Habilite la edición independiente mediante 'Pagar' en SharePoint Online

Imagínese cómo sería si estuviera editando un archivo sin que los demás lo interrumpan. Estás en tu propio mundo de esculpir el documento sin ninguna intervención, ¿verdad? ¿Cómo reaccionarás si digo que esto será posible en la realidad? Sí, 'Pagar' en SharePoint Online le permite editar un archivo sin ser interrumpido. Al extraer un archivo de una biblioteca de documentos, puede priorizar sus cambios y restringir que otros editen el archivo.

¡Profundicemos en este blog y descubramos cómo 'Pagar' en SharePoint Online nos ayuda a mantenernos alejados de los conflictos de edición de archivos!

¿Cómo proteger archivos en Microsoft 365 SharePoint Online?

La salida en Microsoft SharePoint Online crea una barrera virtual que permite que solo una persona edite un archivo a la vez.

Obtener un archivo en la biblioteca de documentos de SharePoint es simplemente reservar el archivo para que usted pueda realizar cambios al impedir que otros lo editen. Permite a un individuo realizar los cambios deseados en un entorno independiente. Además, puede consultar cualquier cantidad de archivos a la vez en su biblioteca de documentos de SharePoint.

Siga los pasos a continuación para retirar el archivo del sitio de SharePoint.

• Primero, abra Microsoft 365 SharePoint Online y seleccione el sitio donde se encuentra el archivo que desea proteger.
• Ahora, abra la biblioteca de documentos y seleccione las elipses (…) junto al archivo deseado.
• Haga clic en la opción Más en la parte inferior. Finalmente, consulte el archivo haciendo clic en la opción 'Consultar' a continuación.

Ahora que el archivo ha sido desprotegido, puede ver que el archivo respectivo se marcó a continuación para representar que otros miembros del sitio no pueden editarlo.

Importante: La extracción de un archivo durará 24 horas. Una vez finalizado este período, el check out se descartará automáticamente.

Administrar la edición de un archivo en modo sin conexión

Después de retirar un archivo, también puede descargarlo y editarlo en modo fuera de línea. Una vez que haya terminado con la edición, puede reemplazar el archivo antiguo con este archivo recién editado en la biblioteca del sitio respectivo usando la opción Cargar. Asegúrate de comprobar que no debes eliminar el archivo antes de reemplazarlo y recuerda que ambos archivos deben tener el mismo nombre.

¿Qué sucede cuando alguien anula un archivo extraído?

Cualquiera que sea miembro del sitio puede realizar cambios en un archivo en la biblioteca de documentos de SharePoint. Cuando alguien en el sitio anula el archivo que usted ha extraído, quedará restringido y podrá acceder al archivo en modo de solo lectura.

Los usuarios recibirán una notificación como se muestra a continuación mientras intentan abrir el archivo desprotegido.

Y este modo de solo lectura reduce los conflictos entre los miembros durante la edición y ayuda a las personas a continuar realizando cambios sin ser molestados.

Nota: Pase el cursor sobre el pequeño icono de desprotegido para saber quién desprotegió el archivo. En lugar de esto, simplemente puede agregar la columna predeterminada “Extraído por” en la biblioteca de documentos de SharePoint.

Incorpore el documento para proporcionar acceso a otras personas en un sitio de SharePoint

Una vez que haya terminado con la edición, asegúrese de verificar y guardar su archivo. De lo contrario, las actualizaciones ya no estarán disponibles en el archivo. Luego, habilite la opción Registrar y permita que otros realicen cambios en el archivo.

Para registrar un archivo, haga clic en los puntos suspensivos (…) y, en Más opciones, haga clic en Registrar.

Después de hacer clic en la opción de registro, se le pedirá que complete un cuadro de diálogo donde puede escribir una breve descripción de lo que cambió en el archivo desprotegido. Estos comentarios ayudarán a otros a identificar sus cambios fácilmente.

Consejo profesional: Puedes usar la opción Alertarme desde los puntos suspensivos (…) como recordatorio. Sí, le notificará cada vez que otros miembros del sitio accedan al archivo de SharePoint. También puede especificar la frecuencia con la que desea recibir estas notificaciones.

Además, cada vez que el archivo sea sometido a edición, se creará una nueva versión del archivo respectivo. Estas versiones lo ayudan a monitorear los cambios realizados en el archivo cada vez que se retiran o ingresan.

Seguimiento de los cambios realizados en un archivo mediante la configuración de control de versiones

Inicialmente, habilitar el control de versiones le ayudará a rastrear y restaurar los archivos que se han modificado. Además de eso, ayuda a recuperar las versiones anteriores de los documentos.

Veamos cómo configurar el control de versiones de un archivo en Microsoft SharePoint Online,

Microsoft SharePoint Online → Sitio SPO respectivo → Configuración → Lconfiguración de biblioteca → Más configuraciones de biblioteca → Configuración de versiones.

Después de seleccionar la configuración de versiones, puede configurar las siguientes opciones según sus necesidades en un sitio de SharePoint.

1. Requerir aprobación de contenido.
2. Cree una versión para cada vez que se edite un archivo.
3. Limite el número de versiones.
4. Especifique quién puede ver los borradores.
5. Consulte un archivo antes de editarlo.

Deshabilitar el pago en SharePoint Online

Los administradores y propietarios del sitio tienen derecho a decidir la configuración de extracción de la biblioteca de documentos de SharePoint. Pueden habilitar o deshabilitar permanentemente la opción de pago para los miembros del sitio.

Para deshabilitar el check-out, configure la opción Requerir check-out en "No" en la configuración de versiones que se muestra en la imagen de arriba. Esto permitirá a los usuarios editar el archivo sin tener que desprotegerlo.

Además, para habilitar el pago de forma permanente, configure 'Sí' en esta opción. Por lo tanto, los usuarios no podrán editar el archivo sin sacarlo de la biblioteca de documentos.

Ver, restaurar y eliminar versiones en el historial de versiones

El historial de versiones le proporciona un registro de todos los cambios, incluida la indicación del usuario que lo modificó. Y puede ver las versiones anteriores del archivo siguiendo los pasos a continuación.

Microsoft SharePoint Online → Sitio SPO respectivo → Biblioteca de documentos → Archivo respectivo →Elipses (…) < i>→ Historial de versiones.

Ahora puede ver las versiones del archivo con la fecha y hora editadas. Cuando haga clic en la flecha hacia abajo junto a la fecha y hora, se le ofrecerán tres opciones.

• Ver: puede ver las diferentes versiones de un archivo seleccionado.

• Restaurar: restaura la versión para considerarla como la última versión.

• Eliminar: elimina la versión cuando no sea necesaria.

Puede aprovechar cualquiera de las tres opciones anteriores según sus requisitos.

Descartar la opción de pago en SharePoint Online

Además, si extrajo un archivo y se olvidó de volver a registrarlo, los demás usuarios seguirán restringiendo su edición. Sin embargo, les permite acceder al archivo en modo de solo lectura.

Los administradores y propietarios del sitio pueden anular la extracción utilizando la opción Descartar extracción para que el archivo esté disponible para otros usuarios que necesiten realizar cambios en el archivo de inmediato.

Pueden descartar un check-out, navegando hasta los puntos suspensivos (...) al lado del archivo y en Más opciones, haga clic en Descartar check-out.

Después de hacer clic en la opción de descartar el pago, aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia para obtener la confirmación de su decisión. Por lo tanto, puede hacer clic en 'Sí' si está seguro de descartar el pago.

Punto para recordar:

Los miembros del sitio a quienes el administrador o el propietario del sitio les otorgan permisos de "control total" pueden tomar posesión del archivo extraído en una biblioteca de documentos de SharePoint.

Pueden hacer esto navegando a la ruta a continuación.

Microsoft SharePoint Online → Sitio SPO respectivo → Configuración → L configuración de biblioteca → Más configuraciones de biblioteca → 'Administrar archivos que no tienen una versión registrada' →Archivo respectivo → Tomar posesión de la selección.

Pueden registrar todos los archivos que no se han registrado en la biblioteca de documentos. Sin embargo, deben asegurarse de que la persona desprotegida haya realizado cambios en el archivo antes de registrarlo.

Obtenga informes detallados de archivos extraídos de SharePoint Online con AdminDroid

Como monitorear los archivos de extracción es crucial, puede apresurarse a recuperar sus estadísticas e informes en las herramientas de informes nativas de Microsoft 365. Sin embargo, solo obtendrá una descripción general de los archivos de extracción en la herramienta de informes nativa. Carece de métricas detalladas, como cuándo se retiraron o registraron los archivos, se realizaron estadísticas detalladas de los usuarios, etc.

¿Cree que no habrá forma de obtener información clara sobre los archivos de pago? En realidad no. Con el objetivo de solucionar este inconveniente, ¡AdminDroid viene al rescate! Ofrece información valiosa sobre los archivos extraídos, como recuento de archivos extraídos por hora o por día, usuarios que realizaron extracciones , consulte el estado del archivo, y más.

Además de lo anterior, también puede auditar las modificaciones de archivos de actividades de archivos de SharePoint, archivos registrados, control de versiones de archivos, etc. con AdminDroid.

Aquí está la lista de informes de actividades de archivos de SharePoint proporcionados por AdminDroid.

1. Informe de extracción de archivos: lista de todos los archivos extraídos junto con los respectivos usuarios que realizaron la extracción.
2. Informe de registro de archivos: muestra todos los archivos registrados junto con la URL del sitio respectivo, la hora de registro, etc.
3. Informe de extracción de archivos descartados: lista de todos los archivos deshabilitados en SharePoint junto con la identidad del usuario que descartó la extracción, el tiempo de extracción descartado, etc.

Informes de gestión de versiones de archivos:

1. Versión de archivos de SharePoint eliminados
2. Versiones menores de archivos de SharePoint eliminados
3. Todas las versiones eliminan archivos de SharePoint

Sumado a lo anterior, puede obtener informes sobre las actividades de las carpetas/páginas de SharePoint, los permisos del sitio y más, para una auditoría efectiva de SharePoint Online.

Además, el reportero de SharePoint Online de AdminDroid le permite administrar las actividades de los archivos al brindar información sobre el acceso diario de los usuarios a los archivos de SharePoint, resúmenes del uso compartido de archivos externos por parte de los usuarios, recuento de archivos activos, etc., lo que allana el camino para una mejor administración de SharePoint Online.

Además, AdminDroid permite un análisis sencillo de colecciones de sitios, sitios, listas y bibliotecas de documentos de SharePoint al ofrecer un panel cautivador de SharePoint Online.

Admindroid: ¡una solución integral para una gestión eficaz de SharePoint Online

Entonces, ¿por qué sigues esperando? Vaya y descargue AdminDroid para administrar sin esfuerzo los archivos de extracción en SharePoint Online.

¡Intentémoslo!

En conclusión, configure el check-out y administre la edición sin colisiones siguiendo los pasos que se indican en este blog. Siga los pasos anteriores y priorice sus cambios dejando a otros fuera de editar. Además, utilice la configuración de control de versiones para almacenar y realizar un seguimiento de sus versiones anteriores de los documentos y administrar el proceso de pago y registro en SharePoint Online.

Espero que este blog le brinde suficiente información sobre cómo configurar y administrar el check-out en Microsoft 365 SharePoint Online. Para más sugerencias y consultas, no dude en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios.