¿Cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online?

Requisito: Habilite el uso compartido externo en SharePoint Online mediante PowerShell.

¿Cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online?

SharePoint Online le permite compartir su contenido de forma colaborativa con usuarios externos, como proveedores, clientes, consultores, etc. Para habilitar el uso compartido externo, debe activar el uso compartido externo tanto en el nivel de inquilino como en el nivel de colección de sitios, ya sea desde el Centro de administración o con PowerShell. En este artículo, le mostraremos cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online para que pueda compartir sus documentos y archivos con personas fuera de su organización:

La configuración de uso compartido externo en SharePoint Online ofrece las siguientes opciones:

Solo personas de tu organización: ¡desactiva el uso compartido externo!
Invitados existentes: permita compartir solo con los usuarios externos que ya existen en el directorio de su organización.
Invitados nuevos y existentes: permita que los usuarios externos que acepten invitaciones para compartir e inicien sesión como usuarios autenticados (cuenta de Microsoft o cuenta educativa/cuenta laboral accedan al elemento compartido).
Cualquiera: permite compartir con todos los usuarios externos, incluidos los enlaces de acceso anónimos.

Paso 1: habilite el uso compartido externo en el inquilino

Para activar el uso compartido externo en el inquilino de SharePoint Online, siga estos pasos:

Inicie sesión como administrador global o administrador de SharePoint y abra el Centro de administración de SharePoint Online (normalmente en: https://-admin.sharepoint.com)
Haga clic en Políticas >> Compartir en la navegación izquierda
En la configuración de "Compartir externo", configure la opción de compartir en "Invitados nuevos y existentes" para mayor seguridad. Puede seleccionar cualquier configuración de uso compartido adecuada a nivel de organización para SharePoint y Microsoft OneDrive.
Haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior para guardar los cambios.

¡Eso es todo! El uso compartido externo ahora está activado. Hay configuraciones adicionales en la página Compartir en "Más configuraciones para compartir externamente", como Limitar el uso compartido externo usando dominios, Los usuarios externos deben aceptar invitaciones para compartir usando la misma cuenta a la que se enviaron las invitaciones, etc. También tenemos "Archivo". y enlaces de carpetas” que se explican por sí mismos. Por ejemplo, la configuración de enlaces para compartir está predeterminada en "Personas específicas", el tiempo de caducidad de los enlaces "Cualquier persona", el tipo de enlace predeterminado, etc.

También podemos permitir el uso compartido externo en SharePoint Online usando PowerShell. A continuación se explica cómo configurar las capacidades de uso compartido en SharePoint Online usando PowerShell:

SharePoint Online: ¿Cómo habilitar el uso compartido externo mediante PowerShell?

Para colaborar con personas ajenas a su organización, debe compartir sus documentos y contenidos externamente. ¿Cómo habilito el uso compartido externo en SharePoint Online con PowerShell? Para habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online, utilice el siguiente script de PowerShell:


#Set Admin Center URL
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com/"

#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL -Credential (Get-Credential)

#sharepoint online enable external sharing powershell
Set-SPOTenant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly # Disabled, ExistingExternalUserSharingOnly, ExternalUserSharingOnly, ExternalUserAndGuestSharing (Anonymous sharing)

La versión PnP PowerShell del script anterior sería:


#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
 
#Connect to Tenant Admin Site
Connect-PnPOnline -url $TenantAdminURL -Interactive
 
#Enable External Sharing for the Tenant to - Anyone - Anonymous users
Set-PnPTenant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Permitir el uso compartido externo en SharePoint Online mediante PowerShell

También puede habilitar la configuración de uso compartido externo a nivel de inquilino. A continuación se explica cómo activar el uso compartido externo en SharePoint Online usando PowerShell:


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.Online.SharePoint.Client.Tenant.dll"

#Variables for processing
$AdminCenterURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$SharingCapability="ExternalUserSharingOnly"  # Disabled, ExistingExternalUserSharingOnly, ExternalUserSharingOnly, ExternalUserAndGuestSharing

#Get Credentials to connect
$Cred = Get-Credential

#Setup the Context
$Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($AdminSiteURL)
$Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
  
#Get the tenant object 
$Tenant = New-Object Microsoft.Online.SharePoint.TenantAdministration.Tenant($Ctx)
  
#Set Sharing capability of the tenant
$Tenant.SharingCapability= [Microsoft.Online.SharePoint.TenantManagement.SharingCapabilities]::$SharingCapability
$Ctx.ExecuteQuery()

Write-host "Sharing Settings updated!"

Configuremos el uso compartido externo para permitir usuarios invitados y enlaces anónimos:


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\SharePoint Online Management Shell\Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell\Microsoft.Online.SharePoint.Client.Tenant.dll"

#Parameters
$AdminSiteURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$SharingCapability="ExternalUserAndGuestSharing" #File and folder links
$DaysToExpire = 7 #Expiration number of days for shared files
$LinkType="View"  #Edit, View or None
$FolderLinkType="Edit" # View or Edit or None

#Get Credentials to connect
$Cred= Get-Credential

Try {
    #Setup the context
    $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($AdminSiteURL)
    $Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)

    #Get the Tenant
    $Tenant= New-Object Microsoft.Online.SharePoint.TenantAdministration.Tenant($Ctx)
    $Ctx.Load($Tenant)
    $Ctx.ExecuteQuery()

    #Set Tenant Sharing Settings
    $Tenant.SharingCapability= [Microsoft.Online.SharePoint.TenantManagement.SharingCapabilities]::$SharingCapability
    $Tenant.RequireAnonymousLinksExpireInDays= $DaysToExpire
    $Tenant.FileAnonymousLinkType=[Microsoft.SharePoint.Client.AnonymousLinkType]::$LinkType
    $Tenant.FolderAnonymousLinkType=[Microsoft.SharePoint.Client.AnonymousLinkType]$FolderLinkType
    $Ctx.ExecuteQuery()

    Write-host "Tenant Sharing Settings Updated Successfully!'" -f Green
}
Catch {
    write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

Esto da como resultado la siguiente configuración en el inquilino de SharePoint Online.

Paso 2: Habilite el uso compartido externo en la colección de sitios de SharePoint Online

Activar el uso compartido externo a nivel de inquilino no activa automáticamente las capacidades de uso compartido en todas las colecciones de sitios subyacentes. Necesitamos habilitar el uso compartido en cada colección de sitios de SharePoint Online. Puede establecer la configuración de uso compartido para cualquier colección de sitios desde el Centro de administración de SharePoint. Para permitir el uso compartido externo en el nivel de la colección de sitios mediante el nuevo centro de administración de SharePoint Online, siga estos pasos:

Vaya al Centro de administración de SharePoint Online >> Haga clic en Sitios >> Sitios activos >> Seleccione la colección de sitios deseada de la lista.
Haga clic en el botón "Compartir" >> Establezca la configuración para compartir de forma adecuada, como "Usuarios externos nuevos y existentes". Haga clic en "Guardar" para confirmar sus cambios.

Tenga en cuenta que el nivel de uso compartido de la colección de sitios debe ser equivalente o menos permisivo que la configuración a nivel de su organización. Por ejemplo, si establece la configuración a nivel de inquilino como "Usuarios externos existentes", entonces la configuración de SharePoint se puede aplicar a "Usuarios externos existentes" o menos.

Permitir el uso compartido externo en la colección de sitios de SharePoint Online mediante PowerShell

Para activar el uso compartido externo para el nivel del sitio de SharePoint Online, use este script de PowerShell.


#Variables for Admin Center & Site Collection URL
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com/"
$SiteCollURL="https://crescent.sharepoint.com/Sites/Sales"

#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL -Credential (Get-Credential)

#Enable external sharing for the site collection
Set-SPOSite -Identity $SiteCollURL -SharingCapability ExternalUserSharingOnly

#Other Options: Disabled, ExistingExternalUserSharingOnly, ExternalUserSharingOnly, ExternalUserAndGuestSharing

Habilitar usuarios externos en SharePoint Online usando PnP PowerShell

Para habilitar el uso compartido externo de una colección de sitios específica en SharePoint Online, use este PnP PowerShell:


#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"

#Connect to Tenant Admin Site
Connect-PnPOnline -url $TenantAdminURL -Interactive

#Enable External Sharing for Existing AD Users (Including Guest users!)
Set-PnPTenantSite -Url $SiteURL -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly

¡Este script activa el uso compartido externo en SharePoint Online y establece la opción de compartir como en la captura de pantalla anterior! La ejecución de este comando permitirá que usuarios externos e invitados compartan en una colección de sitios SPO, y podrá verificarlo en el Centro de administración.

Establecer configuraciones de uso compartido externo para todos los sitios del inquilino

¿Qué tal aplicar una configuración de uso compartido externo específica en todas las colecciones de sitios en el inquilino de SharePoint Online?


#Parameters
$AdminCenterURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$ExternalSharingSetting = "ExternalUserAndGuestSharing" #Anyone

Try {
    #Connect to Admin center
    Connect-PnPOnline -URL $AdminCenterURL -Interactive

    #Get all sites where the setting is different from the given parameter - Exclude Seach Center, Redirect sites, Mysite Host, App Catalog, Content Type Hub, eDiscovery and Bots
    $SiteCollections = Get-PnPTenantSite | Where { $_.URL -like '*/sites*' -and $_.SharingCapability -ne $ExternalSharingSetting -and $_.Template -NotIn ` 
                            ("SRCHCEN#0", "REDIRECTSITE#0", "SPSMSITEHOST#0", "APPCATALOG#0", "POINTPUBLISHINGHUB#0", "EDISC#0", "STS#-1")}

    #Loop through each site and enable external sharing
    ForEach ($Site in $SiteCollections)
    {
        #Apply External sharing setting for the site
        Set-PnPTenantSite -Url $Site.Url -SharingCapability $ExternalSharingSetting
        Write-host "External sharing Setting updated for:" $Site.URL -f Green
    }
}
Catch {
    Write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

Para obtener la lista de todos los sitios de SharePoint Online donde se ha habilitado la capacidad de compartir:


Get-SPOSite | Where {$_.SharingCapability -ne "Disabled"}

Aquí hay otra publicación para deshabilitar el uso compartido externo: SharePoint Online: PowerShell para deshabilitar el uso compartido externo

Conclusión

En conclusión, habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online es un proceso sencillo que se puede completar navegando al centro de administración de SharePoint y ajustando la configuración de uso compartido. Además, al configurar ajustes de uso compartido externo para sitios específicos, los administradores pueden tener más control sobre cómo y con quién se comparte el contenido. En general, el uso compartido externo en SharePoint Online es una característica poderosa que permite a las organizaciones colaborar y compartir información con socios, clientes y otras partes interesadas externas.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo agrego a todos excepto a los usuarios externos en SharePoint Online?

Habilite la afirmación "Todos excepto los usuarios externos" y luego podrá agregar a todos, excepto a los usuarios externos, a SharePoint Online.
Más información: Otorgar acceso a todos, excepto a los usuarios externos, al grupo en SharePoint Online

¿Cómo elimino un usuario externo de SharePoint Online?

Puede eliminar usuarios externos del sitio de SharePoint Online utilizando el cmdlet de PowerShell Remove-SPOExternalUser.
Más información: Eliminar usuario externo de SharePoint Online

¿Cómo proporcionar acceso a usuarios externos en SharePoint Online?

Suponiendo que el uso compartido externo esté habilitado, siga estos pasos para proporcionar acceso a un usuario externo en un sitio de SharePoint: Inicie sesión en su sitio de SharePoint Online >> Haga clic en el botón "Compartir" en la sección superior derecha de la página. Ingrese los correos electrónicos de usuarios externos, asegúrese de que la casilla de verificación "Enviar correo electrónico" esté marcada y haga clic en el botón "Compartir" en la parte inferior.
Más información: Otorgar acceso a usuarios externos en SharePoint Online

¿Cómo habilito el uso compartido externo de OneDrive?

Para habilitar el uso compartido externo para OneDrive: en el centro de administración de SharePoint, expanda "Políticas" y luego haga clic en el enlace "Compartir" en la navegación izquierda. En "Compartir externo", establezca la configuración en cualquier otra opción que no sea "Solo personas en su organización".
Más información: habilite el uso compartido externo en OneDrive para la Empresa usando PowerShell

¿Cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online?