Administrar Office 365 DLP (Prevención de pérdida de datos)
La prevención de pérdida de datos (DLP) es un servicio inteligente que forma parte de Microsoft Information Protection (MIP) en Microsoft 365. Busca mensajes, archivos y otros documentos que contengan información confidencial y aplica las políticas que usted configura sobre lo que se puede y no se puede hacer. con esos datos. Los tipos más comunes de información confidencial que una organización querría que DLP buscara incluyen números de tarjetas de crédito, números de seguro o seguro social y otra información de identificación personal (PII). DLP incluye docenas de tipos de información confidencial integrados y también puede crear sus propios tipos personalizados si necesita identificar y proteger contenido específico por razones de seguridad o para cumplir con las normas.
El servicio utiliza reglas y políticas de DLP para determinar si es probable que el texto sea información confidencial. Cuando los usuarios intentan interactuar con esos datos, el servicio aplica las políticas que usted configuró. Por ejemplo, cuando un usuario intenta adjuntar un archivo crítico a un correo electrónico, puede mostrar una advertencia que diga, "Oye, esto parece confidencial. ¿Estás seguro de que quieres compartirlo?", o bloquear el archivo. acción por completo.
Configuración de políticas DLP de Office 365
En una configuración de Office 365, es mejor configurar políticas DLP para todo el inquilino que tengan en cuenta no solo el correo electrónico sino también archivos y texto en sitios de SharePoint y OneDrive para Empresas y otros servicios. Si configura DLP en el centro de administración de Exchange, funcionará solo para el correo electrónico, pero si configura la política DLP en el lugar correcto, obtendrá protección en múltiples servicios sin costo adicional. Para configurar políticas DLP para todo el inquilino, siga estos sencillos pasos:
- Vaya al Centro de seguridad y cumplimiento en el portal administrativo en https://protection.office.com/?rfr=AdminCenter#/homepage.
- A la izquierda, haga clic en Prevención de pérdida de datos y, luego, en el panel derecho, haga clic en Crear una nueva política.
Figura 1. Inicio de una nueva política DLP
Office 365 proporciona una serie de plantillas de políticas DLP precargadas. Por ejemplo, para las organizaciones estadounidenses, existen plantillas para detectar lo siguiente:
- Datos sujetos a la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA)
- Datos sujetos al Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI-DSS)
- Información de identificación personal de Estados Unidos (U.S. PII)
- Datos sujetos a la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA)
3. Para nuestros propósitos, hagamos clic en Datos financieros y luego en Datos financieros. Haga clic en Siguiente.
4. Asigne un nombre y una descripción a la póliza. Haga clic en style="color: #54585c;">Siguiente.
5. En la página "Elegir ubicaciones", elija en qué partes del servicio Office 365 se aplicará esta política de prevención de pérdida de datos en particular. Para este tutorial, elijamos style="color: #54585c;">Todos ubicaciones. Luego haz clic en style="color: #54585c;">Siguiente.
6. En la siguiente pantalla, puede personalizar los tipos de información a los que se aplicará esta política. En la mayoría de los casos, querrá aceptar los valores predeterminados, al menos inicialmente. En este caso, buscamos información financiera como números de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias de EE. UU. y números de ruta, y queremos saber cuándo alguien intenta compartir este contenido con personas ajenas a nuestra empresa. Haga clic en style="color: #54585c;">Siguiente.
Figura 2. Especificación del tipo de contenido a proteger con una política DLP
7. A continuación, se le preguntará qué métodos de cumplimiento desea utilizar. Puede optar por mostrar simplemente sugerencias de políticas al usuario, lo que simplemente le informará que está trabajando con información confidencial. Alternativamente, puede seleccionar notificar a ciertas personas o bloquear las acciones. Para nuestros propósitos, cambiemos la cantidad de instancias requeridas a 1 (incluso un número de tarjeta de crédito filtrado es demasiado en estos días) y optemos por bloquear a las personas para que no compartan el contenido. (Si su modelo de negocio requiere compartir este tipo de datos confidenciales, puede usar la política DLP para cifrarlos automáticamente antes de enviarlos; simplemente marque la última casilla en esta página). Haga clic en style="color: #54585c;">Siguiente.
Figura 3. Configuración de acciones al activar una política DLP
8. En la página siguiente, puede optar por bloquear el acceso de ciertas personas a contenido de SharePoint y OneDrive para la Empresa y si los usuarios pueden anular la política DLP y cómo hacerlo.
Figura 4. Personalización del acceso y anulación de permisos
9. Finalmente, puede elegir si desea ejecutar la política en modo de prueba o comenzar a aplicarla inmediatamente. Recomiendo usar el modo de prueba por un tiempo para asegurarse de no afectar negativamente los flujos de trabajo de los usuarios. El modo de prueba marca las coincidencias de políticas, pero en realidad no impide que se envíe ningún contenido; es como un modo "qué pasaría si" que le muestra qué contenido activaría una política. También puede indicarle a Office que muestre sugerencias en Outlook mientras está en modo de prueba para ayudar al usuario.
Figura 5. Activación de la política
10. Revise su configuración y cierre el asistente.
Visualización de informes DLP
Para comprender cómo afecta DLP a su organización, debe revisar la frecuencia con la que sus usuarios intentaron enviar contenido que coincidiera con una política de DLP. El Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 ofrece informes que muestran la frecuencia con la que coincidieron las políticas durante un período de tiempo y la cantidad de falsos positivos y anulaciones. Puede filtrar por coincidencias de políticas que afectan a Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online, y también puede filtrar por gravedad, quién fue el posible infractor y qué acción se tomó.
Figura 6. Informes sobre coincidencias de políticas de DLP
Cómo pueden ayudar las soluciones Netwrix
La eficacia de su programa DLP depende en gran medida de una clasificación de datos precisa y una gestión integral del ciclo de vida de los datos. Aunque Microsoft proporciona algunas funciones de clasificación de datos, esas capacidades tienen múltiples limitaciones; en particular, carecen de flexibilidad en el ajuste, no son transparentes en cuanto a los motivos de clasificación y tienen un conjunto limitado de formatos de archivo compatibles. Por lo tanto, su uso puede generar muchos falsos positivos y falsos negativos, lo que puede provocar que los datos confidenciales queden desprotegidos y que los datos triviales se restrinjan demasiado. Como resultado, la seguridad y el cumplimiento pueden verse afectados y los procesos comerciales pueden verse interrumpidos y retrasados. Por estos motivos, muchas empresas optan por utilizar la clasificación de Office 365 como base y agregar soluciones de terceros para proporcionar un mayor nivel de precisión.
Netwrix Data Classification ofrece una clasificación altamente precisa que se integra con Microsoft Information Protection. La solución Netwrix realiza análisis estadísticos, analiza y clasifica contenidos, y aplica las etiquetas MIP correspondientes. Cualquier política de seguridad asignada a la etiqueta se aplica automáticamente al contenido. Las etiquetas se pueden utilizar como condición en las políticas DLP de Microsoft para:
- Intercambiar mensajes de correo electrónico en línea
- SharePoint en línea
- Sitios de OneDrive para empresas
- Dispositivos con Windows 10
Al reducir drásticamente los falsos negativos y falsos positivos asociados con la clasificación nativa, Netwrix Data Classification reduce drásticamente el riesgo de que actores malintencionados compartan externamente un archivo confidencial o accedan a él. También ayuda a minimizar las interrupciones del negocio, ya que los archivos no confidenciales no se bloquean innecesariamente.
Conclusión
A medida que su organización traslada contenido a la nube, es fundamental clasificar y proteger con precisión toda la información confidencial que almacena allí. Office 365 DLP puede ser un primer paso valioso. A medida que su programa de gobierno de la información madure, considere mejorar la eficacia de DLP con una solución de terceros que ofrezca capacidades de clasificación más precisas y automatizadas.