Cómo dar acceso a OneDrive a otro usuario

En esta guía, aprenderá cómo otorgar acceso a OneDrive a otro usuario en Office 365. Le mostraré cómo otorgar acceso usando el Centro de administración de 365 y PowerShell.

Algunas razones comunes para esto:

1. Un empleado ha dejado la empresa y necesita acceso a sus archivos OneDrive
2. Un empleado está de vacaciones y usted u otro empleado necesitan acceder a sus archivos.

¡Empecemos!

Paso 1. Otorgue acceso a OneDrive mediante el Centro de administración de SharePoint.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 y seleccione Sharepoint en Centros de administración.

2. En el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Más funciones.

3. Haga clic en Abrir en Perfiles de usuario.

4. Haga clic en Administrar perfiles de usuario en Personas.

5. Haz clic en Buscar perfiles y escribe el nombre del empleado a cuyo OneDrive vas a dar acceso.

Por ejemplo, le daré al empleado Jack Ackles acceso al OneDrive del usuario de ABC. Entonces, ingresaré en Usuario ABC y haré clic en Buscar. El perfil aparecerá debajo de Perfiles activos.

6. Haga clic en el perfil y seleccione Administrar propietarios de la colección de sitios.

7. Donde dice Administradores de la colección de sitios, escriba el nombre de la persona a la que desea darle acceso. Voy a escribir Jack Ackles. Luego haga clic en la marca de verificación para verificar los nombres.

8. Una vez que el sistema verifique al usuario, el nombre quedará subrayado. Haga clic en Aceptar en la parte inferior para guardar los cambios.

Ahora debe enviar al usuario la URL de OneDrive para acceder a él. En este caso, le enviaré a Jack Ackles la URL de OneDrive para el usuario ABC User. Vaya al paso 2 para localizar la URL de OneDrive.

Paso 2. Localice la URL de OneDrive

Puede localizar la URL de OneDrive de dos formas diferentes.

Método 1: de nuevo en el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Abrir en Perfiles de usuario (paso 5 anterior), busque el perfil de usuario, haga clic en el perfil de usuario y seleccione Administrar sitio personal. Copia la URL.

Se abrirá la cuenta OneDrive del usuario.

No copie más allá de la parte usuario_sudominio de la URL.

Por ejemplo, la URL de OneDrive de los usuarios de ABC es.

https://activedirectorypro-my.sharepoint.com/personal/abcuser_activedirectorypro_com/_layouts/15/onedrive.aspx?view=0

Pero solo necesito copiar la siguiente URL para enviársela al usuario Jack Ackles.

https://activedirectorypro-my.sharepoint.com/personal/abcuser_activedirectorypro_com

Método 2: inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365, en el menú de la izquierda, haga clic en Usuarios. Haga clic en Usuario, luego seleccione la pestaña OneDrive. Haga clic en Crear enlace a archivos en Obtener acceso a archivos.

Copie la URL que se muestra y envíela al usuario al que le dio acceso. En este caso, le enviaré el enlace a Jack Ackles ya que le di acceso a OneDrive del usuario de ABC.

Una vez que comparta la URL de OneDrive con el usuario, este debería poder acceder a los archivos de OneDrive del otro usuario. Si un empleado ya no está empleado, es posible que desee mover archivos de OneDrive a otra cuenta de OneDrive. Esto a menudo se solicita para que el nuevo empleado tenga los archivos del empleado anterior.

Eso completa los pasos para otorgar acceso a OneDrive a otra persona usando el Centro de administración de 365. A continuación, explicaré cómo otorgar acceso a otro usuario mediante PowerShell.

Dar acceso a OneDrive a otro usuario con PowerShell

1. Para completar estos pasos, deberá instalar el Shell de administración de SharePoint Online. Si ya tiene el módulo instalado, pase al siguiente paso.

Para instalar el módulo, ejecute el siguiente comando.

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

2. Conéctese a SharePoint Online utilizando la URL de su sitio de administración. La URL de su sitio debe ser nombrededominio-puntocompartido.com. También puedes verlo yendo al centro de administración de 365 y haciendo clic en SharePoint.

Connect-SPOService -URL https://activedirectorypro-admin.sharepoint.com

3. Para obtener la URL de un usuario de OneDrive, usaremos el cmdlet Get-SPOSite.

Ejemplo 1. En este ejemplo, solo busco las URL de OneDrive que contienen el nombre "Jack".

Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit all -Filter "Url -like 'jack'" | Select -ExpandProperty Url

Ejemplo 2. En este ejemplo, solo busco las URL de OneDrive que contienen el nombre "ABC".

Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit all -Filter "Url -like 'ABC'" | Select -ExpandProperty Url

4. A continuación vamos a utilizar el cmdlet Set-SPOUser para dar acceso.

En este ejemplo, le doy a Jack Ackles acceso a OneDrive del usuario de ABC.

Set-SPOUser -Site https://activedirectorypro-my.sharepoint.com/personal/abcuser_activedirectorypro_com -LoginName jack.ackles@activedirectorypro.com -IsSiteCollectionAdmin $true

Set-SPOUser -Site https://activedirectorypro-my.sharepoint.com/personal/abcuser_activedirectorypro_com -LoginName jack.ackles@activedirectorypro.com -IsSiteCollectionAdmin $false

Revocar el acceso a OneDrive mediante el Centro de administración de SharePoint

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 y seleccione SharePoint en Centros de administración.

2. En el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Más funciones.

3. Haga clic en Abrir en Perfiles de usuario.

4. Haga clic en Administrar perfiles de usuario en Personas.

5. Haga clic en Buscar perfiles y escriba el nombre del empleado a cuyo OneDrive desea eliminar el acceso. Por ejemplo, voy a eliminar el acceso de Jack Ackles al OneDrive del usuario de ABC del empleado. Entonces, ingresaré en Usuario ABC y haré clic en Buscar. El perfil aparecerá debajo de Perfiles activos.

6. Haga clic en el perfil y seleccione Administrar propietarios de la colección de sitios.

7. Donde dice Administradores de la colección de sitios, elimine el nombre de la persona a la que desea revocar el acceso. Voy a eliminar a Jack Ackles. Haga clic en Aceptar en la parte inferior para guardar los cambios.