Clasificación de datos en Microsoft Office 365

Cada vez más organizaciones reconocen el poder y el valor de la clasificación de datos. Al clasificar y etiquetar con precisión la información que almacena, podrá:

• Fortalezca la seguridad identificando datos confidenciales en toda la empresa y mejorando sus controles a su alrededor.

• Garantice el cumplimiento de regulaciones como CCPA y GDPR, y permita el cumplimiento rápido de nuevas regulaciones a medida que se agreguen.
• Hacer cumplir las políticas de privacidad, retención y confidencialidad.
• Reduzca los gastos de almacenamiento y respaldo detectando y eliminando datos duplicados.
• Mejore los procesos comerciales haciendo que las búsquedas sean más rápidas y efectivas
• Mejorar la estructura de la arquitectura de la base de datos y la funcionalidad de la plataforma de seguridad.

Si su organización es como la mayoría, ahora depende de plataformas en la nube como SharePoint Online, OneDrive y Exchange Online, y necesita saber exactamente qué tipos de datos se almacenan allí para asegurarse de que el contenido confidencial esté protegido adecuadamente. Para ayudar, este artículo explica cómo funciona la clasificación de datos en Microsoft 365 y cómo superar las limitaciones clave.

Cómo funciona la clasificación de datos: descripción general

El proceso de clasificación de datos de Microsoft 365 implica los siguientes procesos principales:

• Creación y publicación de etiquetas: los administradores crean etiquetas de confidencialidad y configuran sus ajustes. Publican las etiquetas internamente, junto con una política que detalla cómo deben usarse.
• Aplicar etiquetas al contenido: a medida que los usuarios empresariales trabajan con correo electrónico o documentos, pueden aplicar etiquetas proporcionadas por los administradores para clasificar el contenido. Los administradores también pueden especificar condiciones bajo las cuales se asignará automáticamente una etiqueta particular al contenido.

• Uso de etiquetas por M365 : Microsoft 365 aplica configuraciones de protección en mensajes de correo electrónico y documentos en función de las etiquetas que se les aplican. Específicamente, las siguientes cargas de trabajo de Microsoft 365 reconocen etiquetas de confidencialidad:

  • aplicaciones de oficina
  • Grupos de Microsoft 365
  • SharePoint, OneDrive y equipos de Microsoft
• Uso de etiquetas por otros sistemas: los procesos internos y las soluciones de terceros también pueden utilizar las etiquetas. Por ejemplo, su herramienta de prevención de pérdida de datos puede advertir o bloquear a los usuarios que intentan compartir contenido con una etiqueta de confidencialidad específica, y su política de retención de datos puede usar las etiquetas para determinar cuándo se deben eliminar los archivos.

Creación y publicación de etiquetas de confidencialidad de Microsoft 365

Las etiquetas de clasificación en Microsoft 365 son esencialmente sellos personalizables adjuntos a documentos y correos electrónicos en la nube de Microsoft. Se almacenan en los metadatos del archivo, por lo que incluso si el contenido se crea en una aplicación de Microsoft Office, por ejemplo, sus etiquetas permanecen intactas incluso si se mueve el archivo.

Para crear una etiqueta, abra el Centro de cumplimiento, vaya a Clasificación > Etiquetas de confidencialidad y siga los pasos a continuación. Para obtener detalles más completos, consulte esta página de Microsoft.

1. Haga clic en Crear una etiqueta y acepte la advertencia.
2. Introduzca un nombre, información sobre herramientas y una descripción para la etiqueta. Haga clic en Siguiente.
3. Configure los ajustes de protección deseados, los detalles de caducidad, los permisos, las opciones de acceso sin conexión y otras opciones. Por ejemplo, puede agregar cifrado o marcas de agua a cierto contenido, permitir que solo ciertos usuarios abran documentos confidenciales y evitar que cierto contenido se reenvíe por correo electrónico.
4. Si elige activar el etiquetado automático, especifique las condiciones bajo las cuales al contenido se le asignará automáticamente la etiqueta que está creando. Por ejemplo, puede agregar la etiqueta de que el contenido incluye un pasaporte o un número de Seguro Social. Consulte la discusión a continuación para obtener más detalles sobre el etiquetado automático y manual.
5. Revise su configuración y haga clic en Crear.
6. Repita los pasos anteriores para cada etiqueta adicional que elija crear para su organización.

7. Si lo desea, asigne políticas a su etiqueta. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que tipos de información confidencial específicos (como números de tarjetas de crédito) siempre estén etiquetados como Confidencial. De forma predeterminada, las etiquetas aparecen en Microsoft 365 en este orden: Confidencial, Interna y Pública. Puedes cambiar ese orden.
8. Si lo desea, agregue una subetiqueta a su etiqueta.
9. Vaya a Publicar etiquetas.
10. Seleccione las etiquetas que desea publicar y haga clic en Agregar > Listo > Siguiente.
11. Revise su configuración y luego seleccione Publicar.
12. Cree prioridades de nivel y grupos de subetiquetas según sea necesario.

Habilitación de etiquetas de confidencialidad en SharePoint y OneDrive

Para usar etiquetas de confidencialidad en SharePoint y OneDrive, debe participar. Puede hacerlo mediante el Centro de cumplimiento o PowerShell.

Centro de cumplimiento de Microsoft 365

Tome los siguientes pasos:

1. Inicie sesión con una cuenta con permisos de administrador global.
2. Vaya a Soluciones > Protección de la información. (Si no ve esta opción inmediatamente, primero seleccione Mostrar todo).
3. Si ve un mensaje para activar la capacidad de procesar contenido en archivos de Office en línea, seleccione Activar ahora. El proceso de clasificación de datos comenzará inmediatamente.

Potencia Shell

Aunque PowerShell no suele ser la forma preferida de habilitar etiquetas de confidencialidad, a veces es la única opción. Por ejemplo, si usa Microsoft 365 Multi-Geo y desea habilitar etiquetas de confidencialidad, debe usar PowerShell.

Estos son los pasos básicos a seguir. Para conocer todos los pasos específicos que podrían ser necesarios, consulte esta página de Microsoft.

1. Conéctese a SharePoint mediante una cuenta profesional o educativa que tenga privilegios de administrador global o de administrador de SharePoint en Microsoft 365.
2. Ejecute el siguiente comando:

Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

Aplicar etiquetas al contenido

Como se señaló anteriormente, los usuarios pueden aplicar etiquetas al contenido manualmente y también puede configurar condiciones bajo las cuales se aplica una etiqueta automáticamente.

Etiquetado manual

Desde el menú de configuración del documento, los usuarios pueden aplicar etiquetas manualmente a archivos individuales o a una biblioteca de documentos o carpeta de correo electrónico completa.

Etiquetado automático

Hay dos métodos para aplicar automáticamente una etiqueta:

• Etiquetado del lado del cliente: Cuando los usuarios trabajan con documentos o correos electrónicos en Word, Excel, PowerPoint o Outlook, el sistema examinará el contenido y recomendará etiquetas, que el usuario puede aceptar o rechazar.
• Etiquetado del lado del servicio: cuando el contenido ya está guardado en SharePoint o OneDrive o enviado o recibido por Exchange, las etiquetas se aplican automáticamente, ya que el usuario no interactúa con el contenido.

Para obtener detalles completos, consulte esta página de Microsoft.

Desafíos con la clasificación de datos de Microsoft 365

La clasificación de documentos y correos electrónicos en Microsoft 365 agrega una estructura útil y ayuda a los usuarios a entender los datos en sus redes. Sin embargo, esto conlleva varios desafíos notables.

Problemas de etiquetado manual

• Riesgo de errores: en un mundo perfecto, los usuarios siempre cumplen con los requisitos del proceso de etiquetado manual de la organización. Sin embargo, en el mundo real, las organizaciones no pueden asumir que los empleados siempre asignarán las etiquetas correctamente; El error humano siempre será parte del costo de hacer negocios.
• Riesgo de no etiquetar el contenido heredado: el etiquetado manual es un proceso engorroso y que requiere mucho tiempo, por lo que es probable que el enorme volumen de contenido que ya está almacenado en sus sistemas nunca se clasifique.

Problemas de etiquetado automático

• Falta de precisión: la clasificación de contenido basada en palabras clave a menudo produce malos resultados. Las organizaciones informan tanto de falsos positivos (documentos que obtienen una etiqueta que no merecen) como de falsos negativos (archivos que no obtienen una etiqueta que deberían asignarles).
• Aplicabilidad limitada: el etiquetado automático en Microsoft 365 tiene requisitos previos específicos y no es compatible con versiones anteriores de productos de Microsoft. Además, esta funcionalidad está disponible solo para planes de suscripción específicos, como Microsoft 365 E5 y Azure Information Protection Premium P2. Además, sólo puede aplicar etiquetas a archivos de Office.

Una alternativa a la clasificación de datos de Microsoft 365

Para reducir el esfuerzo y el costo que implica clasificar sus datos y obtener resultados más precisos, considere invertir en una solución de terceros. Por ejemplo, Netwrix Data Classification ofrece:

• Resultados de clasificación más precisos, gracias a técnicas avanzadas, como la búsqueda de términos compuestos y la derivación.
• Soporte para datos estructurados y no estructurados.
• Soporte para repositorios de datos locales y en la nube
• Taxonomías predefinidas alineadas con regulaciones y tipos de datos específicos
• Taxonomías personalizadas para manejar contenido específico de la empresa
• Soporte para una variedad de tipos de archivos, no solo documentos de Office.