Obtenga múltiples informes de uso de SharePoint integrados para mejorar la productividad del sitio

Monitorear el uso de SharePoint es un aspecto crucial de la gestión eficaz del entorno de SharePoint. Al monitorear de cerca el uso y la actividad del sitio, los administradores pueden obtener información valiosa sobre cómo interactúan los usuarios en los sitios e identificar áreas donde se puede mejorar la colaboración y la productividad. Para ayudar en esta tarea, los informes de uso de SharePoint nativos proporcionan una gran cantidad de datos y métricas que se pueden utilizar para optimizar el rendimiento del sitio, garantizar el cumplimiento y mejorar la adopción por parte de los usuarios.

Hay varios informes de uso de SharePoint integrados ubicados en diferentes áreas de su entorno de Microsoft 365. Echemos un vistazo más de cerca a los informes de uso de SharePoint a continuación.

Informes de uso de Office 365 SharePoint

Los informes de uso de SharePoint incorporados son una descripción general de las actividades de los usuarios del sitio, que le permiten administrar y monitorear sus sitios de SharePoint Online y sus usuarios de manera eficiente.

Puede acceder fácilmente a los informes de uso de SharePoint desde varias ubicaciones para realizar un seguimiento de sus tendencias de uso de Office 365 SharePoint Online. Ellos son,

Centro de administración de Microsoft 365
Microsoft SharePoint en línea
Centro de administración de SharePoint
Portal de cumplimiento de Office 365
Energía BI

Informes de actividad de SharePoint en el Centro de administración de Microsoft 365

Puede acceder y analizar los datos de uso de SharePoint desde el centro de administración de Microsoft 365.

Para obtener el informe de uso de SharePoint en el centro de administración de Microsoft 365, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Primero, abra el Centro de administración de Microsoft 365.
Paso 2: Luego, navegue hasta Informes > Uso > SharePoint.

Aquí, se le proporcionarán las pestañas "Actividad" y "Uso del sitio" que proporcionan informes sobre la actividad del usuario y los datos de uso del sitio, respectivamente.

Permisos: Para ver este informe, debe tener cualquiera de los siguientes permisos, como, Administrador global, Administrador de Exchange, Administrador de SharePoint, Lector global, Lector de informes, Lector de informes de resumen de uso.

Los informes de uso de SharePoint brindan información sobre cómo los usuarios de su organización utilizan SharePoint según la cantidad de visitas, los usuarios activos y el contenido más utilizado, etc.
Puede utilizar los filtros en la parte superior de la página para ver datos de un período de tiempo específico (puede obtener los análisis de los últimos 7 días, 30 días, 90 días o 180 días).
Además, puede exportar los datos del informe de uso de SharePoint como un archivo CSV para realizar un análisis más detallado haciendo clic en la opción Exportar.
Puede agregar o eliminar columnas fácilmente para mejorar los datos de clasificación y organización si es necesario.

Informes de actividad del usuario de Microsoft SharePoint Online

Obtendrá estadísticas detalladas sobre archivos, páginas y usuarios de SharePoint Online a partir de este informe de uso del sitio.

Esta descripción general le proporciona información sobre cuántas cuántas veces se vieron, editaron, descargaron y compartieron los archivos de SharePoint.< Ayuda a identificar archivos populares, enumerados en función de los archivos a los que los usuarios acceden con frecuencia.
De hecho, brinda información sobre el número de páginas únicas visitadas por los usuarios durante un período de tiempo específico. Puede utilizar este informe para obtener las páginas visitadas con frecuencia en su entorno de SharePoint.
Además, también proporciona el número de usuarios que participan en diferentes tipos de actividades durante un período específico. Incluye métricas como la cantidad de usuarios que han visto, editado y compartido contenido de SharePoint Online.

Informes de uso del sitio de SharePoint en el Centro de administración de Microsoft 365

Los datos de uso del sitio le permiten concentrarse en crear contenido más atractivo y relevante para sus sitios de SharePoint. Además, estos informes le ayudan a optimizar sus sitios de SharePoint y garantizar que cumplan sus metas y objetivos.

Puede obtener informes sobre los sitios de SharePoint y su uso de almacenamiento en la pestaña Uso del sitio.

Para identificar los sitios de moda dentro de su entorno de SharePoint, vea estos análisis que proporcionan el número total de sitios utilizados actualmente durante un tiempo específico.
Con estas estadísticas, puede obtener un resumen archivos activos de SharePoint y el número total de archivos en su SharePoint. biblioteca de documentos.
Una visión del almacenamiento es importante ya que le permite realizar un seguimiento decuánto almacenamiento se utiliza durante un período de tiempo específico. Con esto, podrá planificar las necesidades futuras de almacenamiento de sus sitios.

Informe de actividad del usuario en sitios de Microsoft SharePoint

Puede mejorar la experiencia del usuario y la productividad analizando el informe de uso directamente en los sitios de SharePoint.

Permiso: Para hacer esto, se le debe asignar cualquiera de los roles, como administrador de colección de sitio, administrador de sitio propietarios, administradores de SharePoint.

Puede acceder al informe de uso del sitio navegando a Uso del sitio en la configuración del sitio de Microsoft SharePoint Online de su sitio respectivo.

Allí, puede ver los análisis de uso del sitio, como visitantes únicos, visitas al sitio, tráfico del sitio, etc.

Visitantes únicos: esta métrica le proporciona el recuento total de usuarios individuales que han accedido a una página o documento en SharePoint Online. Esto le ayuda a identificar las páginas/documentos que reciben más atención.

Visitas al sitio: con esta descripción general, puede obtener el recuento de los sitios de SharePoint Online que visita el usuarios durante un tiempo determinado. Puede tomar decisiones acertadas relacionadas con el diseño y la estrategia de contenido del sitio utilizando este informe.

Tiempo promedio invertido por el usuario: este análisis muestra el tiempo promedio invertido por el usuario en páginas/documentos de SharePoint, excluyendo el tiempo en que la página está minimizado.

Contenido popular: la métrica de contenido popular le brinda el contenido más visto en su entorno de SharePoint ordenado por noticias, publicaciones, páginas y documentos.

Tráfico del sitio: este informe muestra la tendencia de visitas del sitio cada hora. Puede utilizar esto para determinar el mejor momento para publicar noticias y anuncios importantes.

Plataforma popular: Esto le proporcionará una lista de plataformas de dispositivos usadas habitualmente a través de las cuales los usuarios acceder a SharePoint, como aplicaciones móviles, web de escritorio, tableta, web móvil, etc.

Nota: Puede ver análisis similares en Contenido del sitio para el Sitio de SharePoint. También puede obtener informes de uso del sitio central aquí para los sitios centrales de SharePoint.

Exportar informe de análisis de página de SharePoint

SharePoint Online proporciona análisis de páginas que le ayudan a identificar páginas que reciben una gran cantidad de visitantes en SharePoint.

Puede ver los análisis de la página navegando a la ruta siguiente.

Microsoft SharePoint> Sitio respectivo>Inicio>Análisis

Aquí, le brindará estadísticas valiosas de la página, como visitantes de la página, vistas de la página, tiempo promedio de permanencia de los usuarios y tráfico de la página.

Información sobre los visitantes de páginas: las estadísticas de los visitantes de páginas muestran cuántas veces los usuarios han visto una página específica en un sitio de SharePoint.

Información de visitas a la página: el análisis de visitas a la página le proporciona el número de veces que los usuarios han visto una página. Se utiliza para medir la popularidad y eficacia de una página en un sitio de SharePoint.

Tiempo promedio invertido por el usuario: esta información le proporciona el tiempo promedio que el usuario pasó en una página específica. Esta información le permitirá identificar las páginas que captan más la atención de los usuarios.

Tráfico de la página: muestra la tendencia de visitas de la página cada hora. Y puede utilizar esta información para determinar cuál es la mejor página para publicar anuncios importantes.

Informes de actividad de SharePoint en el Centro de administración de SharePoint

Puede ver los informes de uso de SharePoint a través del centro de administración de SharePoint.

Para ver informes de uso de SharePoint, navegue hasta la página de inicio del centro de administración de SharePoint y acceda a los informes disponibles.

Permisos: Para ver estos informes, debes ser un Administrador global o administrador de SharePoint.

Aquí puede ver informes sobre la actividad de los archivos del sitio, el almacenamiento y el estado del sitio de su entorno de SharePoint.

Esto le mostrará el resumen de las actividades del usuario en archivos, sitios y páginas. Además, puede administrar sus sitios, archivos y páginas de SharePoint directamente navegando desde estas estadísticas.

Por ejemplo, si necesita obtener información completa sobre los archivos de SharePoint, puede hacer clic en la opción "Ver sitios con la mayoría de los archivos" en la parte inferior del archivo de SharePoint. análisis de actividad.

Obtendrá el informe detallado sobre los archivos de SharePoint como la siguiente captura de pantalla.

Informe de uso de SharePoint en cumplimiento de Microsoft

Microsoft Compliance le permite monitorear y auditar las actividades de SharePoint relacionadas con páginas y archivos. Al revisar las actividades de páginas y archivos, puede identificar visitas innecesarias a archivos o páginas, comportamientos sospechosos y realizar un seguimiento de los cambios realizados en archivos o páginas importantes.

Puede ver y analizar los datos del registro de auditoría para obtener información sobre las actividades de los usuarios en el entorno de SharePoint de su organización.

Para ver los registros de actividad de este usuario de SharePoint, siga los pasos a continuación.

Centro de administración de Microsoft 365> Portal de cumplimiento de Microsoft Purview >Auditoría

Ahora, busque las actividades relacionadas con el uso de SharePoint como,

Usuario o grupo agregado al grupo de SharePoint
Sitio eliminado
El usuario inició sesión en SharePoint
Archivos compartidos, listas, documentos.
Organizaciones de SharePoint modificadas
Sitio intercambiado
Solicitudes de acceso aceptadas

Al utilizar filtros como el usuario que realizó una actividad, el nombre de la actividad y el archivo/carpeta/sitio en el que se realizó la actividad, puede buscar en el registro de auditoría una fecha y un rango de tiempo específicos.

Nota: Puede exportar y descargar los informes generados como archivos CSV para facilitar su análisis y compartiendo.

Supervisar la actividad de uso de SharePoint Online mediante Power BI

Puede obtener de forma eficaz un informe de uso de SharePoint en Power BI mediante Microsoft 365 Usage Analytics. Para ello, debe habilitar el uso de Microsoft 365 en el centro de administración de Microsoft 365. Una vez que haya habilitado con éxito el uso de Microsoft 365, podrá obtener informes sobre varias actividades de SharePoint, como se muestra a continuación.

Hay tres secciones dentro de SharePoint Online donde puede acceder a informes relacionados con su entorno de SharePoint.

En la sección Descripción general, puede acceder a informes completos que proporcionan métricas sobre diversas actividades de SharePoint.

La pestaña Adopción proporciona información detallada sobre los usuarios activos y habilitados mensualmente.
La pestaña Uso proporciona información valiosa, como el porcentaje de usuarios activos y el recuento de usuarios que participan en diversas actividades dentro de su entorno de SharePoint.
En la pestaña Colaboración, puede acceder a detalles generales sobre sus archivos de SharePoint.
La pestaña Almacenamiento brinda información detallada sobre el uso de almacenamiento de su SharePoint mensualmente.

En la sección Uso del producto, verá los análisis de los archivos, usuarios y sitios, así como la cantidad de sitios, archivos y carpetas activos de su SharePoint Online. .

En la sección Actividad del usuario, obtendrá los informes de intercambio de archivos de SharePoint, como el número total de archivos compartidos interna/externamente, archivos sincronizados, etc.

AdminDroid: una vigilancia para monitorear la actividad de uso de SharePoint Online

Analizar las actividades de uso de SharePoint explorando las ubicaciones anteriores le quita tiempo. ¿Puedes creerlo si te dijéramos que hay una manera de obtener todos los informes de uso de SharePoint en un solo lugar? ¡Sí! ¡Es posible con AdminDroid!. Ofrece información detallada y análisis del uso de SharePoint Online, lo que ayuda a los administradores a monitorear y administrar su entorno de SharePoint Online de manera efectiva.

Obtenga informes de actividad de uso de SharePoint Online de forma eficaz con AdminDroid

La herramienta de informes en línea de SharePoint de AdminDroid ofrece información detallada sobre las actividades de uso de SPO, como el recuento de archivos que se han compartido con los usuarios, el número de archivos que se han sincronizado desde el dispositivo local del usuario y el recuento de visitas de los usuarios. una página única y más. También proporciona informes sobre las actividades de uso compartido de SharePoint, que incluyen configuraciones de uso compartido de sitios y colecciones de sitios, el último uso compartido de archivos internos/externos, etc.

A continuación se muestran los informes de uso de SharePoint disponibles en AdminDroid.

1.Resumen de activación diaria

Archivos activos diarios por actividad
Usuarios activos diarios
Resumen de acceso a archivos de usuario
Resumen de archivos sincronizados de usuarios
Resumen sincronizado interno de usuarios
Visitas a la página de usuarios
Resumen de uso compartido de archivos internos de los usuarios
Resumen de uso compartido de archivos externos de usuarios

2.Resumen de uso del sitio

Recuento diario de archivos activos
Recuento diario de visitas a la página
Recuento diario de sitios activos
Almacenamiento diario del sitio

Además, AdminDroid le permite auditar SharePoint Online para monitorear periódicamente las colecciones y grupos de sitios de SPO, solicitudes de acceso e invitaciones para compartir, carpetas de SPO, etc. Estos informes se pueden descargar y exportar en diferentes formatos.

Además de lo anterior, el panel de control de SharePoint Online a vista de pájaro brinda una vista de 360 grados de su SharePoint Online al brindar análisis sobre el almacenamiento de la colección de sitios, configuración de versiones en listas, uso compartido de usuarios externos, etc.

Además, AdminDroid tiene características espléndidas como capacidades de programación, generación de informes personalizables, delegación granular y filtros enriquecidos que le brindan muchos análisis para administrar su entorno de Microsoft 365 de manera efectiva.

Por lo tanto, con la herramienta de administración SharePoint Online de AdminDroid, puede administrar su entorno SharePoint sin esfuerzo y de manera eficiente desde una consola central.

Consulte AdminDroid ahora y experimente todas las funciones enriquecidas para una mejor administración de SharePoint Online.

En conclusión, los informes de uso de SharePoint son útiles para los administradores a la hora de monitorear la colaboración y la participación dentro del entorno de SharePoint de una organización. Además, utilice cualquiera de los métodos anteriores y obtenga una descripción general de su uso de SharePoint Online.

Esperamos que este blog le brinde información sobre los informes de uso de SharePoint en Microsoft 365. Además, no dude en comunicarse con nosotros en la sección de comentarios para obtener ayuda.