Configurar una respuesta automática en Office 365 usando la regla de buzón y el buzón compartido | Parte 6#7

En el artículo actual, continuamos revisando los pasos necesarios para completar las tareas de creación de un buzón compartido de Exchange Online que servirá como un "buzón de servicio" para los tickets de solicitud de servicio que abrirán los usuarios de nuestra organización.

En el artículo anterior, revisamos el proceso de creación del buzón compartido de la mesa de ayuda y creamos la regla requerida del buzón de respuesta automática.

En el artículo actual, revisamos el resto de las tareas administrativas de nuestro escenario.
Las tareas que debemos completar son las siguientes:

Crear un nuevo grupo de seguridad para el equipo de la mesa de ayuda y asignar los permisos necesarios al grupo de la mesa de ayuda en el buzón compartido.
Agregar el buzón compartido al perfil de correo de Outlook de un usuario de la mesa de ayuda
Probar el permiso Enviar como asignado a los miembros de la mesa de ayuda.

Paso 5#8: Crear un nuevo grupo de seguridad para el equipo de la mesa de ayuda

Técnicamente hablando, este paso no es obligatorio porque, en teoría, podemos comenzar con el proceso de crear un nuevo “buzón compartido de la mesa de ayuda” y luego, en la segunda fase, proporcionar los permisos necesarios para cada uno de los miembros de la mesa de ayuda por separado.

Aunque podemos asignar permisos para cada uno de los miembros de la mesa de ayuda por separado, el método administrativo más eficiente y "correcto" es proporcionar permisos a un "grupo", en lugar de proporcionar permisos individualmente para cada usuario.

Al otorgar permisos a un grupo, cada vez que se acepta un nuevo miembro de la Mesa de Ayuda o cada vez que un miembro de la Mesa de Ayuda deja la empresa, lo único que debemos hacer es agregar o eliminar al usuario del grupo de seguridad.

Cuando queremos asignar permisos a un “Grupo”, el grupo de Exchange Online debe crearse como un “Grupo de seguridad” y no como un grupo de Distribución estándar.

Un grupo de seguridad de Exchange Online actúa como un "grupo de seguridad" + grupo de distribución que se utiliza para fines de correo.

Puedes leer más información sobre el tema en el artículo:
Gestión efectiva de permisos en Exchange Online mediante el uso de grupos de seguridad

Creando un nuevo grupo de seguridad de Exchange Online

Inicie sesión en el centro de administración de Exchange Online
En la barra de menú de la izquierda, seleccione el menú destinatarios
En la barra de menú superior, seleccione el menú grupos
Haga clic en el signo Más y elija la opción de Grupo de seguridad

Complete la información requerida

*Nombre para mostrar: - en nuestro ejemplo, el nombre para mostrar del grupo de seguridad es - Mesa de ayuda de TI
*Alias: - en nuestro ejemplo, el nombre para mostrar del grupo de seguridad es - ITHelpDesk
*Dirección de correo electrónico: en nuestro ejemplo, la dirección de correo electrónico del grupo de seguridad es: ITHelpDesk@o365info.com

En el siguiente paso, agregaremos algunos miembros al grupo de seguridad.

Desplácese hacia abajo y debajo de la sección Miembros:, haga clic en el ícono Más

En nuestro ejemplo: hay tres miembros en la mesa de ayuda: John, Bob y Alice.

En nuestro ejemplo, seleccionamos los miembros del equipo de la mesa de ayuda de la lista de destinatarios.
Haga clic en el botón añadir ->
Haga clic en Aceptar

Haga clic en - Guardar

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que se creó un nuevo grupo de distribución de seguridad.

Paso 6#8: Asigne los permisos necesarios al grupo de la mesa de ayuda en el buzón compartido

En este paso, asignamos los permisos necesarios al grupo de seguridad de la mesa de ayuda (mesa de ayuda de TI) al buzón compartido de la mesa de ayuda (tickets de soporte técnico de la mesa de ayuda).

Los permisos que se asignarán son: Acceso completo + Enviar como

Inicie sesión en el centro de administración de Exchange Online
En la barra de menú de la izquierda, seleccione el menú destinatarios.
En la barra de menú superior, seleccione el menú compartido
Seleccione el buzón al que solicita asignar permisos
Haga clic en el icono Lápiz para editar la configuración.

Seleccione el buzón al que solicita asignar permisos

Seleccione el menú delegación de buzones.

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que en este momento, un usuario llamado Bob tiene permisos
Acceso total + Enviar como en el buzón compartido.

En este paso, asignaremos los permisos de Acceso total al grupo de seguridad de la Mesa de ayuda (Mesa de ayuda de TI). Los miembros de la mesa de ayuda deben tener permisos de acceso completo, por lo que podrán agregar el buzón compartido de la mesa de ayuda como un buzón adicional a su perfil de correo de Outlook.

En la sección Acceso completo, haga clic en el icono más
En la lista de destinatarios, seleccione el destinatario al que se le asignarán los permisos de acceso total. En nuestro escenario, seleccionamos el grupo de seguridad Mesa de ayuda de TI .
Haga clic en añadir -> y Aceptar

En este paso, asignaremos los permisos Enviar como al grupo de seguridad de la mesa de ayuda (mesa de ayuda de TI). Los miembros de la mesa de ayuda deben tener permisos Enviar como, por lo que podrán enviar correos electrónicos utilizando la "identidad" del buzón compartido de la mesa de ayuda (hd@o365info.com).

En la sección Enviar como, haga clic en el icono más
En la lista de destinatarios, seleccione el destinatario al que se le asignará el grupo de seguridad Enviar como. En nuestro escenario, seleccionamos el grupo de seguridad Mesa de ayuda de TI .
Haga clic en añadir -> y Aceptar

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que el grupo de seguridad de la mesa de ayuda (mesa de ayuda de TI) tiene permisos de acceso total y enviar como en el buzón compartido.

Haga clic en Guardar

Paso 7#8: Agregar el buzón compartido al perfil de correo de Outlook de un usuario de la mesa de ayuda

Cuando asignamos los permisos de acceso total al destinatario A en el buzón del destinatario B, el buzón del destinatario B se agregará automáticamente al perfil de correo de Outlook del destinatario A.
Esta "magia" ocurrió debido a la característica especial de Exchange denominada - AutoMapeo.

La excepción es: un escenario en el que asignamos los permisos de acceso total a un grupo de seguridad y no al usuario individual.
En este caso, el miembro del grupo de seguridad específico hereda los permisos de acceso total del grupo de seguridad, pero la opción AutoMapping no se activará para cada uno de los miembros del grupo de seguridad.

En otras palabras, en un escenario en el que asignamos permisos de acceso total a un grupo de seguridad, necesitaremos agregar manualmente el buzón que tiene permisos de acceso total al perfil de correo de Outlook.

En el siguiente ejemplo, agregaremos el buzón compartido de la mesa de ayuda al perfil de correo de Outlook de Bob (Bob es miembro del grupo de seguridad de la mesa de ayuda).

Inicie sesión en el perfil de correo de Outlook del usuario específico. En nuestro ejemplo, iniciamos sesión en el perfil de correo de Bob Outlook.

Abra Outlook y elija el menú Archivo .

Elija el menú Información y luego Configuración de cuenta y luego otra vez Configuración de la cuenta…

Elija el perfil del destinatario (John en nuestro ejemplo) y haga clic en el icono Cambiar….

Haga clic en el botón Más configuraciones...

Seleccione la pestaña Avanzado
Haga clic en el botón Agregar…

En la ventana Agregar buzón, escriba el Alias del buzón que desea agregar.
En nuestro ejemplo, el alias del buzón compartido es - Tickets de soporte técnico de la mesa de ayuda

El proceso tardará un par de segundos y al final podremos ver que el buzón fue agregado.
Haga clic en Aceptar

Haga clic en el botón Siguiente para finalizar la tarea.

Haga clic en Finalizar

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que ahora, el “perfil de correo de Bob Outlook” incluía dos buzones: el buzón de Bob + el buzón compartido (tickets de soporte técnico)

Paso 8#8: Probar el envío como permiso asignado a los miembros de la mesa de ayuda

En la sección actual, nos gustaría verificar que los miembros del equipo de la mesa de ayuda puedan usar la opción "Enviar como" y enviar un correo electrónico utilizando la dirección de correo electrónico del buzón compartido de la mesa de ayuda.

Para verificar la opción Enviar como, usaremos el buzón de Bob para verificar si los permisos están asignados correctamente.

Abra Outlook y cree un Nuevo correo electrónico

Seleccione el menú Opciones
Haga clic en el icono De

De forma predeterminada, la dirección de correo electrónico "Enviar como" es la dirección de correo electrónico del propietario del buzón (en nuestro ejemplo, Bob).

Para poder enviar una dirección de correo electrónico utilizando otra identidad de destinatario, haga clic en la pequeña flecha negra

Seleccione el menú - Otra dirección de correo electrónico…

En la lista de destinatarios, seleccione el destinatario requerido al que desea enviar un correo electrónico utilizando su "identidad". En nuestro ejemplo, seleccionamos el destinatario: destinatario de los “tickets de soporte técnico” (seguridad - grupo de distribución).

Haga clic en - Aceptar

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que el campo Desde el correo se completa con la dirección de correo electrónico de la “Dirección de correo electrónico de la mesa de ayuda” (en nuestro ejemplo, hd@o365info.com). .

Enviaremos el correo electrónico a otro destinatario de la organización y verificaremos si logramos enviar la
dirección de correo electrónico utilizando la identidad de la mesa de ayuda + si el correo se envió correctamente al destinatario de destino.

En nuestro ejemplo, el destinatario de destino es Angelina.

En la siguiente captura de pantalla, podemos ver que el correo electrónico se envió correctamente al destinatario de destino.

Desde la perspectiva de Angelina, el correo electrónico fue enviado por el equipo de “Help Desk”.

El próximo artículo de la serie de artículos actual.