nuestro escenario, el Administrador de formularios es un usuario llamado Eyal.
Le asignaremos a Eyal, el editor de publicaciones, permisos para la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizacionales:
Add-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user "Eyal@o365info.com" -AccessRights PublishingEditorEn la siguiente captura de pantalla podemos ver los resultados:
2. Ver permisos de carpetas públicas
En caso de que desee ver los permisos asignados a una Carpeta Pública específica, podemos usar el siguiente comando de PowerShell:
Sintaxis del comando de PowerShell:
Get-PublicFolderClientPermission "<Public Folder name>"Ejemplo de comando de PowerShell:
Get-PublicFolderClientPermission "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library"En la siguiente captura de pantalla podemos ver los resultados:
3. Elimine los permisos necesarios para la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizativos
En caso de que necesite eliminar permisos existentes, puede utilizar el cmdlet Remove-PublicFolderClientPermissions.
Ejemplo de comando de PowerShell:
Remove-PublicFolderClientPermission -identity "\NON_IPM_SUBTREE\EFORMS REGISTRY\Organizational Forms Library" -user Bradp@o365info.com2#4 -Creación del formulario de Outlook
La sección actual está dedicada al usuario a quien describimos como el "Administrador de formularios".
Las responsabilidades de estos usuarios son
- Crear y diseñar el formulario Outlook requerido.
- Publicación del formulario en la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizacionales.
2.1 Agregar la cinta de desarrollador a Outlook
La creación, diseño y publicación de los formularios organizacionales se implementa utilizando la cinta de desarrollador de Outlook.
La cinta de desarrollador de Outlook no se agrega de forma predeterminada a la cinta estándar de Outlook.
En la siguiente sección, revisaremos cómo agregar la cinta de desarrollador de Outlook al cliente Outlook.
- En Outlook, seleccione el Archivo
- En la barra de menú de la izquierda, seleccione el menú - Opciones
- Seleccione el menú Personalizar cinta
- Seleccione el cuadro de opción: Desarrollador
En la siguiente captura de pantalla, podemos ver aparecer una "nueva cinta" en la interfaz de Outlook.
En las siguientes secciones, revisaremos cómo crear un nuevo formulario de Outlook.
Examinaremos dos formas que podemos utilizar para crear formularios de Outlook que se publicarán (guardarán) en la carpeta pública de la Biblioteca de formularios organizacionales.
2.2 - Crear un nuevo formulario basado en una plantilla predefinida de Outlook
Para crear un nuevo formulario basado en una plantilla de Outlook predefinida, siga los siguientes pasos:
- Seleccione el menú Desarrollador
- Haga clic en el ícono Ddiseñar un formulario
- En la sección "Buscar en:", seleccione Biblioteca de formularios estándar
- En nuestro escenario, seleccionaremos una “plantilla de mensaje“
- Seleccione Abrir
En la siguiente captura de pantalla, podemos ver la plantilla de mensaje de correo electrónico.
Podemos agregar pestañas adicionales al formulario de correo electrónico, otros campos de correo, agregar código personalizado, etc.
Una vez que hayamos terminado de agregar todas las personalizaciones necesarias al formulario de correo electrónico, debemos guardar el formulario.
Cuando nos relacionamos con formularios de Outlook, en lugar de usar el término "guardar en" o "almacenar en", usamos el término "Publicar".
En la primera fase, guardaremos (publicaremos) el formulario localmente en el usuario. Buzón.
Más tarde, copiaremos el formulario a la carpeta pública de la biblioteca de formularios organizacionales, publicando el formulario.
- Para guardar el formulario localmente, haga clic en el ícono Publicar
- Seleccione el submenú - Publicar formulario
Guardaremos el “Nuevo formulario” en la Biblioteca de formularios personales.
- En el cuadro “Buscar en:”, seleccione - Biblioteca de formularios personales
- Elija el nombre a quién desea asignar al formulario.
- Haga clic en - Publicar para guardar el formulario en la biblioteca de formularios personales
Cuando deseemos cerrar la ventana del formulario, debemos hacer clic en “Sí” para guardar la configuración del formulario.
2.3 - Crear un nuevo formulario usando una plantilla HTML
En la siguiente sección, me gustaría revisar brevemente el método adicional para crear un formulario de Outlook personalizado basado en una plantilla HTML.
Para poder crear un formulario basado en código HTML, necesitamos utilizar alguna "solución alternativa".
Los pasos que debemos implementar son los siguientes:
Cree el código HTML requerido que incluya el TEXTO necesario (el contenido) + el estilo CSS necesario.
En la siguiente captura de pantalla, podemos ver un ejemplo, en dicho código HTML (puede descargar la muestra utilizando el siguiente enlace).
Para poder utilizar el código HTML como formulario, necesitaremos abrir el archivo HTML mediante un navegador.
En el siguiente ejemplo, utilizamos Internet Explorer para abrir el archivo HTML.
- Haga clic derecho en el archivo HTML
- Seleccione el menú - Abrir con…
- Seleccione - Internet Explorer.
- Seleccione el menú Archivo y el menú - Enviar
- Seleccione la opción - Página por correo electrónico…
Envíe el correo electrónico al destinatario que actúa como "Administrador de formularios".
En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que el correo electrónico llegó a nuestro "Administrador de formularios".
Para publicar el correo electrónico como un "formulario",
- Seleccione el mensaje de correo electrónico
- Seleccione el ícono Publicar
- Haga clic en el icono Publicar formulario
En la primera fase, guardaremos el “Nuevo formulario” en la Biblioteca de formularios personales.
- En el cuadro “Buscar en:”, seleccione - Biblioteca de formularios personales
- Elija el nombre que desea asignar al nuevo formulario.
- Haga clic en - Publicar para guardar el formulario en la biblioteca de formularios personales
Cuando deseemos cerrar la ventana del formulario, debemos hacer clic en “Sí” para guardar la configuración del formulario.
3#4 - Publicación del formulario en la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online
En la siguiente sección, revisamos el proceso de publicación del formulario creado en la sección anterior y cómo administrar el almacén de la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online.
En el siguiente paso, copiaremos el formulario que estaba almacenado en la Biblioteca de formularios personales en la biblioteca de formularios organizativos de Exchange Online.
El proceso de “transferencia” se implementó de la siguiente manera:
- En Outlook, seleccione el menú Archivo y seleccione - Opciones
- En la barra de menú de la izquierda, seleccione - Avanzado
- En la sección Desarrolladores , haga clic en el botón Formularios personalizados…
- Haga clic en el botón Madministrar formularios…
En el “lado derecho” el contenido de la biblioteca de Formularios personales (la tienda personal del usuario).
Para copiar los formularios personalizados almacenados localmente (número 1) en la biblioteca de formularios organizativos, debemos seleccionar el nombre del formulario requerido y hacer clic en Copiar botón (número 2).
En la siguiente captura de pantalla podemos ver los Formularios copiados al almacén de Formularios de la organización (número 3).
- Haga clic en - Cerrar (número 4)
- Haga clic en - Aceptar
4#4 - Usar un formulario como plantilla de correo electrónico
Este es el “último paso” en nuestro viaje a la tienda de la biblioteca de Organizational Forms.
En esta fase, los formularios personalizados ya fueron creados y publicados por el "Administrador de formularios" en la tienda de la biblioteca de Formularios organizacionales.
Ahora, revisaremos cómo el usuario de una organización puede usar el formulario cuando usa Outlook.
- Para usar un formulario, en el menú Inicio, haga clic en el ícono Nuevos elementos
- Seleccione el menú - Elija formulario…
- En el cuadro “Buscar en:”, seleccione la opción - Biblioteca de formularios de organización
- En nuestro escenario, el usuario selecciona de la lista Formulario, un formulario llamado - Perdón por el retraso
- Haga clic en - Abrir
En la siguiente captura de pantalla podemos ver que el “nuevo mensaje de correo electrónico” se basa en el Formulario que sirve como Plantilla.
