Niveles de permisos de SharePoint y mejores prácticas en Microsoft 365

SharePoint, una plataforma de colaboración ampliamente utilizada desarrollada por Microsoft, permite a los usuarios almacenar y compartir información confidencial dentro de una organización. Sin embargo, sin los permisos adecuados, los usuarios no autorizados pueden obtener acceso a datos confidenciales que provoquen violaciones de datos. Por lo tanto, es esencial que las organizaciones establezcan y apliquen niveles de permisos de SharePoint adecuados para garantizar la seguridad de los datos, mantener la integridad de los datos y gestionar el acceso a la información confidencial.

En este blog, exploraremos los niveles de permisos de SharePoint y algunas prácticas recomendadas para ayudarle a tomar el control de su experiencia con SharePoint y optimizar sus flujos de trabajo.

Niveles de permisos de SharePoint en Office 365

Los niveles de permisos de SharePoint Online son un conjunto de consentimientos que determinan qué acciones pueden realizar los usuarios dentro de SharePoint.

Los niveles de permiso en SharePoint ofrecen flexibilidad en la administración de permisos, lo que permite a los administradores modificar y personalizar fácilmente los derechos de acceso según los requisitos comerciales cambiantes. Al configurar niveles de permiso, puede asegurarse de que los usuarios tengan el nivel adecuado de acceso a la información confidencial de la organización. Además, SharePoint Online proporciona una forma de asignar permisos para los niveles de sitio, documento y lista.

Hay varias opciones de permisos disponibles en SharePoint Online. Ellos son

Niveles de permiso predeterminados
O365 grupos de seguridad de SharePoint
Niveles de permiso personalizados
Permisos de SharePoint en la biblioteca de documentos
Permisos para listas de SharePoint
Permisos de usuario de SharePoint

Establecer niveles de permiso predeterminados en SharePoint Online

SharePoint proporciona niveles de permisos predeterminados que constan de un conjunto de permisos preconfigurados que se pueden asignar a usuarios, grupos y grupos de seguridad.

Al implementar estos niveles de permiso, puede lograr un equilibrio entre otorgar a los usuarios el acceso necesario para sus tareas y salvaguardar la seguridad de su entorno de SharePoint.

Los 5 niveles de permisos predefinidos de SharePoint son,

Control total: Control total es un nivel de permiso predeterminado que proporciona a los usuarios control total sobre un sitio de SharePoint. Con este permiso, los usuarios pueden realizar cualquier acción como crear, eliminar, modificar sitios, etc.

Editar: Con el nivel de permiso Editar, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar listas. Además, pueden ver, agregar, actualizar y eliminar documentos y elementos de lista de SharePoint.

Lectura: los usuarios con el nivel de permiso de lectura predeterminado en SharePoint pueden ver páginas de SharePoint y enumerar elementos, pero no pueden modificar ni agregar contenido nuevo. También pueden descargar documentos almacenados en el sitio de SharePoint, pero no pueden cargar ni eliminar documentos.

Contribuir: Usarás este permiso de Contribuir en SharePoint para permitir que los usuarios obtengan acceso completo a las listas y documentos de SharePoint. Sin embargo, no pueden realizar ningún cambio en las páginas ni en la apariencia del sitio.

Diseño: puede utilizar este permiso para brindar a los usuarios la capacidad de personalizar y otros consentimientos predefinidos para los sitios en SharePoint Online.

Permisos de grupo predeterminados para el sitio de SharePoint Online

En SharePoint Online, cuando se crea un nuevo sitio de grupo o sitio de comunicación, los grupos predeterminados se generan automáticamente. Estos grupos están diseñados para facilitar la gestión de permisos y el control de acceso al sitio y sus contenidos. Se pueden agregar usuarios a estos grupos según los permisos que se deban otorgar.

Los grupos predeterminados en SharePoint Online son,

Propietarios: Este grupo tiene autoridad total sobre el sitio de SharePoint y su contenido. Los usuarios de este grupo pueden agregar o eliminar usuarios, establecer permisos y realizar otras modificaciones en el sitio. Además de esto, también pueden ver los informes de uso de SharePoint para realizar un seguimiento de las actividades del sitio.

Miembros: este grupo tiene el privilegio de realizar contribuciones al sitio, que pueden incluir agregar y editar contenido, crear listas y bibliotecas y administrar permisos para sus propios documentos y elementos.

Visitantes: Este grupo ofrece solo acceso de solo lectura a los usuarios agregados. No pueden editar ni eliminar los contenidos como los usuarios de los grupos Propietarios y Miembros.

Crear un nuevo nivel de permiso en SharePoint

Los niveles de permiso predeterminados suelen tener un alcance demasiado amplio y es posible que no ofrezcan el nivel de granularidad necesario para cumplir plenamente los requisitos específicos de una organización. Sin embargo, puede personalizar sus niveles de permiso según sus requisitos.

Puede crear un nivel de permiso personalizado siguiendo los pasos a continuación.

Primero, abra SharePoint Online.
Luego, haga clic en Configuración en la esquina superior derecha.
Después de eso, haga clic en la opción Permisos del sitio.
Ahora, seleccione Configuración avanzada de permisos en la parte inferior.
Luego, haga clic en Niveles de permiso en la parte superior de la página.
Ahora, para crear su nivel de permiso personalizado, haga clic en Agregar un nivel de permiso.
Proporcione un nombre y una descripción adecuados a su nuevo nivel de permiso personalizado.
Después de eso, puede seleccionar Listar permisos, Permisos del sitio, Permisos personales según sus necesidades.
Finalmente, desplácese hacia abajo en la página y haga clic en Crear para establecer su nivel de permiso personalizado.

Después de crear el nivel de permiso personalizado, tiene la flexibilidad de asignarlo a usuarios o grupos de seguridad específicos según sus requisitos.

Si los permisos se configuran en el nivel del sitio principal, esos cambios también se aplicarán a todas las listas secundarias y bibliotecas, a menos que sus permisos se hayan personalizado. Sin embargo, es posible romper la herencia y personalizar los permisos en cualquier nivel para cumplir con requisitos específicos de seguridad y acceso.

Podemos configurar permisos personalizados para lo siguiente.

Biblioteca de documentos de SharePoint
Listas de SharePoint

Nota: Antes de configurar permisos para los elementos anteriores, debe detener la herencia de permisos a nivel de sitio en esos elementos. Puede dejar de heredar permisos para su biblioteca de documentos en la sección Permisos y administración siguiendo la ruta a continuación.

Biblioteca del sitio respectivo>Configuración>Configuración de biblioteca> Más configuraciones de biblioteca>Permisos para esta biblioteca de documentos> Dejar de heredar permisos>Aceptar.

Permisos de SharePoint Online para la biblioteca de documentos

Este nivel de personalización permite a las organizaciones administrar permisos, como restringir el acceso a documentos confidenciales u otorgar permisos únicos para usuarios o grupos designados.

Crear permiso a nivel de carpeta en Microsoft SharePoint

Es posible crear permisos personalizados para carpetas individuales en SharePoint. Sin embargo, se recomienda utilizar esos permisos de carpeta personalizados solo cuando sea necesario.

Para administrar permisos para la biblioteca y los archivos de SharePoint, siga los pasos a continuación.

Sitio respectivo> Biblioteca de documentos>Carpeta respectiva > (…)> Administrar acceso

Al consultar la captura de pantalla anterior, puede asignar permisos granulares a los usuarios para acceder a las carpetas de su biblioteca.

Administrar permisos a nivel de archivos en SharePoint Online

Las organizaciones pueden controlar con precisión el permiso de acceso a nivel de elemento en SharePoint, lo que permite permisos únicos sobre elementos específicos dentro de una lista o biblioteca. Este permiso resulta beneficioso cuando elementos específicos de una lista o biblioteca requieren permisos específicos que difieren del resto de los elementos.

Para establecer permisos a nivel de archivo en SharePoint, siga los pasos a continuación.

Primero, ubique el archivo para el cual desea configurar permisos.
Luego, elija el archivo y seleccione el botón “Compartir”.
Ahora, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona o grupo para quien desea establecer permisos en el campo “Para”.
Seleccione el nivel de acceso deseado (ver o editar) en el menú desplegable.
Luego, haga clic en el botón “Enviar” para enviar una invitación a los usuarios respectivos después de aplicar el permiso designado.

Nota: puede supervisar las actividades de uso compartido de archivos utilizando los informes integrados de uso compartido en línea de SharePoint.

Configurar permisos de listas en Office 365 SharePoint Online

En SharePoint Online, puede configurar permisos para listas específicas dentro de un sitio, además de configurar permisos a nivel de sitio. Aquí se explica cómo configurar permisos a nivel de lista,

Navegue hasta la lista o biblioteca para la que desea establecer permisos.
Ahora, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y seleccione "Configuración de lista".
Luego, en la sección “Permisos y administración”, haga clic en “Permisos para esta lista”.

Ahora puede otorgar niveles de permiso como lectura, edición y control total a los usuarios según sus requisitos.

Verificar permiso de usuario en SharePoint Online

Para garantizar una gestión de acceso adecuada, es fundamental comprobar periódicamente los permisos de SharePoint de los usuarios, especialmente cuando se trata de numerosos usuarios con diferentes roles.

Para verificar el permiso del usuario en SharePoint Online, puede seguir los pasos a continuación.

Primero, navegue hasta el sitio de SharePoint cuyos permisos desea verificar.

Ahora, haga clic en el icono “Configuración” en la esquina superior derecha de la página y luego haga clic en “Permisos del sitio”.

Aquí verá una lista de todos los usuarios y grupos de seguridad a los que se les han otorgado permisos para el sitio, junto con los niveles de permiso.

Nota: También puede verificar los permisos otorgados a usuarios individuales o grupos utilizando la opción "Verificar permisos" que se encuentra en la configuración de permisos del sitio, proporcionando la dirección de correo electrónico del usuario.

Generar informes de permisos de SharePoint Online

SharePoint Online ofrece varios métodos para generar informes sobre permisos concedidos. Ellos son,

Informe de permisos integrado: Para generar los informes de permisos de SharePoint integrados, navegue hasta la configuración del sitio respectivo y haga clic en la opción Permisos del sitio. Obtendrá una lista de usuarios y permisos asignados a ellos.
Shell de administración de SharePoint Online: Una forma alternativa de generar un informe sobre los permisos en SharePoint Online es utilizar el Shell de administración, donde se puede ejecutar una secuencia de comandos para recuperar permisos para un sitio, una lista o una biblioteca de SharePoint específicos. y exportar los resultados a un archivo CSV. Antes de eso, asegúrese de conectar SharePoint Online PowerShell.
Herramientas de terceros: Se pueden utilizar varias herramientas externas para crear informes de uso de SharePoint. Podemos utilizar la misma herramienta de terceros para obtener informes sobre permisos en SharePoint Online.

Prácticas recomendadas para administrar permisos de SharePoint

Seguir las mejores prácticas para la configuración de permisos de SharePoint ayuda a las organizaciones a minimizar el riesgo de incidentes de seguridad y garantizar que los usuarios tengan acceso solo a la información que necesitan para completar su tarea.

Qué hacer con los niveles de permisos de SharePoint Online

Siga el principio de privilegio mínimo: Evite otorgar privilegios elevados a los usuarios de SharePoint Online. Proporcionar a las personas el nivel mínimo de autorización requerido para realizar las tareas designadas.
Repositorio seguro centralizado: Cree un sitio o biblioteca de SharePoint independiente para documentos confidenciales en lugar de distribuirlos en una biblioteca más grande y utilizar permisos específicos para protegerlos.
Uso limitado de permisos a nivel de elemento: La mejor práctica es limitar el uso de permisos a nivel de elemento. Puede aplicarlos cuando sea necesario, ya que pueden complicar la gestión general de permisos.
Optimización del control de acceso: Se recomienda crear grupos para administrar permisos, lo cual es una práctica recomendada en lugar de asignar permisos directamente a usuarios individuales.
Confidencialidad: No dé permisos de SharePoint a usuarios no autorizados para acceder a su información confidencial si no es necesario.
Acceso seguro a subsitios: si tiene subsitios en SharePoint Online, se recomienda tener permisos a nivel de sitio para proporcionar el mismo acceso de control a sus subsitios que al sitio principal.
Uso óptimo de la herencia de permisos: establezca una estructura de permisos clara y comprensible utilizando la herencia de permisos a través de grupos de SharePoint.

Lo que no se debe hacer con los niveles de permisos de SharePoint Online

Más miembros en el grupo Propietarios: limite la cantidad de usuarios en el grupo Propietarios y asigne a la mayoría de los usuarios como Miembros o Visitantes para una mejor gestión de permisos.
No se pudieron revisar los permisos periódicamente: No olvide revisar y actualizar los permisos periódicamente, cuando los usuarios se unan o abandonen la organización, para asegurarse de que tengan acceso adecuado a los recursos de SharePoint.
Romper la herencia de permisos: Puedes dejar de heredar permisos para el contenido de tu sitio. Pero trate de reducir la interrupción de la herencia de permisos en SharePoint, ya que puede generar estructuras de permisos complejas que son difíciles de administrar y mantener a menos que sea necesario.
Uso excesivo de niveles de permisos personalizados: No utilices permisos personalizados en exceso, úsalos de forma limitada y solo cuando sea necesario. Mantener los permisos lo más simples posible puede facilitar la administración y el mantenimiento del sitio.

Una supervisión a domicilio de los niveles de permisos de SharePoint con AdminDroid

¿Se cansó de los largos pasos anteriores para administrar sus permisos de SharePoint Online? ¡Deja tus preocupaciones! Creamos un proveedor de soluciones integral para analizar, informar y monitorear los niveles de permisos de SharePoint de los usuarios y grupos del sitio de Microsoft 365 a su alcance.

AdminDroid audita SharePoint Online para ayudarlo a monitorear y realizar un seguimiento de las actividades relacionadas con permisos en SharePoint Online, desde permisos de miembros hasta permisos a nivel de sitio en un solo lugar.

A continuación se muestran los informes de auditoría de SharePoint Online de AdminDroid sobre los niveles de permiso de SharePoint.

Niveles de permisos recién creados
Niveles de permiso eliminados
Niveles de permiso modificados
Deshabilitar el permiso de miembros mediante el informe de scripts
Miembros que comparten auditoría de permisos
Compartir informe de herencia rota
Compartir informe de restablecimiento de herencia

Además, la herramienta de informes SharePoint Online de AdminDroid supera los inconvenientes de la herramienta de informes nativa al proporcionar información detallada sobre las listas de SharePoint y los permisos de los sitios, lo que hace que el entorno de SharePoint Online sea seguro.

Además, estos son algunos de los informes de permisos personalizados de SharePoint Online de AdminDroid.

Sitios configurados con permisos personalizados
Listas de SharePoint con permisos personalizados

Además de monitorear los permisos de SharePoint Online, AdminDroid le permite controlar todo SharePoint Online al ofrecer un llamativo panel de SharePoint Online.

Con el panel a vista de pájaro, puede analizar colecciones de sitios, sitios, listas y bibliotecas de documentos para una administración eficaz de SharePoint Online.

Además, puede utilizar funciones de AdminDroid como programación avanzada, alertas, delegación granular, exportación, etc.

¿Cree que sería muy útil si AdminDroid proporcionara informes para todos los demás recursos de Microsoft 365 al igual que SharePoint Online? Sí, AdminDroid lo hace. Ofrece supervisión sin esfuerzo de todo su entorno de Microsoft 365, incluidos recursos como Exchange, Teams, Yammer, etc. ¡Date prisa! Explore AdminDroid ahora para una administración eficiente de SharePoint Online.

¡Bloquee SharePoint firmemente y evite la pérdida de datos!

En conclusión, los niveles de permisos de SharePoint proporcionan controles de acceso granulares a los datos confidenciales de la organización. Esto le permite gestionar eficazmente los permisos de los usuarios y restringir el acceso a contenido confidencial, reduciendo así el riesgo de filtraciones de datos o actividades no autorizadas. Por lo tanto, siga las mejores prácticas y configure los niveles de permisos de SharePoint para proteger su información confidencial dentro del entorno de SharePoint.

Esperamos que este blog le ayude a aprender más sobre los niveles de permisos de SharePoint. Comparta sus ideas y sugerencias sobre los niveles de permisos y las mejores prácticas de SharePoint en la sección de comentarios.