Cómo crear una política de archivado en línea de Exchange en M365

Las políticas de archivado de Exchange Online en Microsoft 365 son una excelente manera de administrar el tamaño y los datos almacenados en su buzón de Exchange Online. En esta publicación, analizaremos qué es una política de archivado de Exchange Online y explicaremos cómo podemos crear nuestra propia política de archivado en el centro de administración de Exchange Online.

¿Qué es una política de archivado en línea de Exchange?

Una política de archivo de Exchange Online (también conocida como política de retención) le permite definir ciertas reglas para mover correos electrónicos desde su buzón principal a su buzón de Archivo en línea, así como eliminar correos electrónicos. De forma predeterminada, cuando habilita el Archivado en línea para un buzón en la línea Exchange, cualquier correo electrónico de más de 2 años se moverá automáticamente al buzón de Archivo. Esto se hace mediante la regla predeterminada "2 años para archivar".

¿Cómo funcionan las políticas de archivado en línea de Exchange?

Hay 2 componentes principales para implementar una política de archivado, es decir; etiquetas de retención y políticas de retención.

Etiquetas de retención: las etiquetas de retención se utilizan para aplicar configuraciones de retención a los mensajes dentro de Exchange Online. Cuando se recibe un mensaje, la etiqueta de retención se aplica a ese mensaje.

Políticas de retención: las políticas de retención se utilizan para aplicar la etiqueta a un usuario, grupos de usuarios o a toda la organización. Esto significa que puede establecer una política predeterminada para toda su organización o políticas específicas para diferentes miembros del personal.

Cómo crear una política de archivado de Exchange Online

• Inicie sesión en Microsoft Purview en https://compliance.microsoft.com/.

• En el encabezado Soluciones del menú, seleccione Gestión del ciclo de vida de los datos > Exchange (heredado).

• Comience seleccionando el encabezado Etiquetas de retención de MRM y luego + Nueva etiqueta.

• Introduzca un nombre apropiado y haga clic en Siguiente.

• Elija cómo se aplicará la etiqueta. Puede aplicar a todo el buzón (que seleccionaremos), aplicar a carpetas predeterminadas como la bandeja de entrada, elementos enviados y elementos eliminados o crear una etiqueta personal que los usuarios pueden aplicar a carpetas individuales desde el cliente Outlook. Una vez que haya elegido el método de solicitud, haga clic en Siguiente.

• Ahora deberá seleccionar el período de retención y la acción de retención. Aquí voy a seleccionar 365 días (1 año) y Mover elemento a Archivo. Esto significa que una vez que el correo electrónico tenga 365 días (desde la fecha de recepción), se trasladará al buzón de archivo en línea.

• Luego haga clic en Siguiente y Enviar. Ya ha creado su etiqueta de retención. El siguiente paso es crear su política de retención para que pueda aplicarse a sus usuarios.

• Ahora que el Windows anterior está cerrado, seleccione la pestaña Políticas de retención de MRM y haga clic en + Nueva política.

• Ingrese un nombre apropiado para su política, seleccione + Agregar etiqueta y elija la etiqueta que acaba de crear.

• Ahora hemos creado una nueva etiqueta de retención que define nuestra configuración de retención y una política que podemos aplicar a los usuarios. Ahora debemos aplicar la política a nuestros usuarios. Empiece por ir al centro de administración de Exchange: https://admin.exchange.microsoft.com/

• En el menú de la izquierda, seleccione Destinatarios > Buzones de correo.

• Haga clic en el nombre para mostrar del usuario al que desea aplicar la nueva política.

• En la ventana emergente, seleccione la pestaña Buzón y luego Administrar políticas de buzón.

• Por último, seleccione su nueva política en la ventana desplegable, en Política de retención.

¡Ya ha creado una nueva política de archivado de Exchange Online! Regrese a nuestra página de tutoriales para obtener más información > https://ourcloudnetwork.com/tutorials/