Microsoft 365: obtenga el informe de uso de OneDrive para empresas mediante PowerShell

Requisito: Obtener informes de uso de almacenamiento de OneDrive para empresas mediante PowerShell.

¿Cómo comprobar el uso de almacenamiento de OneDrive para empresas para un usuario en Office 365?

OneDrive for Business es la solución de almacenamiento basada en la nube de Microsoft que le permite almacenar y trabajar con archivos personales. Ofrece una colaboración más sencilla, mejor accesibilidad y mayor seguridad en comparación con los métodos de almacenamiento tradicionales. Con OneDrive, puede compartir sus archivos con otras personas y trabajar en documentos de Office en tiempo real (coautoría). Es similar a cualquier otra biblioteca de documentos en SharePoint, con control total otorgado para que pueda agregar, actualizar y eliminar archivos o carpetas en su OneDrive.

Si bien OneDrive ofrece muchos beneficios, es esencial vigilar el uso del almacenamiento de OneDrive para revisar dónde se utiliza el espacio de manera más eficiente y asegurarse de no quedarse sin espacio. Los informes de uso de OneDrive se pueden obtener de varias maneras y esta publicación le mostrará cómo verificar sus informes de uso de almacenamiento de OneDrive.

Para obtener el uso de almacenamiento en OneDrive para empresas para un usuario específico, haga lo siguiente:

Inicie sesión en el Centro de administración de Office 365, busque y haga clic en el nombre para mostrar del usuario.
Desde la página de configuración del usuario, haga clic en la pestaña OneDrive y verá el valor del espacio de almacenamiento utilizado.

Verifique el uso de su cuota de almacenamiento de OneDrive

¿Cómo reviso mi espacio de almacenamiento de OneDrive para la Empresa? A continuación se explica cómo verificar el uso de OneDrive y ver cuánto almacenamiento queda como propietario del sitio:

Abra su sitio OneDrive en el navegador web (acceso directo: https://YourDomain-my.SharePoint.com)
Haga clic en Configuración >> Configuración de OneDrive >> Haga clic en "Más configuraciones"
Haga clic en el enlace "Consumo de almacenamiento" (URL de acceso directo: https://YourDomain-my.sharepoint.com/personal/YourID_YourDomain_com/_layouts/15/storman.aspx).

En la sección Almacenamiento, verá cuánto espacio ha utilizado, qué carpetas y archivos ocupan la mayor parte del espacio en su cuenta y cuánto espacio hay disponible. También puedes obtener el consumo de almacenamiento de OneDrive de otro usuario si tienes acceso a sus sitios.

¿Cuánto almacenamiento obtengo con OneDrive para la Empresa? ¡La mayoría de los planes de Microsoft 365 ofrecen 1 TB de espacio de almacenamiento!

¿Cómo obtener el uso del almacenamiento de OneDrive en los informes de Office 365?

¿Cómo comprobar el uso de OneDrive para todos los usuarios? Para obtener el informe de uso de OneDrive para todos los usuarios a través del centro de administración de Microsoft 356, siga estos pasos:

Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 en https://admin.microsoft.com
Haga clic en Informes >> Uso en la navegación izquierda
En Archivos de OneDrive, haga clic en Ver más
Desplácese un poco hacia abajo para ver el informe que proporciona información como la cantidad actual de archivos, el almacenamiento utilizado, etc. También puede exportar los datos del informe a un formato CSV para su posterior análisis.

PowerShell para comprobar el uso de OneDrive para empresas

Aquí está el PowerShell para comprobar el uso empresarial de OneDrive mediante el cmdlet Get-SPOSite:


#Variables
$AdminSiteURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$OneDriveURL = "https://crescent-my.sharepoint.com/personal/salaudeen_crescent_com"
 
#Connect to SharePoint Online Admin Center
Connect-SPOService -Url $AdminSiteURL # -credential (Get-Credential)

#Get All Properties of the OneDrive Site
Get-SPOSite $OneDriveURL | Select -Property *

Para obtener el tamaño del sitio de OneDrive para empresas usando PowerShell, puede usar:


Get-SPOSite $OneDriveURL | Select @{Name="Storage Used";Expression={$_.StorageUsageCurrent}}

¿Qué tal obtener espacio de almacenamiento de OneDrive para la Empresa para todos los usuarios? Usando PowerShell, podemos crear un informe rápido para verificar cuánto almacenamiento tienen los sitios de OneDrive para empresas.


#Variable for SharePoint Online Admin Center URL
$AdminSiteURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
 
#Connect to SharePoint Online Admin Center
Connect-SPOService -Url $AdminSiteURL -credential (Get-Credential)

#Get All OneDrive Sites
Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit all -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'"

Este script de PowerShell extrae todos los sitios de OneDrive para la Empresa.

Exportar el informe del tamaño de almacenamiento de los sitios de OneDrive para la Empresa a CSV

Extraigamos un OneDrive para uso empresarial usando PowerShell y exportemos el resultado a un archivo CSV.


#Variable for SharePoint Online Admin Center URL
$AdminSiteURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$CSVFile = "C:\Temp\OneDrives.csv"
 
#Connect to SharePoint Online Admin Center
Connect-SPOService -Url $AdminSiteURL -credential (Get-Credential)

#Get All OneDrive Sites usage details and export to CSV
Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit all -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" | Select URL, Owner, StorageQuota, StorageUsageCurrent, LastContentModifiedDate | Export-Csv -Path $CSVFile -NoTypeInformation

Este script de PowerShell recupera los valores de las propiedades URL, Propietario, Cuota de almacenamiento asignada, Almacenamiento utilizado y Fecha de última actualización de todos los sitios de OneDrive para la Empresa y genera un informe como se muestra a continuación:

PnP PowerShell para comprobar el uso del almacenamiento de OneDrive

También podemos verificar el uso de OneDrive con el módulo PnP PowerShell y exportar los datos a un informe CSV. Este informe de OneDrive le brinda detalles: GB usados, fecha de la última actividad, almacenamiento total asignado, etc.


#Config Variables
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$ReportOutput = "C:\Temp\OneDriveUsage.csv"

#Connect to Admin Center using PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $TenantAdminURL -Interactive

#Get All OneDrive sites
$OneDriveSites = Get-PnPTenantSite -IncludeOneDriveSites -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" -Detailed

$UsageData = @()
#Loop through each site collection
ForEach($Site in $OneDriveSites)
{
    Try {
        Write-host "Processing Site:"$Site.URL -f Yellow

        #Collect OneDrive usage data
        $UsageData += [PSCustomObject][ordered]@{
            SiteName         = $Site.Title
            URL              = $Site.URL
            Owner            = $Site.owner
            UsedSpaceMB      = $Site.StorageUsageCurrent
            AllocatedSpaceGB = [Math]::Round($Site.StorageQuota/1024,2)
            LastUsed         = $Site.LastContentModifiedDate
        }
    }
    Catch {
        write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
    }
}
#Export the data to CSV Report
$UsageData | Format-table
$UsageData | Export-Csv -Path $ReportOutput -NoTypeInformation

Esto genera un informe que enumera todos los sitios de OneDrive para la Empresa en el inquilino con el almacenamiento asignado y utilizado para cada sitio. Aquí hay otra publicación para obtener la cuota de almacenamiento de OneDrive usando PowerShell: Obtenga OneDrive for Business Size usando PowerShell

En conclusión, obtener un informe de uso de OneDrive para Empresas mediante el Centro de administración de Microsoft 365 o PowerShell puede ser útil para monitorear y administrar el uso de OneDrive dentro de su organización. Al utilizar los métodos proporcionados en esta guía, puede recuperar la información de uso, como la cantidad de usuarios, la cantidad de almacenamiento utilizado y la cantidad de archivos y carpetas. Esta información puede ayudarle a identificar áreas de alto uso, posibles riesgos de seguridad y posibles problemas con la capacidad de almacenamiento. Además, también puede ayudar a identificar a los usuarios que no utilizan OneDrive for Business y a tomar las medidas necesarias.