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Office 365: verificar el tamaño del buzón usando PowerShell

Administrar el tamaño del buzón es crucial para mantener el rendimiento y la confiabilidad de los entornos de Office 365. En organizaciones donde el correo electrónico se utiliza ampliamente, los buzones de correo pueden crecer demasiado, consumiendo espacio de almacenamiento y afectando potencialmente la experiencia del usuario. Un buzón de correo grande puede provocar un rendimiento lento y, eventualmente, es posible que no pueda enviar ni recibir correos electrónicos. Afortunadamente, Office 365 proporciona varias herramientas para ayudar a los administradores a realizar un seguimiento del tamaño y el uso de los buzones. En este artículo, le mostraré cómo verificar fácilmente el tamaño del buzón en Office 365 usando Outlook como usuario final, el Centro de administración de Microsoft 365, el Centro de administración de Exchange y PowerShell como administrador.

Conclusiones clave

  • Los tamaños de los buzones de Office 365 pueden afectar el rendimiento del sistema y la experiencia del usuario.
  • PowerShell ofrece informes detallados y automatizados sobre el tamaño de los buzones.
  • La cuota de buzón predeterminada en Office 365 tiene un tamaño máximo de 100 GB en la mayoría de las licencias.
  • El monitoreo regular del estado del buzón es esencial para el mantenimiento del sistema.

¿Por qué necesita comprobar el tamaño de su buzón?

Verificar el tamaño de su buzón es esencial para mantener un buen rendimiento y evitar limitaciones de tamaño del buzón. Además, le ayuda a identificar y eliminar correos electrónicos innecesarios, lo que puede ayudarle a ahorrar espacio de almacenamiento.

Por lo tanto, es esencial verificar el tamaño de su buzón con regularidad porque afecta el rendimiento de su buzón. Cuando su buzón está lleno, puede experimentar retrasos al enviar o recibir correos electrónicos. Además, es posible que no pueda enviar ni recibir correos electrónicos si su buzón excede su límite de tamaño.

Métodos para comprobar el tamaño del buzón en Office 365

Existen muchos métodos para verificar el tamaño del buzón en Office 365:

  1. La aplicación de escritorio de Outlook/la aplicación web de Outlook
  2. Centro de administración de Microsoft 365
  3. Centro de administración de Exchange
  4. Potencia Shell.

Uso de la aplicación de escritorio Outlook para verificar el tamaño del buzón:

Puede seguir estos pasos para encontrar el tamaño de almacenamiento del buzón en la aplicación de escritorio Outlook.

  1. Inicie la aplicación Outlook en su escritorio.

  2. Haga clic en la pestaña "Archivo" y luego en "Información" para acceder a la pantalla "Información de la cuenta". En "Configuración del buzón", verá la etiqueta "Almacenamiento utilizado" con el tamaño en GB.

Si desea una ruptura detallada del almacenamiento, haga lo siguiente:

  1. Haga clic derecho en la carpeta "Bandeja de entrada" o cualquier otra carpeta que desee verificar.
  2. Seleccione "Propiedades" en el menú.

  3. Haga clic en el botón "Tamaño de carpeta" en la parte inferior del panel.

Esto le mostrará el tamaño de la carpeta seleccionada y sus subcarpetas en kilobytes (KB). Divida el valor de KB por 1024 para obtener el tamaño en megabytes (MB).

Encuentre el almacenamiento del buzón usando la aplicación web Outlook

Para verificar el tamaño de su buzón usando la aplicación web Outlook, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Office 365 y abra Outlook para Web.
  2. Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para ingresar a la configuración de Outlook.

  3. Seleccione "General" > "Almacenamiento". Esto le mostrará el tamaño total de su buzón en MB.

¿Cómo obtener el tamaño del buzón en el Centro de administración de Microsoft 365?

Podemos realizar un seguimiento del uso del buzón directamente desde el Centro de administración de Microsoft 365 con relativa facilidad. Este método sencillo proporciona una instantánea rápida de la información de almacenamiento sin necesidad de conocimientos de programación. Así es como podemos acceder a estos datos:

Para obtener el tamaño del buzón en el Centro de administración de Microsoft 365, puede seguir estos pasos:

  1. Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
  2. Haga clic en Usuarios en el menú de la izquierda y seleccione el usuario cuyo tamaño de buzón desea comprobar.

  3. En la página de detalles del usuario, haga clic en la pestaña Correo. En la sección Uso del buzón, puede ver el tamaño del buzón y la cantidad de almacenamiento utilizado.

Obtenga el uso de almacenamiento para todos los buzones mediante los informes de Microsoft 365

Para obtener el uso de almacenamiento para todos los buzones que usan Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración de Microsoft 365, siga estos pasos. Este proceso está dirigido a administradores de Microsoft 365 que desean ver y analizar datos de almacenamiento en todos los buzones de correo de los usuarios dentro de su organización:

  1. Vaya al centro de administración de Microsoft 365.
  2. Haga clic en "Informes" > "Uso" en la navegación izquierda.
  3. Seleccione "Ver más" en "Actividad de correo electrónico".
  4. Elija "Exchange" > "Uso del buzón" en la lista desplegable.
  5. Este informe de uso del buzón le permite ver el tamaño del buzón de todos los usuarios y las cuotas de almacenamiento cercanas en su organización, e identificar buzones grandes que podrían necesitar atención.

Al monitorear estas métricas, mantenemos una administración eficiente de los buzones de correo y evitamos cualquier interrupción en la comunicación debido a límites de almacenamiento excedidos.

Uso del Centro de administración de Exchange (EAC)

Para verificar el tamaño del buzón dentro del Centro de administración de Exchange (EAC), primero navegamos al EAC yendo al portal de Office 365, iniciando sesión con nuestras credenciales de administrador y seleccionando la opción Exchange en < fuerte>Centros de administración lista. Una vez que estemos dentro del EAC, seguimos estos sencillos pasos:

  1. En la navegación de la izquierda, expanda "Destinatarios" > Haga clic en "Buzones de correo".
  2. Seleccione el buzón cuyo tamaño desea comprobar.
  3. Haga clic en "Uso del buzón" en el panel del lado derecho.

  4. Esto le mostrará información detallada sobre el tamaño del buzón, incluido el tamaño de las carpetas individuales y los elementos eliminados.

Es esencial monitorear periódicamente el tamaño de los buzones de correo para garantizar que nuestros usuarios estén dentro de sus cuotas y planificar posibles aumentos de almacenamiento cuando sea necesario.

Guía paso a paso para usar PowerShell para obtener el tamaño del buzón en Office 365

Para generar un informe del tamaño del buzón de Office 365 usando PowerShell, puede utilizar el módulo Exchange Online PowerShell. Este módulo proporciona cmdlets que le permiten interactuar con Exchange Online y recuperar información del buzón. Siga los pasos a continuación para generar un informe del tamaño del buzón:

Si no tiene instalado el módulo Exchange Online PowerShell, instálelo abriendo PowerShell como administrador.


Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

Más información sobre la instalación del módulo Exchange Online PowerShell: ¿Cómo instalar el módulo Exchange Online PowerShell?

A continuación se muestran algunos comandos de Exchange Online PowerShell para obtener el tamaño del buzón:

  • Get-Mailbox: este comando le muestra información sobre un buzón, incluido su tamaño.
  • Get-MailboxStatistics: este comando muestra el tamaño de todas las carpetas de un buzón.
  • Get-MailboxFolderStatistics: este comando le muestra el tamaño de cada carpeta en un buzón.

Conéctese a Exchange Online desde PowerShell

Para usar PowerShell para obtener el tamaño del buzón en Office 365, primero conéctese a Exchange Online desde PowerShell:


# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName "Salaudeen@Crescent.com" -ShowBanner:$False

Reemplace con su dirección de correo electrónico de Office 365.

Obtenga el tamaño del buzón usando PowerShell

Ahora que se ha conectado a Office 365 mediante PowerShell, puede utilizar el siguiente comando para obtener el tamaño del buzón:


Get-MailboxStatistics -Identity Salaudeen@Crescent.com | Select DisplayName,TotalItemSize

Reemplace con su dirección de correo electrónico de Office 365.

Este comando le mostrará el tamaño de todas las carpetas de su buzón en bytes. Para convertir el tamaño a gigabytes, puede utilizar el siguiente comando:


Get-EXOMailboxStatistics -Identity steve@Crescent.com | Select-Object DisplayName, @{Name="TotalItemSize (GB)";Expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.Value.ToBytes()/ 1GB), 2)}}

Este comando le mostrará el tamaño de todas las carpetas de su buzón en gigabytes.

Genere el informe de tamaño de buzón para todos los buzones

Ejecute el siguiente comando para recuperar información sobre el tamaño de los buzones de todos los buzones de su organización:


Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Este comando recupera las estadísticas de cada buzón, incluido el nombre para mostrar, el tamaño total del elemento y el recuento de elementos. Puede personalizar la salida seleccionando propiedades adicionales o formateando los datos según sea necesario.

Exporte el informe del tamaño del buzón a un archivo CSV:

Si desea exportar el informe del tamaño del buzón a un archivo CSV, puede utilizar el cmdlet Export-Csv. Por ejemplo, para exportar el informe a un archivo llamado "MailboxSizeReport.csv", modifique el comando anterior de la siguiente manera:


#Get All Mailboxes
$AllMailboxes = Get-MailBox -ResultSize Unlimited | Where {$_.DisplayName -ne "Discovery Search Mailbox"}
$Result = @()
$Counter = 1
$TotalMailboxes =  $AllMailboxes.Count

# Loop through each of the mailbox
ForEach ($Mailbox in $AllMailboxes) {
    #Display Progressbar
    Write-Progress -PercentComplete (($Counter/$TotalMailboxes)*100) -Status "Processing Mailbox $($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" -Activity "Getting Mailbox Size ($Counter of $TotalMailboxes)"

    # Get the Mailbox Size in GB
    $MailboxSize = (Get-MailboxStatistics -Identity $Mailbox.UserPrincipalName).TotalItemSize
    $MailboxSizeinGB = [math]::Round(($MailboxSize -Replace "(.*\()|,| [a-z]*\)", "")/1GB,2)
        $Result += (
            New-Object psobject -Property @{
                'Display Name'      = $Mailbox.DisplayName
                'Email Address'     = $Mailbox.PrimarySMTPAddress
                'Mailbox Size' = $MailboxSize
                'Mailbox Size (GB)' = $MailboxSizeinGB
            }
        )
        $Counter++
}
#Get the Results
$Result

#Exports the Mailbox Storage size report to CSV
$Result | Export-CSV -Path "C:\Temp\MailboxSizeRpt.csv" -NoTypeInformation

Reemplace "C:\Temp\MailboxSizeRpt.csv" con la ruta deseada donde desea guardar el archivo CSV. Cuando ejecuta un informe del tamaño de los buzones, verá una lista de todos los buzones y sus tamaños. El informe está ordenado por tamaño, con el más grande en la parte superior.

Con este script, puede generar un informe del tamaño del buzón de Office 365 mediante PowerShell. Este informe de buzones proporcionará información valiosa sobre los tamaños y el número de elementos de los buzones de su organización, lo que le permitirá monitorear y administrar el almacenamiento de los buzones de manera efectiva.

Puede utilizar el parámetro -Filter para obtener el tamaño del buzón de todos los usuarios de su organización. Por ejemplo, puede utilizar el siguiente comando para obtener el tamaño de todos los buzones de su organización:


Get-MailBox -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Foreach{ Get-MailboxStatistics -Identity $_.UserPrincipalName | Select DisplayName,TotalItemSize | Sort-Object TotalItemSize -Descending}

De manera similar, puede filtrar el tipo de buzón y generar informes. Por ejemplo, para buzones compartidos, utilice: Get-MailBox -Filter {RecipientTypeDetails -eq “SharedMailbox”}

Conclusión

En conclusión, comprobar el tamaño de su buzón es esencial para mantener un buen rendimiento y evitar limitaciones de tamaño. Puede verificar el tamaño de su buzón usando la aplicación web Outlook, pero solo muestra el tamaño de su bandeja de entrada y la carpeta de elementos enviados. Para ver el tamaño de todas las carpetas en un buzón en Microsoft 365, debe usar el Centro de administración de Microsoft 365, el Centro de administración de Exchange o PowerShell. Con la guía paso a paso y los consejos que se proporcionan en este artículo, puede obtener fácilmente el tamaño del buzón en Office 365 y administrarlo de manera más eficiente.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo verifico el tamaño de mi buzón de Office 365?

¡La forma más sencilla de comprobar el tamaño de su buzón de Office 365 es ir a Outlook Web App (OWA)! Haga clic en: Configuración > General > Almacenamiento. Esto mostrará el espacio total utilizado y disponible.

¿Qué cmdlet de PowerShell recupera el tamaño de buzón individual en Office 365?

Para recuperar el tamaño de un buzón individual en Office 365 usando el script de PowerShell, usamos el cmdlet Get-MailboxStatistics. Proporciona información detallada sobre el buzón de un usuario, incluido el tamaño total y el recuento de elementos.

¿Existe alguna forma de ver todas las propiedades del buzón, incluido el tamaño, con PowerShell en Office 365?

Sí, al combinar los cmdlets Get-Mailbox y Get-MailboxStatistics, podemos obtener una lista completa de todas las propiedades de los buzones, incluidos los tamaños. Usamos formato y filtrado para incluir solo las propiedades que necesitamos.

¿Cuál es el tamaño del buzón predeterminado en Office 365?

El tamaño del buzón predeterminado en Office 365 depende de su plan de suscripción, pero suele ser de 100 GB para la mayoría de los planes empresariales y empresariales. En cuanto a los buzones de archivo, los límites de almacenamiento de correo electrónico de Office 365 son 50 GB. Los planes de consumo básicos o de nivel básico suelen comenzar con un buzón de correo de 2 GB o 5 GB.

¿Cómo veo qué está ocupando espacio en mi buzón de Office 365?

Para ver qué está consumiendo espacio en su buzón, haga clic derecho en su Bandeja de entrada y haga clic en "Tamaño de carpeta" en la pestaña "General".

¿Qué debo hacer si mi buzón está lleno?

Si su buzón está lleno, considere eliminar los correos electrónicos innecesarios, vaciar la carpeta Elementos eliminados y archivar los correos electrónicos antiguos para liberar espacio. También puede comunicarse con su administrador para solicitar un aumento en el límite de tamaño de su buzón.

¿Cómo puedo comprobar el tamaño de carpetas individuales dentro de mi buzón?

En Outlook Web App, puede verificar el tamaño de carpetas individuales haciendo clic derecho en la carpeta y seleccionando "Propiedades". La opción "Tamaño de carpeta" le mostrará el tamaño de esa carpeta específica.

¿Qué sucede cuando mi buzón de Office 365 alcanza el límite de tamaño máximo?

Una vez que la cuota de almacenamiento de su buzón alcance el límite máximo de almacenamiento, ya no podrá enviar ni recibir nuevos correos electrónicos. Todos los mensajes entrantes nuevos se devolverán a los remitentes con una notificación de buzón lleno.

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