Administración de SharePoint Online, paso a paso

El servicio SharePoint Online es una plataforma basada en la nube diseñada para facilitar la colaboración. Sus usuarios pueden compartir documentos, calendarios, listas, imágenes, foros de discusión y más con usuarios dentro de su red y, en algunos casos, con personas fuera de su red, como socios o proveedores. Con esta plataforma, incluso las pequeñas empresas pueden tener su propia intranet corporativa, sin gastar su presupuesto en infraestructura o personal. Además, SharePoint Online proporciona servicios web para que los desarrolladores accedan a los datos de SharePoint.

Este artículo le ayudará a conocer los detalles críticos que necesita para administrar eficazmente su entorno de SharePoint Online.

Comprender la estructura predeterminada del sitio

La unidad básica del contenido de SharePoint es la colección de sitios: un grupo de sitios con características similares que se pueden administrar como un todo. De forma predeterminada, su suscripción a Office 365 incluye dos colecciones de sitios:

Una colección de sitios de grupo predeterminada, https://yourtenantname.sharepoint.com, que es un sitio básico de SharePoint diseñado para la colaboración. Puede crear sitios adicionales en esta colección de sitios para equipos individuales, proyectos, reuniones, etc. Los sitios de grupo brindan un lugar para que sus equipos se organicen y colaboren en contenido, datos, informes y noticias. Crear un sitio en SharePoint Online es muy similar al proceso en SharePoint local; la principal diferencia es que para SharePoint Online, no podrá seleccionar una aplicación web.
Una colección de sitios web públicos predeterminada, https://yourtenantname-public.sharepoint.com, que se diseñó originalmente para alojar el sitio web público de su empresa. Esta funcionalidad está en desuso, por lo que recomiendo ignorar esta colección de sitios.

También puede crear sus propias colecciones de sitios. Muchas organizaciones optan por utilizar plantillas de colección de sitios porque hacen que el proceso sea más rápido y sencillo que desarrollar todo desde cero.

Además de esas dos colecciones de sitios para todo el inquilino, también obtiene sitios "MySite" individuales para cada usuario de su inquilino que tenga una licencia de SharePoint Online. MySite es esencialmente una interfaz para el servicio OneDrive for Business; es donde se encuentra el terabyte de espacio de almacenamiento de cada usuario. Este espacio de almacenamiento se puede sincronizar con computadoras de escritorio y portátiles para que los documentos de una persona estén siempre en cualquier dispositivo que esté usando. Hablaremos más sobre OneDrive para la Empresa más adelante en esta guía.

Administrar SharePoint en línea

Para comenzar con la administración de SharePoint Online, acceda al centro de administración de Office 365 SharePoint dirigiéndose a https://yourtenantname-admin.sharepoint.com. La experiencia del usuario de administración está diseñada para ser simple pero efectiva. Inicie sesión y luego verá una pantalla como esta:

Figura 1. El centro de administración de SharePoint

Tipos de contenido del sitio de SharePoint Online

SharePoint Online tiene una lista definida de tipos de contenido que puede crear en un sitio. Incluyen:

Página. Una página es exactamente lo que parece: una página que se edita en el navegador utilizando la función de edición de SharePoint. Las páginas contienen principalmente texto, pero puedes incrustar imágenes, enlaces, listas y elementos web (pequeños fragmentos de código) en ellas.
Biblioteca de documentos. Una biblioteca de documentos es un conjunto de archivos de Word y otros archivos. Puede crear carpetas para estructurar los documentos de forma lógica dentro de la biblioteca. Para modificar un archivo, el usuario debe retirarlo y volver a ingresarlo; esto garantiza que solo una persona edite un archivo en un momento dado y le permite conservar versiones anteriores para poder ver el historial de revisiones de un documento determinado.
Otros tipos de bibliotecas. Hay bibliotecas de formularios que almacenan formularios XML que su empresa puede utilizar para enrutar información a través de Microsoft InfoPath; bibliotecas de imágenes que almacenan archivos de imágenes; y bibliotecas de páginas wiki, que básicamente crean una forma rápida de editar texto y hacer que permanezca en la web, así como vincular ese texto a otras páginas: se podría decir que es un editor de texto que un pobre puede compartir.
Sitio. Los sitios son básicamente colecciones de contenido, por lo que puede crear sitios debajo de su sitio principal de SharePoint para recopilar materiales relacionados que merezcan su propio enfoque. Las reuniones, blogs, documentos y equipos pueden tener sus propios sitios dentro de un sitio más grande.
Lista. Las listas son colecciones de elementos similares, como enlaces, anuncios, contactos o tareas. Las listas más complejas incluyen un calendario, una hoja de datos editable, un foro de discusión, una lista de seguimiento de problemas, una lista de tareas del proyecto con un diagrama tipo Gantt, una encuesta o una hoja de cálculo importada.

Además de permitirle administrar SharePoint Online, el Centro de administración también le permite administrar grupos de Office 365.

Mejores prácticas para estructurar SharePoint Online

Cuando comienza con Office 365 por primera vez, es importante pensar un poco en cómo estructurará sus sitios de SharePoint. Para simplificar la administración de la colección de sitios, la mayoría de los expertos de SharePoint recomiendan crear colecciones de sitios basadas en los tipos de permisos que necesitarán los usuarios y creadores. Por ejemplo, es posible que desee tener colecciones de sitios independientes para ventas y marketing, atención al cliente, investigación y desarrollo y operaciones. Dentro de cada una de esas colecciones de sitios, los administradores de la colección de sitios pueden otorgar permiso a los usuarios para crear subsitios a voluntad, de modo que los equipos puedan administrar sus propios sitios y TI no sea un cuello de botella.

Comprender los grupos y los permisos

Algunas de las tareas administrativas más comunes son otorgar, modificar y eliminar permisos a los usuarios de Office 365. La forma más sencilla de comprender los permisos de SharePoint es compararlos con los permisos NTFS estándar como los que tiene en Windows: a grupos de usuarios de SharePoint se les pueden otorgar permisos de lectura y escritura (y algunos otros específicos de SharePoint).

Puede ver qué permisos están disponibles para otorgar en la cinta de cada sitio de SharePoint, en la pestaña Permisos:

Figura 2. Ver permisos y grupos para el sitio de grupo predeterminado de SharePoint en un inquilino

En esta página, puede crear un nuevo grupo; otorgar, editar o revocar permisos para los grupos predeterminados (miembros del sitio de equipo, propietarios del sitio de equipo y visitantes del sitio de equipo); y verificar los permisos de un usuario u objeto específico.

Si hace clic en Niveles de permiso en la sección Administrar de la cinta, podrá ver todos los niveles de permiso disponibles, así como crear o eliminar niveles de permiso:

Figura 3. Visualización y gestión de niveles de permisos

Si desea crear nuevos grupos de usuarios para poder asignarles permisos de SharePoint de manera más granular, la opción más sencilla es utilizar el centro de administración normal de Office 365. Dado que todo el servicio se basa en Azure Active Directory, los grupos que crea en una aplicación están disponibles para su uso en otras aplicaciones, tal como lo esperaría si creara grupos de seguridad en su Active Directory local. Aquí está el proceso para crear un nuevo grupo.

Vaya al portal administrativo en https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage.
En el menú de la izquierda, coloca el cursor sobre el ícono con varias personas. En el menú emergente, haga clic en Grupos.
Haga clic en + Agregar un grupo.
Complete el formulario para crear un nuevo grupo de seguridad habilitado para correo. En este momento, no cree un grupo de Office 365; ese es un tipo diferente de grupo que es irrelevante para nuestros propósitos en este momento. Un grupo de seguridad habilitado para correo es un grupo de usuarios a los que se les pueden asignar permisos en varios sitios y servicios, pero que también se pueden abordar a través de un único alias, como lo hace un grupo de distribución de Exchange.

Figura 4. Creando un nuevo grupo

Habilitar el control de versiones

Una de las características interesantes de SharePoint Online es la compatibilidad integrada del servicio con el control de versiones de documentos. Cuando el control de versiones está habilitado, SharePoint creará una nueva versión de un archivo cada vez que se guarde. Esto facilita la creación de un seguimiento de auditoría, ver la actividad reciente, revisar quién realizó qué cambios y deshacer revisiones no deseadas. La mayoría de las empresas que trabajan en conjuntos de documentos durante largos períodos de tiempo encontrarán útil el control de versiones.

Habilita el control de versiones en bibliotecas de documentos. En un sitio de grupo, por ejemplo, haga clic en Documentos, haga clic en la rueda de configuración del sitio en la parte superior derecha de la ventana (dentro de la barra negra) y luego haga clic en Configuración de biblioteca. En la página resultante, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Verás esta página:

Figura 5. Configuración de versiones para una biblioteca de documentos

Asegúrese de que una de las opciones de control de versiones, ya sea “crear versiones principales” o “crear versiones principales y secundarias (borrador), esté habilitada y haga clic en Guardar. Luego, cuando sus usuarios creen, modifiquen y guarden documentos en esa biblioteca, podrán ver y usar diferentes versiones en el historial de los documentos.

Recomiendo no habilitar versiones menores porque cada pequeño cambio generará una nueva versión del archivo. Si bien SharePoint es relativamente eficiente para almacenar archivos, rápidamente puede encontrar que su asignación de almacenamiento está consumida por archivos que agregan poco valor al historial de versiones. A menos que tengas una necesidad específica, quédate con la opción "Crear versiones principales".

SharePoint rastrea automáticamente las diferentes versiones. Los usuarios pueden acceder a ellos desde la web, pero no directamente desde Microsoft Word, así que indique a sus usuarios que vayan a la biblioteca de documentos del sitio del grupo cuando necesiten ver versiones anteriores. Para ver y editar diferentes versiones, haga clic en … junto a un archivo en una biblioteca de documentos y, en el menú emergente, seleccione Historial de versiones. Verás una pantalla como esta:

Figura 6: Acceso a una versión anterior de un archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint Online

Para editar una versión en particular, simplemente haga clic en el hipervínculo.

Usando la papelera de reciclaje

Cuando elimina elementos (incluidos los archivos de OneDrive para la Empresa) de un sitio de SharePoint, se envían a la Papelera de reciclaje del sitio y puede restaurarlos desde allí si es necesario. Cuando elimina elementos de la Papelera de reciclaje de un sitio, se envían a la Papelera de reciclaje de la colección de sitios. Un administrador de la colección de sitios de SharePoint puede ver elementos en la Papelera de reciclaje de la colección de sitios y restaurarlos a sus ubicaciones originales. Si un elemento se elimina de la Papelera de reciclaje de la colección de sitios o transcurre su tiempo de retención, se elimina permanentemente.

Para eliminar colecciones de sitios, debe tener los permisos adecuados. Si la función no está disponible, no tiene permiso para realizar la operación. Cuando elimina un sitio, también elimina los subsitios, el contenido y la información asociados con el sitio. El administrador de la colección de sitios puede restaurarlo desde la Papelera de reciclaje de la colección de sitios.

Configurar compartir

Uno de los mayores atractivos de SharePoint Online es la capacidad de compartir contenido con personas ajenas a su organización. Con esta configuración, SharePoint Online obtiene una funcionalidad similar a la de una extranet con un par de clics. Por ejemplo, puede compartir un documento, una biblioteca de documentos o incluso un sitio completo con usuarios externos a su organización sin preocuparse (al menos desde la perspectiva del usuario final) por la federación, la gestión de identidades, las credenciales de mapeo y todo eso. Los usuarios externos normalmente sólo necesitan ver y aportar información (es decir, leer, agregar y actualizar); no necesitan los derechos para realizar cambios estructurales en el sitio de SharePoint o crear nuevos elementos como subsitios. Tenga en cuenta que debe tener una función de administrador global o de SharePoint en Office 365 para configurar el uso compartido externo.

Pero algunas empresas, especialmente aquellas con requisitos regulatorios y de cumplimiento más estrictos o sensibles, quieren desactivar por completo la capacidad de los usuarios externos de acceder o incluso recibir invitaciones al contenido almacenado en su inquilino. Afortunadamente, un comando en PowerShell activa y desactiva esta capacidad. Para deshabilitar completamente el uso compartido externo, use este comando:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled

Para habilitar el acceso de usuarios externos e invitados (es decir, no autenticados), utilice este comando:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Para permitir que solo los usuarios externos autenticados (no invitados) compartan contenido con ellos, use este comando:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly

Conclusión

Eso cubre los conceptos básicos de la administración de SharePoint Online. Si está listo para aprender más sobre la administración de Office 365 y sus aplicaciones, explore esta serie de publicaciones de blog. Explican la administración en términos simples para que pueda crear un entorno de nube seguro y eficaz.