Spam interno en Office 365 - Introducción | Parte 3#17
En el artículo repasaremos:
- ¿Cuáles son los posibles motivos que podrían provocar que nuestro correo aparezca como spam/correo basura?
- ¿Quiénes o qué son esos “elementos” que pueden decidir que nuestro correo sea spam?
- ¿Cuáles son las posibles “reacciones” de la infraestructura de correo de destino que identifican nuestro correo electrónico como spam/correo basura?
¿Por qué mi correo se identifica como spam?
En un escenario en el que nuestro correo es reconocido como spam/correo basura, además de la sensación desagradable (nadie quiere que el término “basura” se asocie con él de ninguna manera), la pregunta principal es: ¿Por qué mi correo es basura? ¿identificado como spam?
La respuesta es que podría haber muchos elementos y “causas” para este problema y que muchas veces no es tan fácil “señalar” el objetivo particular que es “culpable” de nuestro problema.
Nuestra misión debe ser:
- Conocer cada uno de los “elementos” podría llevarnos a un escenario en el que nuestro correo electrónico sea reconocido como spam/correo basura por otro destinatario.
- Garantizar que los usuarios de nuestra organización implementen las mejores prácticas y evitar acciones que puedan conducir a un escenario en el que el correo de la organización se clasifique como spam.
- Monitorear el flujo de correo de nuestra organización buscando algún “elemento de correo problemático” o evento que pueda llevar a un escenario en el que nuestro correo sea clasificado como spam.
- En el peor de los casos, en el que el evento "el correo de la organización se clasifica como
"spam/correo basura", implemente las acciones necesarias para resolver este problema.
¿Quién podría decidir que mi correo es spam?
1. Intercambio en línea
En el entorno de Office 365, el primer elemento en el "flujo de correo" que podría identificar el mensaje de correo electrónico del usuario de Office 365 como spam o correo basura es el propio Exchange Online.
Si queremos ser más precisos, el elemento que escanea el correo electrónico enviado es el componente denominado: Exchange Online Protection.
A primera vista, este "comportamiento" parece un poco extraño porque la mayoría de las veces estamos acostumbrados a un escenario en el que el servidor de correo de destino puede identificar nuestro correo como spam/correo basura y no "nuestro servidor de correo". "
La razón para utilizar el mecanismo de filtrado de spam interno/saliente en el entorno de Office 365 y Exchange Online es que la infraestructura de Exchange Online es una "infraestructura de correo compartido" que atiende al mismo tiempo a muchos clientes (inquilinos) de Office 365 además de nuestra organización.
Office 365 Infrastructure está teniendo especial cuidado para evitar escenarios muy no deseados en los que una organización problemática alojada en Office 365 "dañará" la reputación de otras organizaciones alojadas en la misma infraestructura de Office 365/Exchange Online.
Exchange Online incluye un mecanismo integrado en el que verifica cada correo saliente que envían los usuarios de Office 365 a otros usuarios de Office 365 o a un destinatario externo.
En caso de que Exchange Online "decida" clasificar los mensajes de correo electrónico como correo no deseado, no bloquea ni elimina el correo electrónico y no actualiza el valor SCL del correo electrónico, sino que enruta el correo electrónico. envíe el correo a un servidor de correo de Exchange Online dedicado llamado: Grupo de entrega de alto riesgo.
Discutiremos con más detalle el tema del grupo de entrega de alto riesgo en los artículos:
- Pool de entrega de alto riesgo e intercambio en línea | Parte 9#17
- Pool de entrega de alto riesgo e intercambio en línea | Parte 10#17
2. Infraestructura de correo de destino | Puerta de enlace de seguridad de correo
La "infraestructura de correo de destino" podría realizarse como un dispositivo que examina cada correo entrante y decide si pasa el mensaje de correo electrónico, lo bloquea o aumenta el valor SCL.
En un escenario en el que notificamos que el correo electrónico enviado desde la organización se considera spam/correo basura, el caso típico es que nuestra organización aparece como lista negra (registrada en algún proveedor de lista negra).
En el entorno de correo moderno, cada organización utiliza algún “mecanismo de seguridad” (puerta de enlace de seguridad de correo u otras soluciones de seguridad) que escanea cada una de las solicitudes de conexión que se envían al servidor de correo de la organización.
Se comprueba el “solicitante” (servidor de correo de origen) y, sólo si la solicitud de conexión considera “legítima” a la “sesión de correo” se aprueba.
El "proceso de verificación" implementado por la puerta de enlace de seguridad del correo se implementó mediante diferentes métodos. Uno de los controles de seguridad más básicos se ejecuta accediendo a una base de datos de "proveedor de lista negra" y verifica que el nombre de dominio del destinatario o la dirección IP del servidor de correo no aparezcan en una lista negra.
3. Cliente de correo del usuario
Los clientes de correo como Outlook incluyen un motor de seguridad integrado que puede clasificar el correo entrante como spam/correo basura. Por ejemplo, podemos lidiar con un escenario en el que el correo electrónico enviado por nuestros usuarios es identificado como spam/correo basura por el cliente Outlook y no por el servidor de correo del destinatario externo.
Otra opción podría ser un escenario en el que el destinatario externo utilice la opción de bloquear remitentes y agregue la dirección de correo electrónico de usuarios de una organización particular a la lista.
4. El destinatario de destino
La "persona" que nuestro correo envió a su buzón puede decidir crear algún motivo para reportar nuestro mensaje de correo electrónico como spam/correo basura.
Por ejemplo, si el destinatario se registró en su lista de correo en el pasado, olvide que registrado y, cuando recibe un correo electrónico de su organización, lo relaciona con el correo electrónico como spam/correo basura.
5. Aplicación de seguridad de escritorio
Se puede configurar un antivirus u otra aplicación de seguridad de escritorio para escanear el correo electrónico entrante y decidir clasificar los mensajes de correo electrónico como spam/correo basura.
¿Qué podría pasar en el caso de que mi correo se reconozca como spam/correo basura?
En un escenario en el que nuestro correo electrónico es reconocido como spam/correo basura por un servidor de destino, la respuesta del servidor de correo externo tiene una importancia considerable.
En caso de que el servidor de correo externo responda enviando una “respuesta” en forma de mensaje NDR, que nos informa que nuestro correo está bloqueado porque es spam/correo basura, podemos ser conscientes del problema y responder respectivamente.
En un escenario en el que el servidor de correo externo decide "no responder", técnicamente no tenemos forma de saber que hay algún problema con el correo electrónico enviado desde nuestra organización.
La única forma en que podemos ser conscientes del problema es: en un escenario en el que el servidor de correo externo "reenvía" el mensaje de correo electrónico al destinatario de destino y debido a que el servidor de correo electrónico aumenta el valor SCL, el correo electrónico enviado a la carpeta de correo no deseado.
Solo si el “destinatario objetivo” encuentra el correo electrónico en la carpeta de correo no deseado y, solo si es “lo suficientemente amable” para informarnos, solo entonces, podremos saber que tenemos un problema. con el correo que envió desde nuestra organización.
Cuando nuestro correo electrónico es aceptado por un servidor de correo externo y el servidor de correo externo identifica nuestro correo como “spam/correo basura”, el servidor de correo externo podría implementar una de las siguientes opciones:
Opción 1: bloquear el mensaje de correo electrónico + informar al servidor de correo de origen que el correo electrónico se bloqueó.
Este escenario nos hace la vida más fácil. Es cierto que el correo electrónico de los destinatarios de Office 365 no llegó a su destino, pero tenemos un “indicación clara” del fallo en la entrega del correo.
Ahora, nuestra misión será: encontrar cuál fue el motivo por el que clasificamos nuestro mensaje de correo electrónico como spam/correo basura.
Opción 2: bloquear el mensaje de correo electrónico + no notificar al servidor de correo de origen (caída silenciosa)
Un escenario en el que el “servidor de correo de destino” clasifica el correo electrónico como spam/correo basura y simplemente lo elimina sin enviar ninguna notificación o actualización a la “fuente” que envía el correo electrónico.
Opción 3: Entregar el mensaje de correo electrónico al destinatario de destino + Aumentar el valor SCL
Este tipo de escenario es el comportamiento "estándar" o predeterminado en el entorno de Exchange Online.
En caso de que el correo electrónico se reconozca como spam y el "nivel de spam" sea "razonable", Exchange Online no lo bloqueará. o eliminar el correo spam. En su lugar, Exchange Online "sella" el correo electrónico con un alto valor de SCL (nivel de confianza de spam) y entrega el correo electrónico al destinatario de destino.
El destinatario de destino "tendrá que decidir" qué hacer con el mensaje de correo electrónico. "
En este escenario, el correo electrónico llegará a la "carpeta de correo no deseado" del usuario, y la mayoría de las veces; Los usuarios no suelen mirar la carpeta de correo no deseado.
En este escenario, el "destinatario de destino" generalmente informará que no recibió el mensaje de correo electrónico, pero que el correo electrónico está "oculto" en su carpeta de correo no deseado.
Opción 4: entregar el mensaje de correo electrónico a una cola de cuarentena
Un escenario similar a la situación anterior. La diferencia es que el servidor de correo entrega el mensaje de correo electrónico identificado como spam a un almacén individual denominado: cuarentena.
Opción 5: el servidor de correo no reconoce el mensaje de correo electrónico como spam, pero el cliente de correo sí.
Muchos clientes de correo, como Outlook, se consideran un cliente de correo sofisticado y tienen opciones integradas para reconocer el correo no deseado, crear una lista de bloqueo de remitentes, etc.
En este escenario, existe la posibilidad de que el cliente de correo decida que un mensaje de correo electrónico específico puede considerarse como un mensaje de correo electrónico no deseado.
Exchange en línea y SCL
En la actual serie de artículos, mencionaremos de vez en cuando el término: SCL
P: ¿Cuál es el significado de SCL?
A: El término SCL significa nivel de confianza de spam.
En palabras simples, el SCL es un valor que se "adjunta" al servidor de correo (generalmente el servidor Exchange) al elemento de correo electrónico y define el "nivel de confianza" del elemento de correo electrónico desde la perspectiva del spam.
Un valor SCL como: "-1" "dice" que se puede confiar plenamente en el elemento de correo electrónico y un valor SCL alto como -5, "dice" que el elemento de correo electrónico se considera correo no deseado.