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Deshabilite "Nueva carpeta" en listas y bibliotecas de SharePoint Online

Requisito: Deshabilitar la creación de carpetas en la lista o biblioteca de documentos de SharePoint Online.

¿Cómo evitar la creación de carpetas en SharePoint Online?

¿Le gustaría deshabilitar el botón "Nueva carpeta" en las listas y bibliotecas de SharePoint Online? En esta publicación de blog, te mostraré cómo hacer precisamente eso. Esto puede resultar útil si desea evitar que los usuarios creen nuevas carpetas fácilmente. Continúe leyendo para obtener instrucciones paso a paso.

Las carpetas se pueden crear en cualquier lista o biblioteca de SharePoint donde la opción "Nueva carpeta" esté activada. De forma predeterminada, las carpetas están habilitadas en bibliotecas y listas. Al igual que las carpetas en el Explorador de Windows, las carpetas de SharePoint se utilizan para organizar archivos. Para deshabilitar la creación de carpetas en la lista o biblioteca de SharePoint:

  1. Vaya a Configuración de lista o biblioteca >> Haga clic en "Configuración avanzada".

  2. En la sección "Carpetas", establezca "No" para el comando "¿Hacer disponible el comando 'Nueva carpeta'?".

Esto deshabilita la opción "Nueva carpeta" en SharePoint Online.

PowerShell para evitar la creación de carpetas en SharePoint Online

Para deshabilitar carpetas en SharePoint Online, use este PowerShell:


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"

Function Disable-SPONewFolder($SiteURL,$ListName)
{
    Try
    {
        #Get Credentials to connect
        $Cred= Get-Credential

        #Setup the context
        $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
        $Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)

        #Get the List
        $List=$Ctx.Web.Lists.GetByTitle($ListName)

        #Disable "New Folder" 
        $List.EnableFolderCreation=$False

        #Apply the settings to list
        $List.Update()
        $Ctx.ExecuteQuery()

        Write-host -f Green "New Folder Disabled for the List '$ListName'!"
    }
    Catch {
        write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
    }
}

#Set Parameters
$SiteURL="https://Crescent.sharepoint.com"
$ListName="Team Projects"

Disable-SPONewFolder -SiteURL $SiteURL -ListName $ListName

Deshabilitar la creación de carpetas en SharePoint Online usando PnP PowerShell:

Restrinjamos la creación de carpetas en SharePoint Online usando el script PnP PowerShell.


#Config Variables
$SiteURL = "https://Crescent.sharepoint.com"
$ListName = "Team Projects"

#Get Credentials to connect
$Cred = Get-Credential

Try {
    #Connect to PnP Online
    Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Cred
    
    #Disable Folder Creation
    Set-PnPList -Identity $ListName -EnableFolderCreation $False
}
catch {
    write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
}

En resumen, al seguir estos pasos, puede deshabilitar rápidamente la capacidad de los usuarios de crear nuevas carpetas en SharePoint Online. Esto puede resultar útil si desea mantener una estructura de carpetas coherente o evitar que los usuarios saturan sus bibliotecas de documentos. Recuerde que este cambio afectará a todos los usuarios que accedan a esta biblioteca de documentos, así que asegúrese de comunicar el cambio a su equipo si es necesario.

Preguntas frecuentes:

¿Cuál es la diferencia entre una biblioteca y una carpeta en SharePoint?

En SharePoint, una biblioteca es un contenedor de documentos, mientras que una carpeta es un contenedor dentro de una biblioteca que puede contener documentos u otras carpetas. Básicamente, una biblioteca es una estructura organizativa de nivel superior que puede contener varias carpetas, mientras que una carpeta es una subestructura dentro de una biblioteca. Además, las bibliotecas suelen tener funciones como control de versiones, vistas, metadatos, etc., mientras que las carpetas no. En general, se recomienda utilizar bibliotecas en lugar de carpetas en SharePoint para una mejor organización, capacidad de búsqueda y seguridad.

¿Cómo elimino una carpeta en SharePoint Online usando PowerShell?

Para eliminar una carpeta en SharePoint Online usando PowerShell, conéctese a su sitio de SharePoint Online usando el cmdlet Connect-PnPOnline y use el cmdlet Remove-PnPFolder para eliminar la carpeta. Por ejemplo, la siguiente secuencia de comandos de PowerShell elimina una carpeta denominada "Carpeta1" de un sitio de SharePoint Online:
Connect-PnPOnline -Url https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite -Credentials (Get-Credential)
Remove-PnPFolder -Nombre “Carpeta1” -Carpeta “Documentos compartidos”
Tenga en cuenta que debe aportar permisos a la carpeta para eliminarla. Además, eliminar una carpeta también eliminará todos los archivos y subcarpetas que contiene.
Más información: Eliminar una carpeta en SharePoint Online con PowerShell

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