Tratar y evitar el spam interno | Mejores prácticas | Parte 17#17
Si ha leído todos los artículos que se incluyen en la serie de artículos actual, estará bastante familiarizado con todos los aspectos relacionados con el fenómeno del spam interno en general y, en particular, en el entorno de Office 365 y Exchange Online.
El propósito del presente artículo es brindarle una breve lista de verificación de todos los pasos y la operación relacionados con un escenario de spam interno/saliente.
Correo electrónico comercial
Evite utilizar Office 365 y Exchange Online como plataforma para un correo electrónico comercial.
En caso de que su organización haga un uso extensivo del correo electrónico comercial, “respete” que las empresas necesitan, mediante el uso de una plataforma dedicada que fue creada para este propósito, proporciona las herramientas necesarias, registro, informes, etc.
Puedes leer más información sobre este tema en el artículo: Correo electrónico comercial - Utilizando las herramientas adecuadas | Oficina 365 | Parte 4#17
Obediencia a las leyes del correo electrónico.
Conozca todas las reglas de “hacer y no hacer” relacionadas con las comunicaciones basadas en correo electrónico. Eduque al usuario de su organización sobre cómo escribir correos electrónicos de la “manera correcta” para evitar escenarios futuros no deseados, en los que su correo electrónico se identifique como spam o correo basura.
Puedes leer más información sobre este tema en el artículo: Mi E-mail aparece como spam | Las 7 razones principales | Parte 5#17
Prevención y acciones preventivas
Exchange Online: spam saliente
Utilice Exchange Online: función de spam saliente
La función Exchange Online: spam saliente nos permite recibir notificaciones inmediatas sobre un escenario en el que Exchange Online y EOP identificaron el correo electrónico enviado por el usuario de nuestra organización como posible spam/correo basura.
Puedes leer más información sobre este tema en el artículo: Mi E-mail aparece como spam | Solución de problemas: nombre de dominio y contenido del correo electrónico | Parte 12#17
Servicios de monitoreo de lista negra
Considere comprar servicios de monitoreo de listas negras. ¡Sí, costó dinero!
Pero…….
¿Cuál es el riesgo empresarial de no tener este tipo de servicios?
En caso de que su organización aparezca en la lista negra, ¿cuáles son los “costos” que implica ¿Este escenario?
Puedes leer más información sobre este tema en el artículo: Mi correo electrónico aparece como spam | Solución de problemas: nombre de dominio y contenido del correo electrónico | Parte 12#17
Metodología interna de resolución de problemas de spam
Planifique, escriba y utilice una metodología predefinida de solución de problemas de spam interno.
Cuando se dé cuenta de un posible evento de spam interno o saliente, no entre en pánico, ¡ponga todo lo que tenga a mano e intente cruzar la frontera hacia México!
Puede utilizar el documento de lista de verificación de solución de problemas de spam saliente que he preparado como ejemplo o punto de referencia para un documento de solución de problemas relacionado con escenarios de spam interno o saliente.
Descargue el documento: Spam saliente: lista de verificación para la resolución de problemas
El paso más importante es averiguar si su nombre de dominio aparece en la lista negra. En caso de que este sea el escenario, implemente todos los pasos necesarios para eliminar su nombre de dominio de la lista negra.
Inmediatamente después, iniciar una investigación interna para poder localizar el motivo particular y la secuencia de hechos que llevaron a este escenario.
En caso de que el alcance del spam interno o saliente no esté relacionado con su nombre de dominio, el siguiente paso será verificar si el alcance está relacionado con el contenido de un mensaje de correo electrónico en particular o con la dirección de correo electrónico de una organización específica.
En el 90% de los casos, el problema está relacionado con el contenido de un correo electrónico mal redactado.
Implemente los pasos de solución de problemas necesarios que le ayudarán a identificar la causa particular e instruir a sus usuarios sobre cómo evitar dichos escenarios.
En caso de que elimine todas las causas relacionadas con "su lado de la ecuación", comprenda que tendrá que obtener ayuda del "otro lado". "
El hecho de que sean clientes de Office 365 y que la infraestructura de Exchange Online sea una infraestructura de correo de Microsoft no les ayudará de ninguna manera en un escenario en el que el problema esté relacionado con el “otro lado”. "
En palabras simples:
En caso de que la “otra parte” (el destinatario externo de destino o el servidor de correo de destino) “decida” identificar el correo electrónico enviado desde su organización como spam/correo basura, el “elemento” con el que debe contactar es no el soporte técnico de Office 365, sino un representante del “otro lado”, que le ayudará a “descubrir” el motivo para identificar el correo que llega. de su organización como spam/correo basura.