Administración de Exchange Online de la A a la Z

Administrar Exchange en línea

Exchange Online ofrece funciones de gestión de buzones, calendario y colaboración. Los administradores de Exchange Online pueden administrar Exchange Online mediante la interfaz gráfica de usuario o mediante cmdlets de Windows PowerShell y la línea de comandos. En este artículo, aprenderá cómo administrar su entorno utilizando las herramientas GUI.

Administrar Exchange Online mediante la interfaz gráfica de usuario

La interfaz web de Exchange Online es casi idéntica a la Consola de administración de Exchange (EMC) de Microsoft Office 365 basada en la web incluida en el producto local desde Exchange 2013. Si bien algunas partes de Exchange Online EMC son específicas de Office 365, usted descubra que la mayoría de las partes funcionan exactamente como espera; por ejemplo, puede crear reglas de transporte, editar la configuración de los destinatarios para agregar nuevas direcciones SMTP y administrar los buzones de correo de los usuarios.

Debe tener permisos de administrador de Office 365 para acceder al Centro de administración de Exchange.

Para abrir el Centro de administración de Exchange, siga los siguientes pasos:

1. Inicie sesión en portal.office.com utilizando su cuenta de administrador.
2. Haga clic en el gofre en la esquina superior izquierda.
3. Haga clic en Administrador
4. En el Centro de administración de Office 365, haga clic en Centros de administración
5. En el menú emergente Centros de administración resultante, haga clic en Exchange.

Como alternativa, puede acceder directamente al Centro de administración de Exchange yendo al sitio https://outlook.office365.com/ecp e iniciando sesión con sus credenciales.

Esto lo llevará al panel del Centro de administración de Exchange, como se muestra en la Figura 1:

Figura 1. Panel del centro de administración de Exchange

Crear un buzón compartido

Los buzones de correo compartidos permiten que varios usuarios accedan al correo, contactos, elementos del calendario y datos relacionados almacenados en un solo buzón. Por ejemplo, es posible que tenga un buzón de atención al cliente asociado con la dirección support@yourcompany.com, que tres empleados son responsables de monitorear.

Para crear un buzón compartido:

1. Vaya al Centro de administración de Exchange.
2. En la página Panel, bajo el enlace Destinatarios, haga clic en Compartido.
3. Haga clic en el icono +, como se muestra en la Figura 2.
4. Complete el formulario resultante (consulte la Figura 2), especificando la dirección de correo electrónico del buzón compartido y qué usuarios pueden ver y enviar correo en nombre del buzón.

Figura 2. Agregar un buzón de correo compartido

Figura 3. Especificación de los detalles de un buzón compartido

Especificación de direcciones SMTP para un destinatario

La mayoría de las organizaciones tienen múltiples dominios DNS para los cuales aceptan correo electrónico entrante. Por ejemplo, podría tener tuorganización.com, tuorganización.net, etc. Para que todos sus dominios funcionen con Office 365, debe configurarlos en el servicio. Hay un asistente completo que lo guía para identificar sus dominios, verificar la propiedad de esos dominios y luego configurar los registros DNS adecuados que llevarán el tráfico de otros usuarios de Internet a su inquilino de Office 365. Para ese asistente, vaya a https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains y haga clic en el botón Agregar dominio.

Una vez que sus dominios estén configurados correctamente en su inquilino, puede agregar direcciones de correo electrónico adicionales a cada usuario:

1. En el Centro de administración de Exchange, vaya a la página Panel y haga clic en Destinatarios (para un usuario individual) o Compartido (para un buzón compartido).
2. En la página resultante, haga doble clic en el buzón que desea modificar.
3. Seleccione Dirección de correo electrónico de las opciones en el panel izquierdo del menú emergente.
4. Haga clic en el ícono + para agregar una nueva dirección de correo electrónico e ingrese la nueva dirección de correo electrónico en la siguiente ventana, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4. Agregar una dirección de correo electrónico a un buzón

Concesión de permisos de envío en nombre y acceso total a un buzón

En muchas organizaciones, los altos directivos cuentan con asistentes u otro personal que les ayuda a gestionar sus bandejas de entrada. En estos casos, debe asignar permisos a los usuarios para acceder al buzón y/o enviar y recibir correo en nombre del usuario. Estos son los pasos a seguir:

1. En el Centro de administración de Exchange, vaya a la página Panel y haga clic en Destinatarios (para un usuario individual) o Compartido (para un buzón compartido).
2. En la página resultante, haga doble clic en el buzón que desea modificar.
3. En el perfil, seleccione Delegación de buzón de las opciones en el panel izquierdo del menú emergente.
4. Haga clic en el botón + debajo de "Enviar como" o "Enviar en nombre" para agregar usuarios con esas capacidades para el buzón (consulte la Figura 5).

Figura 5. Agregar permisos Enviar como y Enviar en nombre de un buzón

Crear listas de distribución

Una lista de distribución, a veces denominada grupo de distribución, es un único punto de contacto para un grupo de usuarios. Es posible que tenga una lista de distribución que incluya todos los subordinados directos de un gerente, otra que incluya a todos los empleados de una empresa y otra más con todos los usuarios involucrados en un proyecto empresarial en particular. Cualquiera puede enviar correos electrónicos a todo el grupo simplemente enviándolos a la lista de distribución.

Las listas de distribución son diferentes de los grupos de Office 365 porque funcionan solo dentro del contexto del correo electrónico. Los grupos incluyen una lista de distribución pero también habilitan otras funciones en aplicaciones como SharePoint, Microsoft Teams, etc.

Para crear una lista de distribución:

1. En el Centro de administración de Exchange, vaya a la página Panel y haga clic en Grupos.
2. En la página resultante, en el menú desplegable junto a "+ Nuevo grupo de Office 365", seleccione Lista de distribución.
3. Complete la página que aparece, especificando el nombre de la lista de distribución y los usuarios que se agregarán a ella (consulte la Figura 6).

Figura 6: Creación de una lista de distribución

Crear una regla de flujo de correo (transporte)

Las reglas de flujo de correo (transporte) son similares a las reglas de la Bandeja de entrada en Outlook; puede usarlos para identificar y tomar medidas sobre los mensajes que fluyen a través de su organización de Office 365. Por ejemplo, el correo que dice ser de ejecutivos y gerentes a menudo está falsificado, por lo que puede resultar útil identificar el correo que se originó fuera de su organización. De esa manera, puede capacitar a sus usuarios para que verifiquen que los mensajes que les piden que realicen acciones confidenciales (como realizar una transferencia bancaria o pagar una factura) provengan del usuario real y no de alguien ajeno a la empresa.

Los administradores de Exchange pueden hacer cumplir cada regla, probarla o probarla y notificarla al remitente.

Para crear una regla que selle cualquier mensaje que se origine fuera de su organización:

1. En el Centro de administración de Exchange, vaya a la página Panel. En "Flujo de correo", haga clic en Reglas.
2. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al signo + y elija Modificar mensajes en el menú. (Aquí puede ver los distintos tipos de reglas de transporte que puede crear).
3. Complete la ventana emergente resultante, como se muestra en la Figura 7.

Figura 7. Configuración de una regla para marcar mensajes que se originan fuera de la organización

Bloquear remitentes

Hay una serie de razones, como spam y acoso a los usuarios, por las que los usuarios pueden pedirle que bloquee a ciertos remitentes externos para que no envíen correo electrónico a su organización. Para incluir personas en una lista de bloqueo para todo el inquilino, siga los siguientes pasos:

1. En el Centro de administración de Exchange, en la sección "Flujo de correo", haga clic en Reglas.
2. Haga clic en el icono + y luego elija Crear una nueva regla.
3. Asigne un nombre a la regla y luego haga clic en Más opciones.
4. En "Aplicar esta regla si", elija El remitente.
5. Agregue las direcciones de correo electrónico que desea bloquear y luego haga clic en Comprobar nombres para colocarlas en la lista.
6. En "Hacer lo siguiente", elija Bloquear el mensaje y luego haga clic en Eliminar el mensaje sin notificar a nadie para eliminarlo automáticamente.
7. Haga clic en Más opciones y, luego, en la opción "Coincidir dirección del remitente en el mensaje", seleccione Encabezado o sobre.
8. Haga clic en Guardar para finalizar.

Habilitar buzones de archivo

Los buzones de correo de los usuarios de archivo se introdujeron hace un par de versiones de Exchange para solucionar problemas como toneladas de archivos PST con correo antiguo en su red. Cada buzón tiene un buzón de archivo adjunto, donde el correo antiguo se puede conservar en un almacenamiento más económico. De esta manera, el correo más antiguo está disponible para eDiscovery, mientras que el tamaño del buzón principal se mantiene bajo control para mejorar el rendimiento.

Para habilitar un buzón de archivo en Office 365:

1. En el Centro de administración de Exchange, vaya a la página Panel y haga clic en Destinatarios (para un usuario individual) o Compartido (para un buzón compartido).
2. Seleccione el buzón para el que desea habilitar un buzón de archivo.
3. A la derecha, en "Archivo local", haga clic en Activar, como se muestra en la Figura 8.

Figura 8. Habilitación de un buzón de archivo para un usuario o buzón compartido

Conclusiones

¿Alguna vez necesitó saber quién creó un nuevo buzón de usuario o realizó cambios en los permisos de una cuenta de usuario? Obtenga nuestra guía gratuita para descubrir cómo puede auditar mejor su entorno Exchange Online.

Lea mi artículo anterior para saber cómo puede agregar una capa adicional de seguridad a Exchange Online mediante el uso de una solución de higiene del correo basada en la nube llamada Exchange Online Protection. Es una gran herramienta diseñada para proteger los buzones de correo alojados en Microsoft Exchange Online contra spam y malware.