Cómo utilizar los permisos a nivel de elemento de SharePoint

Los permisos a nivel de elementos de SharePoint afectan la administración de listas, carpetas y documentos y la visualización de elementos y páginas de aplicaciones. Estos permisos se pueden agrupar para crear niveles de permisos, que se pueden asignar a usuarios y grupos directamente. Estos permisos constan de tres grupos:

Permisos de lista: permisos para gestionar elementos y alertas
Permisos del sitio: permisos para administrar subsitios
Permisos personales: permisos para gestionar vistas personales, perfiles y elementos web personales

Administrar permisos a nivel de elemento de SharePoint

Puede definir qué permisos de elementos están disponibles para un sitio utilizando el menú "Permisos de usuario" en la configuración de la aplicación web. No se confunda porque el nombre del menú es similar a “Política de usuario; es una cosa diferente.

Eliminación de permisos

Para eliminar permisos a nivel de elemento de un sitio, haga clic en el menú "Permisos de usuario" y desmarque los permisos que no desea que estén disponibles en el sitio. Luego haga clic en el botón "Guardar" para aplicar los cambios.

Administrar niveles de permisos

Para administrar los niveles de permiso de un sitio, navegue hasta "Permisos del sitio" en la configuración del sitio y haga clic en el botón "Niveles de permiso". Estos son los niveles de permiso predeterminados:

Control total: control total del sitio
Diseño: ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar
Editar: agregar, editar y eliminar listas; ver, agregar, actualizar y eliminar elementos y documentos de la lista
Contribuir: ver, agregar, actualizar y eliminar elementos y documentos de la lista
Leer: ver páginas, enumerar elementos y descargar documentos
Acceso limitado: vea listas, bibliotecas de documentos, elementos de lista, carpetas o documentos específicos cuando se le otorguen permisos.

Para crear un nivel de permiso personalizado, haga clic en el botón "Agregar un nivel de permiso", especifique un nombre y una descripción, y seleccione una combinación de permisos a nivel de elemento apropiados para este nivel de permiso personalizado. Puede utilizar la casilla de verificación "Seleccionar todo" para seleccionar o borrar todos los permisos. Cuando haga clic en el botón "Crear", su nuevo nivel de permiso se agregará a la lista y podrá asignarlo a cualquier grupo del sitio.

Para eliminar un nivel de permiso, simplemente selecciónelo y haga clic en el botón "Eliminar niveles de permiso seleccionados". Puede eliminar cualquier nivel de permiso personalizado y cualquier nivel de permiso predeterminado excepto Control total y Acceso limitado.

Además de utilizar niveles de permiso, también puede definir administradores de colección de sitios, que tienen permisos de control total en el sitio de forma predeterminada. Para hacer esto, simplemente haga clic en el botón "Administradores de la colección de sitios" en el menú "Permisos del sitio", elija las cuentas que deberían poder administrar el sitio y haga clic en "Aceptar".

Asignar permisos directamente

La mayoría de los permisos para los objetos se obtienen de los permisos asignados a los grupos de SharePoint y Active Directory. Sin embargo, también puede asignar permisos a los elementos almacenados en un sitio de SharePoint directamente, siguiendo estos pasos:

Haga clic en el elemento y luego haga clic en el botón "Compartido con" en la pestaña "Archivos". Haga clic en "Avanzado" para ver qué permisos tienen estos usuarios o grupos sobre el elemento.

Verá la lista de usuarios que tienen acceso al elemento:

Rompa la herencia del elemento haciendo clic en el botón "Dejar de heredar permisos".
Haga clic en el botón "Otorgar permisos" e ingrese el nombre del usuario o grupo al que desea otorgar permisos.
Haga clic en "Mostrar opciones" y seleccione el nivel de permiso que desea otorgar al usuario o grupo.
Haga clic en "Compartir" y el grupo o usuario se agregará a la lista y su documento tendrá la información única especificada.

Para eliminar permisos de un usuario o grupo, seleccione el usuario o grupo y haga clic en el botón "Eliminar permisos de usuario". Para editar los permisos de un usuario o grupo, simplemente seleccione el usuario o grupo, haga clic en el botón "Editar permisos de usuario", seleccione los nuevos permisos y haga clic en "Aceptar".

Tenga en cuenta que las mejores prácticas no recomiendan asignar permisos únicos a elementos de SharePoint porque interrumpe la herencia de permisos. Si desea eliminar todos los permisos únicos de un documento, haga clic en el botón "Eliminar permisos únicos".

Conclusión