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Habilite el control de versiones para todas las bibliotecas de documentos en SharePoint

La función de control de versiones de SharePoint rastrea los cambios para que pueda ver el historial de versiones de un documento o elemento y auditarlos o restaurarlos si es necesario. Esta publicación de blog le mostrará cómo usar PowerShell para habilitar el control de versiones para todas las bibliotecas de documentos en su sitio de SharePoint.

¿Cómo habilitar el control de versiones en SharePoint?

La función Versión se configura a nivel de lista o biblioteca. Entonces, para habilitar el historial de versiones:

  • Vaya a su biblioteca de documentos >> Haga clic en la pestaña Biblioteca en la cinta >> Haga clic en Configuración de la biblioteca.
  • En Configuración general, haga clic en el enlace Configuración de versiones.
  • En la página Configuración de versiones, elija "Crear versiones principales". Opcionalmente, puede establecer un límite en el número de versiones.

Esto habilita el historial de versiones de SharePoint. Una vez que la función de control de versiones esté habilitada, puede seleccionar un documento y hacer clic en el icono "Historial de versiones" de la cinta para ver las versiones creadas.

Habilite el control de versiones en todas las bibliotecas de documentos de todos los sitios en SharePoint

Bueno, activar el control de versiones es relativamente más sencillo, como se muestra arriba. Pero es posible que desee habilitar el control de versiones para todas las bibliotecas de documentos de todos los sitios de su colección de sitios. Es posible que tenga una colección de sitios con cientos de subsitios, todos con bibliotecas de documentos cargadas.

Desafortunadamente, la interfaz de usuario del navegador web no tiene una forma directa de habilitar el control de versiones en todas las bibliotecas a nivel de colección de sitios. Aquí es donde los scripts de PowerShell vienen para ayudarle a habilitar el control de versiones en todas las bibliotecas mediante programación.

Habilite el control de versiones para todas las bibliotecas de documentos usando PowerShell

Si trabaja en SharePoint, sabrá que el control de versiones de documentos puede salvarle la vida. Le permite realizar un seguimiento de los cambios en los documentos y volver a versiones anteriores si es necesario. Sin embargo, no todas las bibliotecas de documentos tienen el control de versiones habilitado de forma predeterminada. A continuación se explica cómo habilitar el control de versiones para todas sus bibliotecas de documentos usando PowerShell:


Add-PSSnapin microsoft.sharepoint.powershell -ErrorAction SilentlyContinue

$webURL="https://demo.crescent.com"
#Get the Web
$web = Get-Spweb $webURL

#Get all lists - Exclude System lists
$ListColl = $web.lists | Where-Object  { ($_.hidden -eq $false) -and ($_.IsSiteAssetsLibrary -eq $false) -and ($_.BaseType -eq "DocumentLibrary") }

foreach($list in $ListColl)
 {
    if ($list.EnableVersioning -eq $false) 
    {
        #Enable Versioning Settings
        $list.EnableVersioning = $true
        $list.MajorVersionLimit = 5 #No. of versions - versioning best practices
        $list.EnableMinorVersions = $true #Applicable only to Libraries
        $list.MajorWithMinorVersionsLimit = 5 #No. of Drafts in Lists

        $list.Update() 
        write-host Versioning enabled for: $list.RootFolder.URL
    }
}

Este script permite el control de versiones mediante programación en todo el sitio.

¿Cómo habilitar el control de versiones de forma predeterminada?
¡El control de versiones está deshabilitado de forma predeterminada! No hay control de versiones automático en SharePoint y no existe una forma OOTB de activar el control de versiones globalmente. Un truco podría ser: usar plantillas de lista: crear una lista o biblioteca base, habilitar el control de versiones, guardar la lista como plantilla. ¡Cualquier lista o biblioteca creada a partir de esta plantilla tiene el control de versiones activado de forma predeterminada! También puedes probar Receptores de eventos: evento ListAdded.

Prácticas recomendadas de control de versiones de SharePoint:
Es importante recordar que cada versión es una copia del documento o elemento. Entonces, si edita un archivo de 10 MB 10 veces, ocupa 100 MB de espacio en disco. (¡En SharePoint 2016 y versiones posteriores, esto ha mejorado! SharePoint solo almacena el delta para minimizar el espacio de almacenamiento). Esto eventualmente podría afectar el rendimiento de su sitio. Por lo tanto, es una buena práctica establecer límites de versiones. Afortunadamente, el almacenamiento triturado de SharePoint 2013 ofrece la ventaja de almacenar solo el delta de versiones.

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