Buscar buzones de correo compartidos con licencia mediante PowerShell - Informes de Office 365

En una organización, los buzones de correo compartidos se crean cuando varias personas necesitan acceder al mismo buzón, como comentarios sobre productos, mostrador de recepción, etc. Los usuarios que pueden acceder a un buzón de correo compartido se denominan miembros del buzón de correo compartido. Pueden acceder al buzón compartido según el permiso que se les haya otorgado.

¿Cuándo necesitan licencia los buzones compartidos?

Los usuarios deben tener una "licencia de Exchange Online" para acceder al buzón compartido, pero el buzón compartido no requiere una licencia. Sin embargo, los buzones compartidos requieren una licencia de "Exchange Online Plan 2" en los siguientes escenarios.

Cuando el tamaño del buzón compartido es superior a 50 GB
Para colocar un buzón compartido bajo retención por litigio
Para utilizar el archivado local

Si los buzones de correo compartidos no se encuentran en ninguno de los casos anteriores, puede eliminar la licencia de los buzones de correo compartidos. Por lo tanto, puede reducir el costo de la licencia o hacer que estén disponibles para los usuarios incorporados.

Cómo obtener buzones de correo compartidos con licencia:

Encontrar y eliminar licencias innecesarias en buzones de correo compartidos siempre es una tarea tediosa para los administradores. Dado que el centro de administración no tiene una forma directa de encontrar los "buzones compartidos con licencia", PowerShell es la única solución. Entonces, consideré escribir un script que reduzca el tiempo del administrador para acceder a los requisitos de licencia para buzones compartidos.

Al consultar el "Informe de buzones compartidos con licencia", puede eliminar asignaciones de licencias innecesarias de los buzones compartidos.

Descargar script: FindLicensedSharedMailboxes.ps1

Guiones destacados:

La secuencia de comandos utiliza autenticación moderna para conectarse a Exchange Online.
El script también se puede ejecutar con cuenta habilitada para MFA .
Exporta los resultados del informe a un archivo CSV .
Automáticamente instala EXO V2 (si aún no está instalado) tras su confirmación.
El script es compatible con el programador. Es decir, la credencial se puede pasar como parámetro en lugar de guardarla dentro del script.

Buzones de correo compartidos con informe de licencia: resultado de muestra:

El script recupera el UPN, el tamaño de almacenamiento, el estado de retención por litigio, el estado de archivado local y las licencias asignadas de los buzones de correo compartidos.

Pasos de ejecución del script:

Puede elegir cualquiera de los siguientes métodos según sus necesidades.

Método 1: Ejecute el script con una cuenta MFA

.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1

Método 2: Ejecute el script utilizando una cuenta que no sea MFA

.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1 -NoMFA

Método 3: Ejecute el script mencionando explícitamente las credenciales (compatible con el programador).

Para programar la secuencia de comandos en el Programador de tareas de Windows, puede seguir el siguiente formato:

.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1 -NoMFA -UserName admin@contoso.com -Password XXX

Si la cuenta de administrador tiene MFA, debe desactivar MFA mediante la política de acceso condicional para utilizarlos en la programación.

Eliminar licencia del buzón compartido mediante PowerShell:

Una vez que ejecute el script, obtendrá una lista de buzones de correo compartidos con licencias. Al utilizar el informe, puede identificar los buzones de correo compartidos con licencia y eliminarlos, si es necesario.

Antes de ejecutar el siguiente script, debe conectarse a MS Graph PowerShell.

Para eliminar la licencia de un buzón compartido, utilice el siguiente fragmento de código.

$Licenses= (Get-MgUser -UserId <UPN>).AssignedLicenses.SkuId
Set-MgUserLicense -UserId <UPN> -RemoveLicenses @($Licenses) -AddLicenses @()

Para eliminar licencias de una lista de buzones de correo compartidos (es decir, ingresar csv), ejecute el siguiente script.

$SMBs=Import-CSV -Header 'UPN' <CSVFilePath>
foreach($SMB in $SMBs)
{
 $UPN=$SMB.UPN
 $Licenses= (Get-MgUser -UserId <UPN>).AssignedLicenses.SkuId 
 Set-MgUserLicense -UserId <UPN> -RemoveLicenses @($Licenses) -AddLicenses @()
}

Dado que el cmdlet Set-MsolUserLicense está obsoleto, hemos utilizado cmdlets de MS Graph PowerShell como Get-MgUser, Set-MgUserLicense.

¿No eres fanático de PowerShell? ¡No hay problema! Tenemos una solución alternativa para satisfacer sus necesidades.

Obtenga buzones de correo compartidos y sus detalles de licencia con AdminDroid

AdminDroid le brinda informes detallados sobre los buzones de correo compartidos de Microsoft 365 desde los cuales puede obtener los detalles de la licencia de cada buzón. También puede encontrar otros detalles que se enumeran a continuación.

Retención en el lugar
Retención por juicio
Estado del archivo
Miembros del buzón compartido
Tamaño del buzón compartido
Permiso de buzón compartido
Reenvío de buzones compartidos
Reglas de la bandeja de entrada en buzones compartidos, etc.

Además, puede visualizar análisis de correo electrónico nítidos en buzones de correo compartidos, incluidos, entre otros,

Buzón compartido tráfico diario/hora/mensual
Total de correos recibidos por hora y por día
Tráfico general de buzones de correo compartido internos y externos
Horas pico diarias por correos enviados y recibidos
Horas pico diarias por correos internos y externos enviados
Horas pico diarias por correos internos y externos recibidos
Días pico según los correos enviados y recibidos
Días pico de envío de correos internos y externos.
Días pico por correos internos y externos recibidos

Del mismo modo, también obtendrá análisis de horas y días de inactividad.

Además de los detalles de los buzones de correo compartidos, la herramienta de informes AdminDroid Exchange Online proporciona informes detallados e información valiosa sobre los buzones de correo de los usuarios, las configuraciones de los buzones, la auditoría de los buzones, los permisos de los buzones y más.

Ventajas de usar AdminDroid Microsoft 365 Reporter

No es necesario jugar mucho con diferentes cmdlets de PowerShell para recuperar datos.
Aprovecha programar el informe para monitorear datos en cualquier lugar y en cualquier momento a través de tu correo electrónico.
Manténgase informado sobre actividades cruciales que necesitan monitoreo y respuesta instantánea mediante la función "Alertas".
Busque los datos del informe para obtener los resultados deseados y guarde los datos filtrados para usarlos en el futuro usando "Vistas".
No proporcione roles de administrador global para ver datos. Delegue funciones de administrador a los usuarios en función de sus tareas para lograr el acceso con menos privilegios.

¡Utilice la tremenda característica de AdminDroid y mejore su administración de Exchange Online como nunca antes!

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Espero que este blog le ayude a encontrar y eliminar/revocar licencias innecesarias en buzones de correo compartidos, así como a supervisar los detalles de los buzones de correo compartidos mediante AdminDroid. ¿Qué método utiliza en su organización para encontrar licencias no utilizadas? Comparte tu experiencia en la sección de comentarios.