Correo electrónico comercial: uso de las herramientas adecuadas | Oficina 365 | Parte 4#17
El artículo actual está dedicado al tema de - “Correo electrónico comercial”. A primera vista, no existe una relación clara entre el tema del spam interno/saliente y el correo electrónico comercial pero mis argumentos son:
- La mayoría de las veces, la principal razón del fenómeno del spam interno/saliente está relacionada con el mal uso del correo electrónico comercial. Falta de conocimiento y conciencia sobre el hecho de que en caso de que utilicemos un correo electrónico comercial, debemos planificar y diseñar nuestro correo electrónico comercial y prestar atención a demasiadas reglas de "no hacer", etc.
- Office 365 y Exchange Online no son las plataformas óptimas para utilizar y gestionar el correo electrónico comercial.
¿Qué es el correo electrónico comercial?
La “traducción” del correo electrónico comercial podría ser: campañas de correo electrónico, correos electrónicos de marketing, boletines informativos, grandes listas de correo, correo masivo, etc.
Debido a que la definición de correo comercial es más del “aspecto legal”, prefiero utilizar una cita del sitio de la FTC del gobierno de EE. UU.:
Cualquier mensaje de correo electrónico cuyo objetivo principal sea la publicidad comercial o la promoción de un producto o servicio comercial”, incluido el correo electrónico que promueva contenido en sitios web comerciales. La ley no hace ninguna excepción para el correo electrónico de empresa a empresa. Eso significa que todos los correos electrónicos (por ejemplo, un mensaje a clientes anteriores anunciando una nueva línea de productos) deben cumplir con la ley.
Además de la definición de correo electrónico comercial, el artículo se refiere a las “reglas” y a lo que debemos evitar al utilizar el correo electrónico comercial. El artículo incluye una serie de pautas que enfatizan lo que se debe y lo que no se debe hacer con respecto al tema del correo electrónico comercial.
Aquí hay una cita parcial del sitio de la FTC del gobierno de EE. UU.:
No utilice información de encabezado falsa o engañosa. Su información "De", "Para", "Responder a" y la información de enrutamiento (incluido el nombre de dominio y la dirección de correo electrónico de origen) deben ser preciso e identificar a la persona o empresa que inició el mensaje.
No utilice líneas de asunto engañosas. La línea de asunto debe reflejar con precisión el contenido del mensaje.
Identifique el mensaje como un anuncio. La ley le otorga mucha libertad para hacerlo, pero debe revelar de manera clara y visible que su mensaje es un anuncio.
Indique a los destinatarios dónde se encuentra. Su mensaje debe incluir su dirección postal física válida. Esta puede ser su dirección actual, un apartado postal que haya registrado en el Servicio Postal de EE. UU. o un buzón privado que haya registrado en una agencia receptora de correo comercial establecida según las regulaciones del Servicio Postal.
Correo electrónico comercial como parte del proceso de negocio
Dado que el correo comercial es una necesidad empresarial, tendremos que “respetar” esta necesidad empresarial, asignar los recursos necesarios, implementar las mejores prácticas, etc.
Para poder utilizar y gestionar con éxito el correo electrónico comercial, necesitaremos utilizar una plataforma dedicada o un producto que nos ayude a gestionar todos los diferentes aspectos relacionados con el correo electrónico comercial.
Existen muchos proveedores y plataformas, que fueron creadas especialmente para brindar una solución adecuada a las necesidades específicas de un correo electrónico comercial.
No estoy “señalando” un proveedor en particular, pero mi opinión es que Office 365 y Exchange Online no fue creado como una “solución para correo electrónico comercial”.
¿Por qué creo que Office 365/Exchange Online no es adecuado para fines de correo electrónico comercial?
Una de las ideas erróneas más comunes entre los clientes de Office 365 es que Office 365 y Exchange Online pueden utilizarse como herramienta o infraestructura para el correo electrónico comercial.
La fuente de esta concepción errónea es que el correo electrónico comercial (como su nombre indica) se implementa mediante el uso de infraestructura de correo y Exchange Online es la infraestructura de correo.
Esta suposición es correcta, pero el problema principal es que el correo electrónico comercial necesita una infraestructura de correo muy específica y componentes adicionales que no están incluidos en una "infraestructura de correo estándar" como Exchange Online en nuestro escenario.
Office 365 y Exchange Online no se crearon para cumplir con los requisitos comerciales de un correo electrónico comercial.
Las siguientes citas provienen de un artículo de Microsoft que muestra los límites de Exchange Online:
Los clientes de Exchange Online que necesiten enviar correos electrónicos comerciales masivos legítimos (por ejemplo, boletines informativos para clientes) deben utilizar proveedores externos que se especialicen en estos servicios.
El uso de FOPE o EOP para enviar correo electrónico masivo no es un uso recomendado ni compatible del servicio. Está permitido sobre la base del “mejor esfuerzo”. Puede que funcione o no. Para los clientes que quieran enviar correos electrónicos masivos, recomendamos lo siguiente:
a) Enviar el correo electrónico masivo a través de sus propios servidores de correo locales
Esto significa que el cliente tendrá que mantener su propia infraestructura de correo electrónico para este tipo de correo electrónico.
b) Utilice un remitente de correo electrónico masivo de terceros para enviar la comunicación masiva
Hay varios remitentes de correo electrónico masivo de terceros cuyo único negocio es enviar correo electrónico masivo. Pueden trabajar con los clientes para garantizar que tengan buenas prácticas de envío de correo electrónico y que tengan recursos dedicados a hacerlas cumplir.
En el siguiente diagrama podemos ver una tabla que presenta esa necesidad básica de infraestructura de correo electrónico comercial.
Es muy fácil darse cuenta de que Office 365 y Exchange Online no están “equipados” con las herramientas y capacidades adecuadas para servir como infraestructura para el correo electrónico comercial.
1. Número máximo de envíos de correo por día
Uno de los requisitos más básicos de una infraestructura de correo electrónico comercial es poder ofrecer la posibilidad de enviar correo masivo a una gran cantidad de destinatarios de correo.
Exchange Online incluye una limitación incorporada de un máximo de 10 000 elementos de correo por usuario por día.
En caso de que necesite enviar correo electrónico comercial a una mayor cantidad de destinatarios, querrá poder utilizar Exchange Online.
2. Panel de administración: supervise los resultados de la campaña de correo electrónico
Uno de los requisitos más básicos de una campaña de correo electrónico es la capacidad de obtener información sobre el estado y la progresión de la campaña de correo electrónico. Por ejemplo: cuántos correos electrónicos se enviaron, cuántos correos electrónicos fueron “abiertos” (leídos) por el destinatario de destino, si el destinatario hizo clic en un enlace adjunto al correo electrónico, etc.
Exchange Online no incluye tales capacidades.
3. Panel de administración: supervise los problemas y problemas con la distribución del correo
El proceso de “distribución del correo electrónico” podría estar “acompañado” de dificultades y problemas como por ejemplo un escenario en el que la dirección IP del servidor de correo o nuestro dominio se clasifique como spam, una clasificación de nuestro servidor de correo como “servidor de correo masivo” y pronto.
Algunas de las infraestructuras de correo electrónico comerciales dedicadas cuentan con sistemas y herramientas que pueden monitorear la campaña de correo electrónico, identificar y alertar previamente sobre la posibilidad de problemas o problemas existentes, etc.
Exchange Online no incluye tales capacidades.
4. Verifique y verifique la puntuación de spam.
Uno de los procedimientos más importantes que debemos implementar antes de iniciar una campaña de correo electrónico es: asegurarnos de que el contenido de nuestro correo electrónico no tenga ningún tipo de carta, lo que conducirá a un escenario en el que nuestro mensaje de correo electrónico podría identificarse como spam/correo basura.
La solución a esta necesidad se implementa mediante herramientas que nos permiten evaluar la puntuación de spam de nuestro mensaje de correo electrónico y nos permiten identificar previamente "áreas de problemas" que conducen a una puntuación de spam alta.
La mayor parte de la infraestructura de correo electrónico comercial tiene herramientas integradas para esta tarea. La conclusión: es crucial verificar la puntuación de spam de su campaña de correo electrónico antes de ejecutarla.
Exchange Online no incluye tales capacidades.
Puedes leer más información sobre este procedimiento para evaluar el nivel de puntuación de spam en el artículo: Mi correo electrónico aparece como spam | Las 7 razones principales | Parte 5#17
5. Informes
La capacidad de mostrar y exportar la información sobre los resultados de la campaña de correo electrónico o la capacidad de implementar BI (inteligencia empresarial) a partir de los resultados de la campaña de correo electrónico.
Por ejemplo, la capacidad de "ver" que los resultados de nuestra campaña de correo electrónico fueron buenos en una ubicación geográfica particular en comparación con otras ubicaciones geográficas.
Exchange Online no incluye tales capacidades.
6. Verifique la “apariencia” del correo electrónico en diferentes navegadores, sistemas operativos y dispositivos.
La necesidad de probar la “legibilidad” de nuestro mensaje de correo electrónico en diferentes infraestructuras y dispositivos.
Por ejemplo, evite un escenario en el que nuestro mensaje de correo electrónico tenga algún problema de presentación cuando utilice un navegador como Chrome o Internet Explorer.
Otro ejemplo podría ser: un escenario en el que nuestro mensaje de correo electrónico tiene un problema de presentación cuando utilizamos un dispositivo móvil.
Exchange Online no incluye tales capacidades.
¿Existe alguna “ruta lógica de solución de problemas” para implementar en un entorno de Office 365?
En los artículos se proporcionará una ruta detallada de solución de problemas en un escenario en el que el correo enviado desde nuestra organización se identifica como spam/correo basura:
- Mi correo electrónico aparece como spam - Ruta de solución de problemas | Parte 11#17
- Mi correo electrónico aparece como spam - Ruta de solución de problemas | Parte 12#17
En caso de que desee conocer la “esencia del proceso de solución de problemas” del spam interno en el entorno de Office 365, la respuesta es:
En escenarios en los que el correo electrónico enviado desde nuestra organización se identifica como spam, la mayoría de las veces, la causa principal es: envío de correo electrónico comercial o si queremos ser más precisos: mal uso del correo electrónico comercial.
Muchas veces, la implementación de un correo electrónico comercial no se crea siguiendo reglas estrictas y bien conocidas.
Esta “conclusión” no es una resultado de un estudio profundo sobre: causas específicas que conducen a un escenario en el que nuestra organización identificó el correo electrónico como spam/correo basura pero, en cambio, mi opinión.
Según mi experiencia, en entorno Office 365 y Exchange Online, el principal “evento” que lleva a que nuestra organización (nuestro nombre de dominio o la dirección IP del servidor Exchange Online) aparezca en una lista negra está relacionado con un correo electrónico comercial. correo.
En palabras simples: una organización que utiliza correo electrónico comercial (correo electrónico de marketing, boletín informativo, etc.) y viola una o más de las reglas de “no hacer” del correo electrónico comercial.
En caso de que esté seguro de que el escenario particular no está relacionado con un correo electrónico comercial, las siguientes opciones razonables son algún malware que utilice la "identidad" de su organización para enviar spam/correo basura u "otros" motivos.
La sección “otros motivos” puede incluir cualquier “otro” motivo que pueda causar el problema de “spam/correo basura”.
Puede leer más información sobre las causas opcionales del spam interno/saliente en los artículos:
- Mi correo electrónico aparece como spam | Las 7 razones principales | Parte 5#17
- Mi correo electrónico aparece como spam | Las 7 razones principales | Parte 6#17
Mi punto: cuando nos enfrentamos a un problema en el que nuestra organización está clasificada como “elemento” para enviar spam/correo basura, no comience el proceso de resolución de problemas buscando al “culpable” fuera de su casa (Microsoft, teoría de la conspiración, extraterrestre, etc.), sino que examinó minuciosamente el “comportamiento” del correo electrónico de su organización, el tipo de mensaje de correo electrónico que envían sus usuarios, los patrones problemáticos, etc.