SharePoint Online: comparta el sitio e invite a usuarios externos mediante PowerShell

Requisito: Compartir el sitio de SharePoint Online con varios usuarios externos mediante PowerShell.

¿Cómo otorgar acceso a usuarios externos en SharePoint Online?

¿Necesita compartir un sitio de SharePoint con usuarios externos? Bueno, esta guía le mostrará cómo agregar un usuario externo a su sitio de SharePoint Online. También le mostraremos cómo usar PowerShell para agregar usuarios externos a su SharePoint Online. Esto puede resultar especialmente útil si administra varios sitios de SharePoint Online y necesita otorgar acceso de forma rápida y sencilla. ¡Lo guiaremos a través de los pasos requeridos y le brindaremos ejemplos para ayudar a que el proceso sea más fácil!

Antes de agregar un usuario externo al sitio de SharePoint Online, asegúrese de que su inquilino de SharePoint Online esté configurado para permitir usuarios externos, ¡lo cual está desactivado de forma predeterminada! Puede verificar rápidamente si el acceso externo está habilitado para su inquilino de SharePoint yendo a:

Vaya al Centro de administración de SharePoint en el Centro de administración de Microsoft 365, expanda Políticas y luego "Compartir".
En "Compartir externo", asegúrese de que la configuración de "SharePoint" no esté configurada en "Solo personas de su organización" (lo que significa que solo es accesible para usuarios internos). Si está configurado en "Invitados existentes", debe invitar a un usuario externo a su Azure AD antes de agregarlo a SharePoint Online. (El valor predeterminado para los sitios de comunicación y los sitios clásicos es "Solo personas en su organización", aunque configure el uso compartido en el nivel de la organización, y la configuración de uso compartido predeterminado para los sitios de grupo conectados a grupos de Microsoft 365 es "Invitados nuevos y existentes"). . Si desea permitir usuarios anónimos, configúrelo en "Cualquiera".

Una vez que haya confirmado la configuración de uso compartido externo a nivel organizacional (nivel de inquilino), el siguiente paso es verificar si el uso compartido externo está habilitado a nivel de sitio individual mediante:

Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios >> Sitios activos.
Seleccione el sitio de destino de la lista y haga clic en el botón "Compartir" en la cinta.
En el panel Compartir, asegúrese de que el nivel de uso compartido no esté configurado en "Solo personas en su organización" (lo que significa que el uso compartido externo está deshabilitado).

¡Eso es todo! Ahora estamos listos para invitar a colaboradores externos a nuestro sitio de SharePoint. Más información sobre cómo permitir el uso compartido externo en SharePoint Online y OneDrive: ¿Cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online?

¿Cómo compartir un sitio de SharePoint Online con usuarios externos?

Una vez que confirme que el uso compartido externo de SharePoint Online está habilitado para su sitio, haga lo siguiente para compartir un sitio de SharePoint con usuarios externos:

Navegue hasta su sitio de SharePoint Online que desea compartir con usuarios externos.
Haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha. Alternativamente, puede hacer clic en Configuración del sitio >> Permisos del sitio >> Compartir sitio.
En el panel Compartir sitio, ingrese el ID de correo electrónico del usuario externo, seleccione el nivel de permiso como "Leer", "Editar", etc., para permitirle descargar/cargar, elija si se desea compartir una invitación. enviado y luego haga clic en "Compartir" para agregar un usuario externo a SharePoint Online. También puedes agregarlos como miembros del grupo.

Las invitaciones de usuarios externos de SharePoint Online se enviarán a los destinatarios y podrán acceder al sitio desde el enlace del correo electrónico. Veamos cómo compartir con usuarios externos usando PowerShell en SharePoint Online:

SharePoint Online: compartir con usuarios externos mediante PowerShell

Este script de PowerShell invita a usuarios externos a un sitio de SharePoint y otorga permisos de visualización para el sitio. También se incluye un mensaje de correo electrónico personalizado en el correo electrónico de invitación.


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"

#Set Variables
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
$Users = "Mark.Ellis@gmail.com","Sayeed.Alhajiri@gmail.com"
 
#Get Credentials to connect
$Cred = Get-Credential
 
Try {
    #Setup the context
    $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
    $Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.UserName,$Cred.Password)

    #Create Request List
    $UserList = New-Object "System.Collections.Generic.List``1[Microsoft.SharePoint.Client.Sharing.UserRoleAssignment]"

    #Set Role for each user
    ForEach($User in $Users)
    {
        $UserRoleAssignment = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.Sharing.UserRoleAssignment
        $UserRoleAssignment.UserId = $User
        $UserRoleAssignment.Role = [Microsoft.SharePoint.Client.Sharing.Role]::View  #Other Options: Edit, or Owner
        $UserList.Add($UserRoleAssignment)
    }

    #Send invites
    $EmailMessage = "Please accept this invitation to our Marketing Site. Thanks!"
    [Microsoft.SharePoint.Client.Sharing.WebSharingManager]::UpdateWebSharingInformation($Ctx, $Ctx.Web, $UserList, $True, $EmailMessage, $True, $True)
    $Ctx.ExecuteQuery()
}
catch {
    write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
}

Este script envía invitaciones a usuarios externos como:

Los usuarios externos pueden hacer clic en el enlace del correo electrónico para acceder a su sitio de SharePoint. Una vez que el usuario acepta la invitación, puede acceder a todo el contenido del sitio y colaborar con otros miembros. Tenga en cuenta que el usuario debe tener un Microsoft Live ID. Pueden crear una cuenta de Microsoft desde su correo electrónico si aún no la han creado (¡no necesitan ninguna licencia de Microsoft, por cierto!). Siguiendo los pasos descritos en este artículo, los administradores y propietarios de sitios pueden agregar fácilmente usuarios invitados a sus sitios de SharePoint Online, dándoles acceso al contenido y los recursos que necesitan.

En conclusión, compartir un sitio de SharePoint Online con usuarios externos puede ser un paso crucial en la colaboración con socios y clientes. Al utilizar el script de PowerShell proporcionado en este artículo, las organizaciones pueden automatizar el proceso de compartir su sitio de SharePoint Online e invitar a usuarios externos. ¡Esto puede ahorrar tiempo y esfuerzo, mejorando la colaboración y la comunicación!

¡También puede invitar a un usuario externo mediante el cmdlet del Shell de administración de SharePoint Online o PnP PowerShell! ¿Cómo agregar un usuario externo a SharePoint Online usando PowerShell?

Preguntas frecuentes:

¿Cómo invito invitados a Azure AD?

Para agregar un usuario externo a Azure Active Directory, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft en https://admin.microsoft.com/ >> Abra el Centro de administración “Azure Active Directory” >> Haga clic en “Usuarios” >> Nuevo usuario invitado. Ingrese el nombre de su usuario invitado, complete el correo electrónico y, opcionalmente, otros campos, y haga clic en el botón "Invitar" en la parte inferior de la página para invitar a varios usuarios externos. También puede usar el cmdlet de PowerShell New-AzureADMSInvitation para invitar invitados a Azure AD.
Más información: ¿Cómo invitar a un usuario invitado a Azure AD para SharePoint Online?

¿Cómo verifico si el uso compartido externo está habilitado en un sitio de SharePoint?

Para verificar la configuración de uso compartido externo de una colección de sitios, inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint Online >> Haga clic en el enlace "Sitios" en la navegación izquierda >> Seleccione la colección de sitios de la lista de sitios y haga clic en el botón "Compartir" en la barra de herramientas. La página para compartir muestra la configuración de uso compartido externo del sitio actual.
Más información: ¿Cómo comprobar el uso compartido externo en SharePoint Online?

¿Cómo habilito el uso compartido externo en SharePoint Online con PowerShell?

Para permitir el uso compartido externo en SharePoint en línea usando PowerShell, use los cmdlets Set-SPOTenant y Set-SPOSite con el parámetro "SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing". También puede utilizar los cmdlets PnP PowerShell Set-PnPTenant y Set-PnPTenantSite.
Más información: ¿Cómo habilitar el uso compartido externo en SharePoint Online usando PowerShell?

¿Cómo compartir una carpeta de SharePoint con usuarios externos?

Para compartir una carpeta de SharePoint con usuarios externos, navegue hasta la biblioteca de documentos donde se encuentra la carpeta y seleccione la carpeta para compartir. Luego haga clic derecho en la carpeta y seleccione "Compartir". Elija la configuración del enlace como "Personas específicas" y haga clic en "Aplicar", ingrese la dirección de correo electrónico del usuario externo y seleccione el nivel de permiso apropiado para el usuario. Una vez que hayamos ingresado la información del usuario, haga clic en el botón Enviar para enviar la invitación al usuario. Es importante tener en cuenta que primero se debe habilitar el uso compartido externo para compartir una carpeta con usuarios externos en SharePoint. Además, el usuario invitado debe tener una cuenta de Microsoft (cuenta personal/trabajo/escuela) para acceder al archivo o carpeta compartida y deberá ingresar el código de verificación enviado a su correo electrónico.