SharePoint Online: ¿Cómo habilitar el control de versiones en una biblioteca de documentos usando PowerShell?
¿Qué es el control de versiones en SharePoint Online?
La función de historial de versiones en SharePoint Online rastrea cada cambio en el documento y crea una copia cuando alguien cambia un documento. Una vez que habilita la configuración de versiones para una lista o biblioteca, las funciones de versiones se activan y se realizará un seguimiento de todos los cambios. Los propietarios del sitio pueden ver, administrar y restaurar versiones anteriores de elementos. Cada versión del documento tiene lo siguiente:
- Número de versión
- Cuando se creó la versión
- Quién hizo la versión (cambiar)
- Tamaño de la versión
Una vez que la función de control de versiones esté habilitada, podrá ver/restaurar las versiones anteriores del documento.
¿Cómo habilitar el historial de versiones en la biblioteca de documentos de SharePoint Online?
Para habilitar el control de versiones en la biblioteca de documentos de SharePoint Online, haga lo siguiente:
- Navegue a su biblioteca de documentos >> Haga clic en el engranaje de Configuración >> y luego en el elemento del menú "Configuración de la biblioteca".
- En la página de configuración de la biblioteca, haga clic en "Configuración de versiones".
Seleccione la opción "Crear versiones principales" e ingrese la cantidad de versiones para rastrear (de manera predeterminada, esto está habilitado con 500 versiones en SharePoint Online).
- Desplazarse hasta la parte inferior de la página. Haga clic en "Aceptar" para aplicar los cambios en la configuración de versiones.
Una vez que se ha habilitado el control de versiones, puede ver el historial de cambios seleccionando el documento y haciendo clic en la opción "Historial de versiones" en el menú contextual o la barra de herramientas. Esto mostrará una lista de todas las versiones anteriores, junto con quién realizó los cambios y cuándo se realizaron. Luego puede restaurar cualquier versión anterior seleccionándola de la lista y haciendo clic en el botón "Restaurar".
SharePoint Online: PowerShell para habilitar el control de versiones en la biblioteca de documentos
El control de versiones es una característica fundamental de SharePoint Online y se puede habilitar fácilmente a través de PowerShell. El control de versiones le permite realizar un seguimiento de los cambios en sus documentos y también proporciona una forma de restaurar versiones anteriores si es necesario. Habilitar el control de versiones es una forma rápida y sencilla de garantizar que sus documentos estén siempre bien protegidos. Para habilitar el control de versiones de una biblioteca de documentos, simplemente use el siguiente script de PowerShell.
A continuación se explica cómo habilitar el control de versiones en SharePoint Online usando PowerShell:
#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
Function Enable-DocLibraryVersioning()
{
param
(
[Parameter(Mandatory=$true)] [string] $SiteURL,
[Parameter(Mandatory=$true)] [string] $DocLibraryName
)
Try {
#Setup Credentials to connect
$Cred = Get-Credential
$Cred = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.UserName,$Cred.Password)
#Setup the context
$Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
$Ctx.Credentials = $Cred
#Get the Library from the web
$Library = $Ctx.Web.Lists.GetByTitle($DocLibraryName)
#enable versioning in sharepoint online
$Library.EnableVersioning = $True
$Library.MajorVersionLimit = 50
$Library.update()
$Ctx.ExecuteQuery()
write-host -f Green "Version History Enabled for Document Library!"
}
Catch {
write-host -f Red "Error enabling versioning in Document Library!" $_.Exception.Message
}
}
#Set Parameters
$SiteURL= "https://crescent.sharepoint.com/"
$DocLibraryName="Project Docs"
#Call the function to enable versioning in document library
Enable-DocLibraryVersioning -siteURL $SiteURL -DocLibraryName $DocLibraryName
SharePoint Online: habilitar el control de versiones mediante PnP PowerShell
El control de versiones en SharePoint Online es crucial para la gestión de documentos, ya que le permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en sus archivos y restaurar versiones anteriores si es necesario. También podemos habilitar el control de versiones con el cmdlet PnP PowerShell Set-PnPList:
#Set Parameters
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
$LibraryName = "Documents"
#Connect to PnP Online to the Site
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Interactive
#Enable Versioning
Set-PnPList -Identity $LibraryName -EnableVersioning $True
Esto permitirá el control de versiones para la biblioteca de documentos determinada. Una vez habilitado el control de versiones, SharePoint Online creará automáticamente una nueva versión de un documento o elemento de lista cada vez que se edite, y podrá ver y restaurar versiones anteriores según sea necesario.
Para habilitar versiones menores, utilice el siguiente script:
Set-PnPList -Identity $LibraryName -EnableVersioning $True -EnableMinorVersions $True
Para establecer límites en las versiones:
Set-PnPList -Identity "Documents" -EnableVersioning $True -EnableMinorVersions $True -MajorVersions 500 -MinorVersions 100
Terminando
Hemos analizado cómo habilitar el control de versiones en SharePoint Online en este artículo. Puede habilitar el control de versiones para listas y bibliotecas de documentos de SharePoint Online siguiendo los pasos descritos en esta guía. Puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en sus archivos y restaurar versiones anteriores si es necesario. Esta puede ser una herramienta útil para administrar cambios en documentos y elementos de listas y garantizar la integridad de su contenido de SharePoint Online.
Para habilitar el historial de versiones en todas las listas y bibliotecas, use: SharePoint Online: habilite el control de versiones en todas las listas y bibliotecas mediante PowerShell
Preguntas frecuentes:
¿Cuántas versiones de documentos conserva SharePoint?
De forma predeterminada, SharePoint conserva un mínimo de 100 versiones y un máximo de 50 000 de un documento. Al cambiar la configuración de versiones, puede ajustar la cantidad máxima de versiones de documentos que conserva SharePoint.
¿Cómo obtener la versión anterior del documento de SharePoint?
Para obtener la versión anterior de un documento de SharePoint, vaya a la biblioteca de documentos, haga clic derecho en el nombre del documento y luego haga clic en "Historial de versiones" en el menú. Verá una lista de versiones del documento. Desde allí, puede seleccionar la versión que desea ver. También puede restaurar la versión seleccionando "Restaurar".
¿Cómo publicar una versión principal en SharePoint?
Para publicar una versión principal en SharePoint, seleccione el documento y haga clic en "Registrar" en la barra de herramientas. Desde allí, seleccione "Versión principal (Publicar)". Alternativamente, puede hacer clic derecho en el archivo y seleccionar "Más" y luego "Versión principal (Publicar)". La publicación de una versión principal la pone a disposición de otros usuarios e indica que es una versión estable del documento.
Más información: ¿Cómo publicar una versión principal de un documento en SharePoint Online?
¿Cómo restaurar la versión anterior en SharePoint?
Puede acceder al historial de versiones de un documento o elemento haciendo clic derecho en el documento o elemento y seleccionando "Historial de versiones". Para restaurar una versión anterior en SharePoint, seleccione la versión que desea restaurar haciendo clic en su menú desplegable. Desde allí, seleccione “Restaurar” para restaurar la versión seleccionada.
Más información: ¿Cómo restaurar una versión anterior de un documento en SharePoint?