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¿Cómo crear una política de retención para conservar elementos eliminados en SharePoint Online?

Requisito: Crear una política de retención para conservar los elementos eliminados en SharePoint Online.

¿Cómo crear una política de retención para SharePoint Online?

SharePoint Online conserva los elementos eliminados durante 93 días antes de que se eliminen permanentemente. ¿Qué sucede si desea conservar los elementos eliminados durante más de 93 días? Digamos, ¿durante 10 años según sus políticas de cumplimiento normativo o requisitos legales? Pues bien, las políticas de retención de Office 365 nos permiten conservar y recuperar elementos y archivos eliminados. Puede conservar archivos eliminados con la ayuda de las políticas de retención en el centro de cumplimiento de Office 365. Básicamente, debe crear una política de retención y aplicarla a áreas como SharePoint, OneDrive, etc. A continuación se explica cómo crear una política de retención en el centro de cumplimiento de Office 365:

  1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft en https://admin.microsoft.com como administrador global >> Abra el enlace "Centro de cumplimiento" https://compliance.microsoft.com desde la navegación izquierda.
  2. En el Centro de cumplimiento, haga clic en "Políticas" en la navegación izquierda >> Elija "Retención" >> Haga clic en "Nueva política de retención".

  3. Proporcione un nombre a su póliza y, opcionalmente, la descripción. P.ej. “Conservar elementos eliminados durante 10 años”.

  4. Podemos usar estas políticas para conservar o eliminar elementos. También tenemos opciones como la política de retención basada en la fecha de creación o la fecha de última modificación. En mi caso, he seleccionado conservar el contenido eliminado durante 10 años y no eliminarlo automáticamente.

  5. Elija ubicaciones para conservar, como SharePoint Online y OneDrive for Business. Puede aplicar la política globalmente o a colecciones de sitios específicas.

  6. Revise su configuración y luego haga clic en el botón "Crear esta política" para crear la política.

  7. Espere hasta que el estado de la Política cambie de "Activado (Pendiente)" a "Activado (Éxito)". Aunque el centro de cumplimiento nos dice que puede tomar hasta 24 horas aplicar la política, en realidad depende del volumen de su contenido. En mi caso me tomó 10 minutos activar la póliza.

¿Cómo configurar una política de retención en SharePoint Online usando PowerShell?

Los pasos anteriores se pueden automatizar con la ayuda del Shell de administración de Exchange Online. Los siguientes pasos lo guiarán a través del proceso de creación de una Política de retención usando PowerShell para SharePoint Online y OneDrive:


Try {
    #Connect to Compliance Center through Exchange Online Module
    Connect-IPPSSession

    #Create a Retention Policy for SharePoint Online & OneDrive
    $Policy = New-RetentionCompliancePolicy `
        -Name "Retention Policy" `
        -Comment "Retention Policy to Preserve Deleted Items" `
        -SharePointLocation All `
        -OneDriveLocation All `
        -ModernGroupLocation All `
        -Enabled $True

    #Create a Rule for the Policy
    New-RetentionComplianceRule `
        -Name "SharePoint Online Retention Policy Rule" `
        -Policy $Policy.Id `
        -RetentionDuration 365 `
        -RetentionComplianceAction KeepAndDelete `
        -ExpirationDateOption ModificationAgeInDays

   }
Catch {
    write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
}

Política de retención de SharePoint Online en acción:

Una vez que se aplique la política de retención a sus sitios de SharePoint Online, verá los siguientes cambios:

  • Verá una nueva biblioteca, "Biblioteca en retención de preservación" en la página de contenido del sitio tan pronto como elimine cualquier elemento o edite un elemento existente por primera vez. (¡Esta biblioteca solo es visible para los administradores de la colección de sitios!). Puede recuperar elementos eliminados.
  • Si intenta eliminar una lista o biblioteca que tiene contenido, verá un mensaje de error: "La lista no se puede eliminar mientras está en espera o en la política de retención".
  • ¡No puedes eliminar una carpeta con su contenido! Si lo intentas, te enfrentarás al mensaje "Tienes que eliminar todos los elementos de esta carpeta antes de poder eliminar la carpeta". ¡error! Puede usar la vista del Explorador o PowerShell para eliminar todos los archivos de una carpeta de forma recursiva.
  • No puede eliminar una colección de sitios desde el centro de administración (¡ni siquiera con PowerShell!). Además, debe excluir el sitio de la política de retención para eliminarlo.

Cuando se elimina un elemento de lista o un documento en SharePoint, va a la papelera de reciclaje y se envía una copia del elemento a la biblioteca de conservación. Además, se conserva una copia del contenido original en la biblioteca de Conservación cuando los usuarios editan documentos existentes (¡que se crean antes de aplicar la política!).

Consumo de almacenamiento por las políticas de retención de SharePoint:
Cuando una política de retención está activa, SharePoint guarda copias de los documentos eliminados o modificados en la "Biblioteca de retención de preservación" y comienza a consumir la cuota de almacenamiento. Entonces, cuando los usuarios editan y eliminan muchos archivos, las versiones se acumulan y se puede esperar un mayor consumo de almacenamiento.

Conclusión

En conclusión, crear una política de retención para preservar los elementos eliminados en SharePoint Online es una forma útil de garantizar que no se pierda información importante. Al configurar una política de retención, puede especificar durante cuánto tiempo se deben conservar los elementos eliminados antes de que se eliminen permanentemente. Esto puede ayudarle a cumplir con los requisitos de cumplimiento y garantizar que tenga acceso a información importante cuando la necesite. Si sigue los pasos descritos en este tutorial, podrá crear fácilmente una política de retención que satisfaga las necesidades de su organización.

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