Agregar etiquetas de confidencialidad de Microsoft 365 a las invitaciones a reuniones

Nueva función de vista previa ¡Alerta! ? Ya es bien sabido que las etiquetas de confidencialidad de Microsoft 365 se pueden aplicar a mensajes y archivos de correo electrónico para garantizar el cumplimiento de las políticas de protección de la información de la organización. Ahora la aplicación de etiquetas de confidencialidad también se extiende a las invitaciones a reuniones en Outlook. Puede proteger la información confidencial discutida durante las reuniones de Teams. Se prevé que la implementación de etiquetas de confidencialidad para invitaciones a reuniones y citas en Outlook para disponibilidad general comenzará en febrero de 2023 y finalizará a finales de mes. ¡Veamos cómo funcionan las etiquetas confidenciales en las invitaciones a reuniones!

¿Por qué utilizar etiquetas de confidencialidad en las invitaciones a reuniones?

Las etiquetas de confidencialidad de Microsoft 365 en las reuniones invitan a los usuarios a clasificar la confidencialidad de la información que se discutirá en la reunión de Teams. Esta función ayuda a las organizaciones a garantizar que la información confidencial solo se comparta con las personas adecuadas y que todos los miembros del equipo sean conscientes del tema confidencial que se está discutiendo. Esto puede ayudar a proteger datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos.

Requisitos previos para aplicar etiquetas de confidencialidad a las invitaciones a reuniones

Para aplicar una etiqueta de confidencialidad a una invitación a una reunión en Outlook, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos.

• Licencia Premium de equipos.
• Suscripción E5.
• Se admite Outlook en la web, Outlook Win32 y Outlook para Mac.
• Se debe iniciar sesión en Microsoft Information Protection (MIP) en el portal de cumplimiento de MS Purview para usar etiquetas de confidencialidad en Outlook.
• Debe crear una etiqueta de confidencialidad con el permiso necesario para aplicarlas dentro de su organización.
• Es necesario publicar la etiqueta de sensibilidad a los organizadores y participantes de la reunión.
• Al crear una etiqueta confidencial, puede habilitar las siguientes configuraciones para mejorar la seguridad.

Al crear una etiqueta confidencial, puede habilitar las siguientes configuraciones para mejorar la seguridad.

1. No dejes de marcar la casilla Incluir reuniones mientras defines el alcance de la etiqueta. No puede aplicar una etiqueta de confidencialidad a una reunión si no incluye opciones de reunión al crear la invitación.

2. Para una mejor protección, puede marcar las tres opciones disponibles en la página Elegir configuración de protección para elementos etiquetados.

✅ Aplicar o eliminar cifrado: esta opción cifrará las invitaciones a reuniones y las respuestas etiquetadas con la etiqueta de confidencialidad, agregando una capa adicional de seguridad a la información confidencial.
✅ Aplicar marcado de contenido : esta opción agregará encabezados, pies de página y marcas de agua a las invitaciones y respuestas a reuniones etiquetadas, lo que permitirá a los usuarios identificar rápidamente contenido confidencial.
✅ Proteger reuniones y chats de Teams: esta opción aplicará la configuración específica de Teams para cualquier reunión de Teams que esté etiquetada con la etiqueta de confidencialidad. (Requiere licencia Premium de Teams) Para los usuarios sin una licencia premium, esta opción está atenuada.

¿Cómo funcionan las configuraciones de cifrado para una etiqueta de confidencialidad en las invitaciones a reuniones?

Al utilizar la configuración de cifrado en una etiqueta de confidencialidad, podemos restringir el acceso al contenido confidencial.

• Cuando una invitación está cifrada, los destinatarios deberán descifrarla para acceder al enlace de la reunión.
• Las invitaciones a reuniones para proyectos confidenciales solo pueden ser abiertas por los participantes y no pueden reenviarse a otras personas.
• La invitación a la reunión permanece cifrada tanto en reposo como en tránsito.

En la página de configuración de cifrado, se le permitirá configurar los siguientes ajustes.

• Puede configurar los ajustes de cifrado necesarios o eliminar el cifrado de un archivo ya cifrado.
• Una vez que elija configurar los ajustes de cifrado, los administradores pueden decidir asignar permisos ahora o permitir a los usuarios asignar permisos cuando se aplica la etiqueta.
• Los administradores pueden especificar cuándo debe caducar el acceso al contenido etiquetado.
• Para equilibrar los requisitos de seguridad, se pueden configurar ajustes para el acceso sin conexión.
• Los administradores pueden otorgar permisos a usuarios o grupos específicos para garantizar que solo esas personas puedan interactuar con el contenido etiquetado.
• Para proteger sus documentos más confidenciales, también puede optar por habilitar el cifrado de doble clave, si es necesario.

Configuración de protección de sensibilidad en reuniones y chats de Teams

Es importante tener en cuenta que se aplicará cualquier opción de reunión configurada al crear una etiqueta de confidencialidad. La configuración de reunión aplicada no se puede modificar durante una reunión.

Con una etiqueta de confidencialidad, puede aplicar las siguientes configuraciones de reunión para garantizar una comunicación segura y controlada:

• Especifique quién puede pasar por alto el lobby, presentar y grabar.
• Habilite el cifrado de vídeo y audio de reuniones para proteger la información confidencial.
• Habilite la grabación automática para capturar la reunión para referencia posterior.
• Agregue una marca de agua para compartir pantalla y transmisiones de cámara para identificar la fuente del contenido.
• Evite o permita el chat y evite o permita la copia del contenido del chat al portapapeles para mantener la privacidad de los datos.

¿Cómo configurar los ajustes de protección de sensibilidad para las reuniones del canal?

Para aplicar las opciones de reunión de etiquetas a la configuración del canal, debe definir configuraciones de protección para gruposs y sitios. Es importante tener en cuenta que esta configuración de asociación solo está disponible cuando edita una etiqueta existente.

¿Cómo aplicar una etiqueta de confidencialidad a una invitación a una reunión en Outlook?

Los organizadores de reuniones pueden aplicar etiquetas de confidencialidad mientras crean una invitación a una reunión desde el calendario de Outlook/Teams.

Para aplicar una etiqueta de confidencialidad a una invitación a una reunión en Microsoft Outlook:

1. Abra Microsoft Outlook.
2. Vaya a la pestaña Calendario.
3. Haga clic en Nueva reunión para crear una nueva invitación a una reunión.
4. En la pestaña Reunión, haga clic en el menú desplegable Sensibilidad.
5. Seleccione la etiqueta de confidencialidad que desea aplicar a la invitación a la reunión.
6. Ingrese la información requerida para la invitación a la reunión, como el tema de la reunión, la ubicación y los asistentes.
7. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a la reunión con la etiqueta de confidencialidad aplicada.

El contenido de la invitación a la reunión, incluido el cuerpo y los archivos adjuntos, se cifrará según la etiqueta de confidencialidad aplicada. Si los participantes u organizadores de la reunión no usan un cliente de Teams que cumpla con estos requisitos, las opciones de reunión de etiqueta configuradas no se pueden aplicar a estos usuarios.

Limitaciones del uso de etiquetas de confidencialidad en invitaciones a reuniones

• Es importante controlar la capacidad de copiar contenido para proteger información confidencial en las reuniones. Pero esta opción no es compatible con todos los Teams en navegadores web como Firefox y Safari.
• Aún no se admite el etiquetado de reuniones de Teams en dispositivos iOS y Android.
• Las etiquetas de confidencialidad no se admiten para invitaciones a reuniones del calendario grupal. Los participantes deben ser usuarios específicos.
• No se admite la aplicación y el cambio de etiquetas de confidencialidad para reuniones en un calendario de buzón compartido.
• Las etiquetas de confidencialidad solo se admiten para buzones de Exchange Online, pero no para buzones locales.
• Al configurar una serie de reuniones en Outlook, el organizador tiene la opción de aplicar una etiqueta de confidencialidad a toda la serie. Sin embargo, actualmente no es posible aplicar una etiqueta de confidencialidad a sucesos individuales dentro de la serie.
• Si recibe una invitación a una reunión etiquetada y cifrada en su cliente de correo electrónico móvil, el mensaje de invitación se descifrará en línea si su cliente admite correo electrónico cifrado.
• Las etiquetas de confidencialidad no se pueden aplicar a eventos en vivo y seminarios web de Teams.
• No se admite el etiquetado de invitaciones a reuniones con Graph API.

Espero que este blog le haya proporcionado una comprensión detallada del etiquetado de confidencialidad ampliado para invitaciones a reuniones. Si tiene más preguntas, no dude en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios.