Microsoft Syntex: un servicio de contenido de SharePoint impulsado por IA en Microsoft 365

La Inteligencia Artificial siempre ha sido un tema fascinante debido a su automatización y agilización del proceso de las actividades humanas. Sin duda, sus avances fueron el combustible para el crecimiento de la tecnología y la innovación. Ahora, como siguiente en la lista, SharePoint Online viene con un servicio de inteligencia artificial llamado '< b>Microsoft Syntex' para una gestión de contenido mejorada en Office 365.

Microsoft Syntex básicamente combina servicios de inteligencia artificial y aprendizaje automático para la optimización avanzada del contenido en bibliotecas de SharePoint. Principalmente, transforma cualquier información en conocimiento enriquecido a través de procesos impulsados por IA.

Sin más demora, analicemos en profundidad Microsoft Syntex y sus capacidades avanzadas de IA en este blog.

¿Qué es Microsoft Syntex?

Microsoft Syntex desempeña un papel importante en la gestión y optimización del contenido de sus bibliotecas de documentos de SharePoint. Analiza, clasifica y luego transforma automáticamente los distintos tipos de datos en conocimiento de los documentos de las bibliotecas de SharePoint.

Microsoft Syntex utiliza inteligencia artificial de contenido y procesamiento inteligente de documentos para comprender, procesar y cumplir con los estándares de cumplimiento del contenido.

Digamos, por ejemplo, que siempre necesita archivar los extractos de facturas de su organización y procesar esos datos para una mayor investigación. ¿No resulta agotador procesar la gran cantidad de datos de cada factura de su organización? Afortunadamente, Microsoft Syntex te echa una mano en esta tarea interminable.

Se hace cargo completamente de su trabajo manual, como examinar, buscar y extraer detalles granulares que consisten en el nombre del producto, el nombre del comerciante, la dirección y el monto gastado en los extractos de sus facturas a través de inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático.

Capacidades únicas de Microsoft SharePoint Syntex

1. Inteligencia de contenido: utilice IA para comprender y etiquetar contenidos estructurados y no estructurados con modelos de codificación cero.
2. Servicios de contenido : el etiquetado automático de etiquetas de confidencialidad y retención garantiza la seguridad y el cumplimiento.
3. Descubrimiento de contenido: la anotación, la redacción y la gestión de PDF ahora son flexibles para numerosos usuarios a través del descubrimiento de contenido mediante IA.
4. Impulse la eficiencia y reduzca el riesgo: el proceso de automatización de etiquetado, etiquetado y organización del contenido reduce los esfuerzos y los errores humanos simultáneamente.
5. Optimiza procesos y flujos de trabajo : en última instancia, procesa todo el contenido de la organización con funciones de IA y mejora el flujo de trabajo.
6. Simplifique la búsqueda y la colaboración : ahorre tiempo y esfuerzos con el lenguaje natural y la búsqueda basada en formularios, colaborando así de forma eficaz.

Licencias y precios de Microsoft SharePoint Syntex

Microsoft ofrece dos tipos de licencias de servicio SharePoint Syntex que se enumeran a continuación. A partir de aquí, podrá elegir el mejor modelo que se adapte a su organización.

• Licencia por usuario de SharePoint Syntex
• Pago por uso de Microsoft Syntex

Licencia por usuario de SharePoint Syntex:

Los usuarios sin una licencia de Syntex no pueden acceder a Microsoft Syntex. Además, si ha eliminado todas sus "licencias por usuario de Syntex" o "su prueba de Syntex caduca", sus usuarios no podrán acceder a los recursos para crear, publicar y ejecutar los modelos deseados.

Tareas que requieren licencia por usuario de Syntex:

El usuario puede realizar las siguientes tareas solo si tiene la licencia por usuario de Syntex.

1. Los usuarios con licencia pueden aplicar un procesamiento de documentos no estructurados y un modelo personalizado a una biblioteca, crear procesamiento de documentos estructurados o de formato libre y ejecutar un procesamiento de documentos no estructurados bajo demanda. Mientras que los usuarios sin licencia tienen permiso para acceder al centro de contenido y crear modelos, pero no pueden aplicarlos a la biblioteca.
2. Se les permite crear una plantilla moderna mediante ensamblaje de contenido, utilizar consultas de contenido para buscar metadatos, acceder a anotaciones, enmarcar reglas de biblioteca de documentos y utilizar servicios de taxonomía premium, como la importación de conjuntos de términos basados en SKOS, impulsando la empresa. tipos de contenido para concentrar y almacenar informes de términos.

Plan de licencia por usuario

Las organizaciones deben tener suscripciones a Syntex y se deben asignar licencias a cada usuario que las incluya.

• Síntesis
• Syntex - tipo SPO
• Servicio de datos común para Syntex

Y para los modelos de procesamiento de documentos no estructurados o de formato libre, también se requieren créditos de creación de IA.

Pago por uso de Microsoft Syntex:

Sin ningún compromiso de licencia ni compra por adelantado, puede utilizar el modelo de pago por uso de Microsoft Syntex. Sin embargo, para este modelo se requiere una suscripción de Azure en el mismo inquilino de Syntex y un grupo de recursos de Azure.

IMPORTANTE: No puedes registrarte en el modelo de pago por uso si estás utilizando Microsoft Syntex por usuario. Licencia.

¿Cómo configurar Syntex para Microsoft Syntex?

Asegúrese de configurar opciones adecuadas de licencia y precios para configurar Microsoft Syntex.

Permiso requerido: Administrador global y administrador de SharePoint

1. Navegue hasta la ruta siguiente para configurar Microsoft Syntex en su organización.

Administrador de Microsoft 365 centro ? Configuración ? Archivos y contenido ?Usar IA con Microsoft Syntex ? Configurar Microsoft Syntex

• Después de eso, puede permitir que sus usuarios usen AI Builder para crear y entrenar modelos e implementarlos en documentos de SharePoint en la página Configurar la creación de modelos de AI Builder.

• La biblioteca de documentos de SharePoint habilitada mostrará el menú siguiente para seleccionar qué sitios de SharePoint deberían tener la opción de crear modelos de procesamiento de documentos estructurados y de formato libre.

  • Todos los sitios de SharePoint: esta opción hace completamente posible que todas las bibliotecas de SharePoint en su Office 365 accedan a los modelos especificados.
  • Bibliotecas en sitios de SharePoint seleccionados: estará disponible solo para los sitios de SharePoint seleccionados y el número máximo de sitios que se pueden seleccionar es 50.

  • Sin bibliotecas de SharePoint: cuando esta opción está habilitada, ninguna biblioteca de SharePoint puede crear estos modelos. Pero esta opción se puede desactivar y cambiar a otras opciones existentes.

    NOTA: Una vez después de agregar el sitio y luego eliminarlos, no afectará los modelos existentes. Además, se puede aplicar un modelo de procesamiento de documentos no estructurado a esa biblioteca sin ningún impacto.

• A continuación, seleccione la casilla de verificación “Habilitar la creación de modelos de AI Builder en todos los sitios del centro de contenido” en Bibliotecas en sitios de SharePoint seleccionados para crear el modelo en todos los sitios del centro de contenido.
• Para seleccionar el entorno de Power Platform, puede seleccionar “Usar el entorno predeterminado ” o “ Utilice un entorno personalizado “. Pero al elegir el entorno personalizado, asegúrese de satisfacer los requisitos de los entornos personalizados de Power Platform.

Creación del Centro de contenido predeterminado

• Ahora, haga clic en Siguiente y en la página Crear el centro de contenido, cree un sitio del centro de contenido de SharePoint para construir y manejar modelos de procesamiento de documentos no estructurados.
• Asigne un nombre al sitio de su centro de contenido y la URL de la dirección del sitio se mostrará según el nombre que haya sugerido. Seleccione Editar para cambiar; de lo contrario, seleccione Siguiente.
• Revise la configuración seleccionada en la página 'Revisar y finalizar' y seleccione Activar para aplicar la configuración.

Confírmelo con el botón Listo y pronto volverá a la página “Usar contenido AI con Microsoft Syntex” donde podrá cambiar y administrar sus ajustes de configuración de Syntex.

Crear un Centro de contenido en Microsoft Syntex

El centro de contenido es la interfaz de creación de modelos donde puede crear y administrar modelos empresariales. Durante el proceso de configuración se crea un centro de contenido predeterminado. Pero es posible que necesite centros de contenido adicionales para varios departamentos que los administradores pueden crear en el centro de administración de SharePoint.

1. En primer lugar, navegue hasta la siguiente ruta para crear un centro de contenido.

Centro de administración de SharePoint ? Sitios activos ? Crear ? Otras opciones ? Elegir una plantilla ? Centro de contenido

2. Proporcione el Nombre del sitio, Administrador principal y el Idioma al sitio recién creado.

3. Haga clic en Finalizar para ver el sitio en Sitios activos.

NOTA: El idioma predeterminado no se puede editar una vez creado. Además, el sitio del centro de contenido se muestra en el idioma especificado, pero los modelos actuales solo se pueden crear para archivos en inglés.

Características y elementos clave de Microsoft Syntex

Ahora, veamos las diversas características de Microsoft Syntex y sus cambios efectivos en los documentos de las bibliotecas de SharePoint.

Descripción general de los tipos de modelos en Microsoft Syntex

Microsoft Syntex utiliza modelos para comprender, detectar y clasificar documentos de SharePoint para recuperar la información requerida de los archivos según el tipo de archivo, tipo de datos, etc. Utiliza modelos personalizados y modelos prediseñados según las necesidades específicas.

Modelos personalizados

Los modelos que crea para comprender sus archivos a partir de documentos de muestra se conocen como modelos personalizados. Los modelos personalizados tienen los siguientes tipos.

1. Procesamiento de documentos no estructurados: este modelo automatiza principalmente la clasificación de archivos y la extracción de información de documentos no estructurados mediante clasificadores y extractores.
2. Procesamiento de documentos de forma libre: estos modelos se crean utilizando el procesamiento de documentos AI Builder de Microsoft Power Apps para clasificar y extraer los datos de documentos de forma libre, como correo, fax, etc.
3. Procesamiento de documentos estructurados : utilice modelos de procesamiento de documentos estructurados para examinar y obtener valores de campos y tablas de documentos estructurados o semiestructurados, como formularios y facturas.

Modelos prediseñados

En lugar de hacerlo desde cero, Microsoft Syntex proporciona modelos prediseñados para automatizar el proceso de extracción en los que están preentrenados para reconocer y extraer los datos clave de los archivos.

1. Modelo de procesamiento de contratos: este modelo escanea los documentos del contrato y extrae detalles como el nombre del cliente, la duración del contrato y el tiempo de renovación.
2. Modelo de procesamiento de facturas: principalmente, examina y recupera información clave de las facturas de ventas, como el nombre del cliente, la dirección de facturación, la fecha de vencimiento, etc.
3. Modelo de procesamiento de recibos: aquí, inspecciona los recibos impresos y escritos a mano y extrae la información clave del recibo, como el nombre del comerciante, el número de teléfono, la fecha de la transacción, los impuestos, etc.

Ensamblado de contenido de SharePoint Syntex

Cree plantillas modernas con documentos existentes y luego use la plantilla creada para la generación automática de documentos oficiales regulares en el ensamblaje de contenido. Utilice entradas manuales, listas de SharePoint o taxonomía como fuente de información para esta generación automática.

Se requieren licencia por usuario de Syntex y permisos para administrar listas de SharePoint para acceder al ensamblaje de contenido de Microsoft Syntex.

Usos del ensamblaje de contenido

• Genere documentos estándar como contratos, acuerdos de servicio, cartas de consentimiento y declaraciones de trabajo de forma rápida y coherente con el ensamblaje de contenido.
• Además, genera documentos sin errores con estas plantillas. Por lo tanto, puede comenzar a crear plantillas modernas para liberar el potencial del ensamblaje de contenido en su entorno de Office.

Limitaciones del ensamblaje de contenido

• Con esta función, puede crear plantillas sólo a partir de documentos de Microsoft Word con el tipo de extensión .docx/.doc.
• Los documentos de Word no deben contener controles de contenido, comentarios ni tener habilitado el seguimiento de cambios al crear plantillas.

Comprensión y procesamiento de contenido con SharePoint Syntex

Microsoft SharePoint Syntex le permite crear reglas basadas en condiciones simples para procesar los datos y construir la arquitectura de contenido de SharePoint Online. Puede usarlos para notificar cuando se crea, mueve o copia un nuevo archivo en función de los metadatos y cuando se modifican los metadatos en un archivo.

Utilice la consulta de contenido Syntex para descubrir contenido

• Identificar una información particular, como cuándo se modificó un documento, la persona asociada con un archivo y un tipo de archivo específico, genera ansiedad y frustración en los usuarios. Para eliminar esta molestia, la consulta de contenido nos ayuda a crear consultas de búsqueda donde puede escanear y buscar en función de metadatos específicos.
• Principalmente, la consulta de contenido le permite buscar en función de metadatos específicos. En lugar de comprobar el uso únicamente de palabras clave en los documentos, hace que la consulta de búsqueda sea más rápida con valores de metadatos. Ahora cree y busque con Syntex una consulta de contenido en la biblioteca de documentos de SharePoint para obtener una vista ampliada.

Comentar y colaborar con anotaciones Syntex

Agregue notas y comentarios sobre su contenido en bibliotecas de documentos de SharePoint con el fin de recordar o colaborar con otras personas mediante Anotaciones.

• Esta función contiene herramientas como un bolígrafo, un resaltador multicolor y un borrador para modificarlos, donde los registros del archivo original están protegidos de forma segura.
• Y la función sólo está disponible para los tipos de documentos .pdf, .tiff, .epub y .ai. Además, recuerde que la función está disponible y es accesible solo para usuarios con licencia de Syntex.
• Sobre todo, puede seleccionar el ícono de anotaciones para ocultar y mostrar las anotaciones a otros usuarios.

Taxonomía de SharePoint

La taxonomía es el sistema de clasificación de palabras donde se agrupan y ordenan en base a una jerarquía. Las organizaciones utilizan la taxonomía de SharePoint con el propósito de crear cuadros de taxonomías de cuentas, organigramas y clasificaciones de puestos, catálogos de productos, etc.

Las características principales son la importación de conjuntos de términos basada en SKOS, el envío de tipos de contenido empresarial a un sitio central y los informes del almacén de términos. Para habilitar las funciones de la tienda de términos, los administradores requieren licencias adicionales de Microsoft Syntex. Además, sepa que puede utilizar conjuntos de términos globales en el almacén de términos mientras crea extractores en modelos de comprensión de documentos.

Beneficios de Microsoft Syntex

Por lo que hemos observado, desde el manejo de datos hasta la productividad del usuario, Microsoft Syntex puede ser muy beneficioso para todos los usuarios de SharePoint Online. Estos son los pocos beneficios de Microsoft Syntex que se enumeran a continuación.

• Mejora la productividad de los usuarios: en primer lugar, la automatización de procesos basados en contenido es un gran avance para las organizaciones que tienen numerosos procesos repetitivos en su vida diaria.
• Transforma datos sin procesar en conocimiento vital: Microsoft SharePoint Syntex mecaniza el proceso de clasificación, análisis y transformación de datos de SharePoint en información significativa para tomar decisiones comerciales importantes en su organización.
• Encontrabilidad y cumplimiento del contenido: principalmente, Microsoft Syntex mejora la precisión de la búsqueda y gestiona los problemas de cumplimiento de Microsoft 365 al hacer que el contenido sea más comprensible.

El cumplimiento y la gobernanza no se pueden lograr sin una mejor comprensión del contenido. Por lo tanto, Syntex utiliza etiquetas de retención y etiquetas de sensibilidad para la gestión del cumplimiento.

• Una solución para múltiples problemas: Microsoft SharePoint Syntex es bastante útil en diversos escenarios y casos de uso, como el seguimiento de información de facturas, el seguimiento de información de contratos, la captura de información de documentos que antes eran inaccesibles, etc.
• La seguridad es la máxima prioridad: La configuración del uso compartido externo en SharePoint Online impone una amenaza a la seguridad del contenido. Pero ahora, deje de preocuparse, ya que puede administrar y compartir de forma segura su contenido con Syntex, seguridad impulsada por IA.

Situaciones en tiempo real que utilizan Microsoft Syntex en el servicio de contenido

Analicemos en profundidad algunas situaciones de la vida real en las que Microsoft Syntex jugó un papel importante en esta sección.

1. Detecte los detalles del contenido con Syntex
   Sabemos que gestionar contenido legal, solicitudes de patentes y documentos de propiedad intelectual definitivamente no es una tarea fácil para el equipo legal. Ahora podemos usar Microsoft Syntex para una gestión centralizada, para agilizar los procesos con el modelo de procesamiento de documentos y la consulta de contenido para extraer metadatos e información.
2. Soluciones de plantillas de sitio de Microsoft Syntex
   Las plantillas de sitio de SharePoint prediseñadas, listas para implementar y personalizables de Syntex ayudan a las organizaciones a gobernar y manejar documentos comerciales en última instancia. Por ejemplo, su organización puede manejar, procesar y realizar un seguimiento de las órdenes de compra y facturas comerciales con la plantilla del sitio "Cuentas por pagar".
3. Generación masiva de documentos
   Supongamos que necesita generar varias renovaciones de contratos con diferentes partes, ahora generelas fácilmente al mismo tiempo y ahorre tiempo con el ensamblaje de contenido de Syntex y Power Automate.
4. Generación de documentos rutinarios con Microsoft Syntex
   En la mayoría de los casos, los usuarios inspeccionan e ingresan manualmente los datos para generar informes de mantenimiento de rutina. Transformar repetidamente datos manuales en datos digitales de forma regular es un proceso agotador. Por lo tanto, el ensamblaje de contenido y Power Automate ayudan a generar documentos estándar después de recibir entradas manuales de Microsoft Forms.
5. Manejo de documentos con Syntex Content Assembly
   Syntex alivia la carga del manejo de documentos, como formularios de seguros, contratos de alquiler y contratos comerciales. La mayoría de las compañías de seguros reciben formularios de inscripción en papel, los procesan manualmente y los transforman en datos digitales para su revisión. Pero Microsoft Syntex extrae cada pieza de información, incluidas las casillas de verificación y los detalles escritos a mano, mediante procesos impulsados por IA, lo que elimina los errores humanos.

Maximice la eficiencia de su contenido con Microsoft Syntex

Utilice nuestra guía detallada y detallada para configurar Microsoft Syntex en su organización.

• En lugar de procesar manualmente pilas de registros, simplemente cree plantillas para procesarlos automáticamente.
• Además, minimice los errores humanos y mejore la precisión implementándolo en su Office 365.
• Por lo tanto, será mejor que no se cargue con tareas de administración de contenido, implemente Microsoft Syntex para la automatización con inteligencia artificial y servicios de aprendizaje automático.

“¡Obtenga inteligencia artificial de contenido con Microsoft Syntex y avance en la administración de contenido en SharePoint Online!”

Finalmente, esperamos que este blog le brinde una comprensión profunda de Microsoft Syntex y sus características. Entonces, comience a configurar Microsoft SharePoint Syntex y analícelo para experimentar un procesamiento de documentos inteligente de un extremo a otro en su organización. Después de explorar Syntex, comparta su experiencia y pensamientos en la sección de comentarios.