Uso de la búsqueda de contenido de Office 365 para exportar elementos de correo eliminados a un archivo PST: prefijo | 1#3
En la serie de artículos actual, revisamos cómo utilizar la función de búsqueda de contenido de Office 365, como herramienta, que podemos utilizar para exportar el contenido del buzón de Exchange Online a un archivo PST.
Búsqueda de contenido de Office 365 | la serie de artículos
La serie de artículos incluye los siguientes artículos:
- Uso de la búsqueda de contenido de Office 365 para exportar elementos de correo eliminados a un archivo PST - prefijo | 1#3 (este artículo)
- Exporte el contenido de la carpeta “Elementos recuperables” del buzón de Exchange a PST mediante la búsqueda de contenido de Office 365 | Guía paso a paso | 2#3
- Importar archivo PST exportado por Office 365 Content Search a Outlook | Ver la carpeta “Elementos recuperables” | 3#3
Uno de los escenarios más populares en los que necesitamos exportar el contenido del buzón de Exchange Online a un archivo PST es para fines de copia de seguridad. Sin embargo, en esta serie de artículos, me gustaría revisar un tipo diferente de escenario, en el que utilizamos la función Buscar contenido de Office 365 para exportar una carpeta especial del buzón de Exchange Online: la carpeta "Elementos recuperables". .
Por ejemplo, un usuario de la organización informa que algunos elementos de correo electrónico "desaparecieron" de su buzón. En tal escenario, una opción sensata es que alguien o algo elimine estos elementos de correo (intencionalmente o no).
Cada elemento de correo que haya sido eliminado temporalmente o eliminado definitivamente se guardará automáticamente en la carpeta especial del buzón de Exchange Online: la carpeta "Elementos recuperables".
Para poder mostrar el contenido de la carpeta “Elementos recuperables”, o guardar una copia de los elementos de correo almacenados en la carpeta “Elementos recuperables” (exportar a PST), necesitamos una herramienta que nos ayude a realizar esta tarea.
Y la herramienta que podemos utilizar en tal escenario es la función Buscar contenido de Office 365.
Opción de búsqueda de contenido de Office 365
En términos generales, la opción Buscar contenido de Office 365 es una herramienta muy poderosa y útil, que fue creada para permitir al administrador de Office 365 (o usuario con los permisos requeridos) buscar información ubicada en:
- Infraestructura de Exchange Online (todos los buzones de correo existentes de Exchange Online)
- Infraestructura de SharePoint Online (todos los sitios de SharePoint Online existentes)
Lo interesante de la opción Buscar contenido de Office 365 es que el término “resultados de búsqueda” es el que preguntamos desde Office 365 Buscar contenido. para exportar los archivos y elementos de correo reales que se encontraron (los resultados de la búsqueda).
En nuestro escenario específico, nos gustaría exportar a un archivo PST el contenido de la carpeta "Elementos recuperables" del buzón de Exchange Online. Para poder cumplir con este requisito, utilizaremos la función Buscar contenido de Office 365 como una herramienta que buscará y exportará los resultados de búsqueda de todo el contenido de un Exchange específico. Buzón en línea.
Una pregunta que puede surgir en su mente es: ¿por qué tenemos que exportar TODO el contenido del buzón de Exchange Online, en lugar solo el contenido de esta carpeta especial que se mencionó, la carpeta “Elementos de recuperación”?
La respuesta es que desafortunadamente, en este momento, la opción Buscar contenido de Office 365 no incluye una opción para restringir la búsqueda solo para esta carpeta especificada.
Uso de la opción de informe Buscar contenido de Office 365
Además, es importante mencionar que en el caso en el que queramos investigar un escenario en el que los elementos de correo "desaparecieron", no tenemos que exportar los datos en sí.
En su lugar, podemos usar la búsqueda 365 Buscar contenido para realizar una consulta de búsqueda que creará una lista (informe) de todos los datos existentes (elementos de correo) en un buzón de Exchange Online específico, incluidos los elementos de correo. almacenado en la carpeta “Elementos recuperables”.
Luego, podemos obtener el informe que incluye el nombre de cada elemento de correo, ubicación, etc.
Desde mi experiencia, la opción de utilizar un "informe" no es tan adecuada para nuestro escenario específico porque la mayoría de las veces, nosotros (o el usuario) necesitaremos tener la capacidad de navegar y "excavar" manualmente dentro del resultados de búsqueda que se exportarán a un archivo PST.
Eliminación temporal, eliminación definitiva, carpeta "Elementos recuperables" y política de retención de elementos de correo eliminados
En nuestro escenario, queremos verificar si se eliminaron elementos de correo específicos, es decir, ubicados en la carpeta "Elementos recuperables".
Antes de profundizar en las instrucciones específicas sobre cómo utilizar la opción Buscar contenido de Office 365, revisemos brevemente el concepto de cómo se relaciona el entorno basado en Exchange con los "elementos de correo eliminados".
Eliminación de correo estándar.
Cuando un usuario elimina un elemento de correo, los elementos de correo se mueven a la carpeta del buzón: “Elementos eliminados” (la papelera de reciclaje). Los elementos de correo permanecerán para siempre en la carpeta “Elementos eliminados”.
Elementos de correo eliminados temporalmente
Si el usuario elimina elementos de correo que se almacenaron en la carpeta "Elementos eliminados", la eliminación se describe como "Eliminación suave" (Mayús + Eliminar).
Los elementos de correo que se definen como "eliminados temporalmente" en realidad no se eliminan, sino que se envían a la carpeta especial del buzón oculto denominada carpeta "Elementos recuperables".
Aunque utilizamos el término carpeta "Elementos recuperables" (único y no plural) en realidad, la carpeta "Elementos recuperables" se implementa a través de un conjunto de carpetas del sistema.
En un escenario de elementos de correo eliminados temporalmente, el elemento de correo se almacenará en la carpeta “Elementos recuperables”, en una subcarpeta dedicada denominada - Eliminación.
Aunque el usuario no puede ver la carpeta Eliminación, el usuario tiene la capacidad de restaurar elementos de correo almacenados en la carpeta Eliminación (elementos de correo eliminados temporalmente). ).
El procedimiento de restauración puede ser implementado por el propio usuario, utilizando la interfaz GUI de Outlook o los clientes de correo OWA.
Elementos de correo eliminados definitivamente
El término "Eliminado definitivamente" describe una eliminación de elementos de correo eliminados temporalmente. Por ejemplo, un escenario en el que el usuario de Exchange elimina un elemento de correo específico, luego elimina el correo de la carpeta “Elementos eliminados” (Eliminación suave) y, además, elimina el elemento de correo del “Almacén de recuperación”. .”
El resultado es que los elementos de correo específicos se considerarán "elementos de correo eliminados definitivamente". En este caso, los elementos de correo eliminados definitivamente se moverán de la subcarpeta denominada Eliminación a una subcarpeta adicional denominada "Purgas".
En otras palabras, el propietario del buzón de Exchange no tiene permisos de acceso para la carpeta Purgas que almacena los elementos de correo eliminados definitivamente.
Política de retención de elementos de correo eliminados
Los elementos de correo que se eliminaron temporalmente o se eliminaron definitivamente se conservarán de forma predeterminada en la carpeta "Elementos recuperables" durante un período de 14 días. Esta limitación de tiempo está determinada por la política de retención de correo eliminado.
Una vez finalizado el “período de 14 días”, el correo se eliminará permanentemente, sin posibilidad de restaurar los elementos de correo específicos.
Solo en caso de que se haya utilizado la opción de - Retención por litigio o la opción de - eDiscovery & retención in situ, los elementos de correo almacenados en la carpeta “Elementos recuperables” se conservarán durante períodos de tiempo más prolongados (el período de tiempo que se definió cuando usando una de estas opciones).
En caso de que desee obtener más información sobre los conceptos de elementos de correo eliminados temporalmente versus elementos de correo eliminados definitivamente y el concepto de carpeta "Elementos recuperables", puede leer los siguientes artículos:
- Recuperar elementos de correo eliminados en el entorno Exchange Online | Recuperación de un solo artículo | 2#7
- Recuperar elementos de correo eliminados en el entorno Exchange Online | Flujo de correo eliminado | 3#7
El método que podemos utilizar para ver el contenido de la carpeta "Elementos de correo de recuperación"
Técnicamente hablando, existen un par de métodos que podemos utilizar para ver y acceder a la información almacenada en la carpeta “Elementos recuperables” de un buzón de Exchange específico.
Por ejemplo:
1. El comando de PowerShell Buscar-Mailbox
Podemos utilizar el comando de PowerShell Buscar-Mailbox para buscar y exportar el contenido de la carpeta “Elementos recuperables”.
Puede leer más información en el artículo Recuperar elementos de correo de la carpeta de correo de recuperación (el contenedor de basura) usando PowerShell | Parte 3#5.
2. Recuperar elementos de correo eliminados temporalmente | Propietario del buzón
El propietario del buzón (el propio usuario) puede recuperar elementos de correo eliminados temporalmente utilizando OWA y la interfaz del cliente Outlook.
3. Usando la utilidad MFCMAPI
Podemos utilizar utilidades del sistema como MFCMAPI para acceder al contenido de un buzón de Exchange específico y explorar el contenido de la carpeta oculta del sistema "Elementos recuperables".
Puedes leer más información en el artículo Recuperar elementos de correo eliminados - Office 365 | 4#7.
4. Portal de seguridad y cumplimiento de Office 365: búsqueda de contenido
El método adicional que revisaremos en este artículo son las tecnologías de Office 365, que se describe como "Búsqueda de contenido".
Office 365 “Búsqueda de contenido”
La tecnología o característica que se describe como “Búsqueda de contenido”, es una opción muy poderosa, que nos permite buscar información específica que se encuentra en la infraestructura de Exchange Online o SharePoint Online y además, exportar estos datos a un archivo.
En nuestro escenario, nuestro enfoque principal es buscar información almacenada en un buzón de correo de Exchange Online y, para ser más específicos, nos interesa la información que está almacenada en una carpeta especial del buzón de Exchange Online: la carpeta "Elementos recuperables".
Las ventajas de Office 365 - Búsqueda de contenido
El uso de Office 365 Búsqueda de contenido se implementa muy fácilmente mediante la interfaz basada en web del portal de seguridad y cumplimiento de Office 365.
Todo lo que tenemos que hacer es simplemente "señalar" el nombre específico del buzón de Exchange, y el servicio Búsqueda de contenido hará el trabajo duro para todos nosotros: buscar los datos y, opcionalmente, exportar los datos del archivo PST.
Cuando buscamos información almacenada en un buzón de Exchange Online, el proceso de búsqueda de contenido puede "ver" todas las diferentes partes de un buzón de Exchange Online.
Por ejemplo, en caso de que el buzón de Exchange Online tenga un buzón de archivo de Exchange Online que esté "adjunto" al buzón principal de Exchange Online, la Búsqueda de contenido buscará para nosotros la información que se encuentra en el buzón principal de Exchange. buzón de correo y además, información almacenada en el buzón de Archivo.
Otra ventaja de la Búsqueda de contenido es que la búsqueda puede "ver" y exportar información que se encuentra en una carpeta especial del buzón del sistema, como la carpeta "Elementos recuperables".
Las desventajas de Office 365 - Búsqueda de contenido
Office 365 Búsqueda de contenido incluye la capacidad de definir "condiciones de búsqueda" (filtros) para la consulta de búsqueda, como: rango de fechas específico, cadena de texto específica, un tipo específico de elementos de correo, etc.
Con respecto a nuestro escenario específico, una de las condiciones principales (filtro de búsqueda) que falta es la capacidad de definir el alcance de la carpeta del buzón de correo de Exchange. El término "alcance de la carpeta" se traduce en nuestra capacidad de definir una consulta de búsqueda que buscará datos solo en una carpeta específica del buzón de Exchange.
La necesidad de definir un alcance de carpeta específico se realiza en un escenario en el que queremos utilizar la Búsqueda de contenido de Office 365 como una herramienta que nos ayudará a "escanear" un buzón de Exchange Online específico y buscar o exporte solo los elementos de correo almacenados en la carpeta "Elementos recuperables".
Debido a esta falta de capacidad, en un escenario en el que queremos exportar el contenido de la carpeta "Elementos recuperables", necesitaremos realizar una "búsqueda completa" que escaneará y exportará TODO el contenido del buzón de Exchange Online a un PST. Después de que el archivo PST se haya creado exitosamente, necesitaremos “excavar” del archivo PST que contiene todo el contenido del buzón de Exchange Online, la información que se encuentra en la carpeta “Elementos recuperables”.
Portal de seguridad y cumplimiento de Office 365 y la opción de búsqueda de contenido
El uso de Office 365 Búsqueda de contenido se puede implementar a través de PowerShell, pero el acceso más simple y fácil se implementa a través del portal de administración de Office 365 Security & Compliance.
El portal 365 Security & Compliance sirve como punto focal para muchos servicios diferentes para los clientes de Office 365.
Uno de estos servicios se define como "Búsqueda e investigación" y, en esta categoría, una de las opciones es "Búsqueda de contenido".
La función Búsqueda de contenido nos permite “ver” el contenido, todos los datos que están almacenados en nuestra infraestructura de SharePoint Online y Exchange Online (buzón de correo de Exchange Online).
Después de utilizar la herramienta Búsqueda de Contenido para localizar los datos específicos que buscamos, podemos decidir qué “hacer” con los resultados (los resultados de la búsqueda).
Por ejemplo, podemos solicitar un informe que incluya información detallada sobre cada elemento encontrado; Podemos usar la interfaz web de la herramienta Búsqueda de contenido para ver el resultado, o podemos solicitar desde la herramienta Búsqueda de contenido que exportemos los resultados de la búsqueda a un archivo PST.
En nuestro escenario, nuestro deseo es realizar una búsqueda completa del buzón que incluirá todos los datos almacenados en un buzón de Exchange Online específico + exportar el resultado de la búsqueda (el contenido del buzón) a un archivo PST.
Descripción de nuestro escenario
Los personajes de nuestro escenario son los siguientes:
- Adele es administradora global de Office 365.
- Adele recibió una solicitud para ayudar a la usuaria de Office 365 llamada Angelina a localizar elementos de correo que habían "desaparecido". Adele sospecha que estos elementos de correo fueron eliminados definitivamente.
- Para poder ver el contenido de la carpeta especial del sistema: carpeta “Elementos recuperables”, Adele necesita restaurar el buzón “completo” de Angelina Exchange Online y luego intentar para encontrar este elemento de correo en la carpeta "Elementos recuperables".
- Angelina también tiene un buzón de archivo además del buzón principal.
Exporte el archivo PST y guárdelo en un disco duro local. El escritorio del cliente | Pre requisitos.
Para poder exportar los resultados de la búsqueda de contenido a un archivo PST y guardarlos en el disco duro local, necesitaremos descargar e instalar un pequeño componente de software, que sirve como "Administrador de descargas" (el herramienta de exportación PST de eDiscovery).
Lo que necesitamos saber es que para poder instalar la herramienta de exportación eDiscovery PST, debemos cumplir con los siguientes requisitos:
Escenario 1: Estás utilizando Internet Explorer 9.0 o posterior y no tienes instalado .NET Framework 4.5 o posterior.
En caso de que su sistema operativo no incluya la instalación de .NET Framework 4.5, deberá descargar e instalar el software requerido.
Escenario 2: Estás utilizando un navegador de terceros (que no es Microsoft) y no tienes instalada la extensión de navegador ClickOnce.
Instale la extensión ClickOnce. La extensión se puede encontrar en la página web complementaria de ese navegador:
- Mozilla Firefox: Breez ClickOnce
- Google Chrome: Lanzador Meta4 ClickOnce
La lista de tareas de acciones que debemos realizar.
En el siguiente artículo, proporcionaremos una guía detallada paso a paso de todos los pasos que debemos seguir para realizar la tarea de exportar el buzón de correo de Exchange Online a un archivo PST.
En esta sección, me gustaría brindar una breve revisión de los pasos principales que involucraron a lo largo del proceso, para que pueda tener una idea general.
Paso 1#4: Asigne los permisos necesarios al usuario que realizará la búsqueda de contenido de Office 365 (membresía dentro del grupo eDiscovery Manager)
La capacidad de ver el contenido del buzón de Exchange + exportar los datos almacenados en el buzón a un archivo PST requiere un permiso especial. Lo importante que me gustaría resaltar es que incluso el usuario que tiene la regla de Administrador Global de Office 365, notiene estos permisos por defecto.
Para poder utilizar la opción Búsqueda de contenido de Office 365, debemos asignar los permisos necesarios al usuario que realizará la búsqueda. Este usuario deberá agregarse como miembro del grupo eDiscovery Manager.
Puedes leer más información sobre cómo asignar estos permisos en el siguiente artículo.
Paso 2#4 - Realizar la búsqueda de contenido - Definir la consulta de búsqueda
La Búsqueda de contenido de Office 365 realiza la búsqueda en función de una consulta de búsqueda que debemos definir. El alcance de la búsqueda se puede implementar buscando información en infraestructuras Exchange Online + SharePoint Online.
Además, podremos definir parámetros de búsqueda muy específicos como un rango de fechas específico, un tipo de documento específico, etc.
En nuestro caso, nos interesa la información almacenada en la infraestructura de Exchange Online en un buzón de Exchange Online específico. La consulta de búsqueda que definamos se considerará una consulta de búsqueda simple porque no definiremos ninguna condición. En su lugar, simplemente necesitaremos proporcionar el nombre del buzón de Exchange Online requerido.
Puede leer más información sobre cómo definir la consulta de búsqueda en el siguiente artículo.
Paso 3#4: Exportar los resultados de la búsqueda (el contenido del buzón en nuestro escenario) a un archivo PST
Después de que la Búsqueda de contenido de Office 365 encuentre la información requerida, podemos decidir qué hacer con los resultados de la búsqueda. En nuestro escenario, nos gustaría obtener una copia de los elementos de correo que encontró la búsqueda de contenido de Office 365 (los resultados de la búsqueda).
El escenario de "exportar a archivo" incluye un par de subpasos:
- "Activar" la opción de exportación: tendremos que "informar" a Office 365 Content Search que nos gustaría exportar los resultados de la búsqueda (Office 365 Content Search necesita preparar los datos y crear los argumentos necesarios).
- Obtenga la clave de exportación: necesitaremos copiar el valor de la clave exportada para el siguiente paso, en el que la aplicación Exportar a PST nos solicitará el valor de la clave de exportación.
- Descargue e instale la “Aplicación de exportación PST”: el proceso de exportación a un archivo PST se implementa instalando una pequeña aplicación en nuestro escritorio, que sirve como “Administrador de descargas”. " gerente ".
- Proporcione la clave de exportación: tendremos que proporcionar a la "aplicación de exportación PST" la clave de exportación.
- Proporcione la ruta al archivo PST exportado; necesitaremos proporcionar a la "aplicación de exportación PST" la ruta a la carpeta que se utilizará para almacenar el archivo PST exportado.
Puede leer más información sobre cómo iniciar la Exportación de los resultados de la búsqueda en el artículo.
Paso 4#4 - Ver el contenido del archivo PST - Importar el archivo PST al perfil de correo de Outlook
Una vez exportado correctamente el archivo PST, comienza la última fase. En esta fase, necesitaremos importar el archivo PST a un perfil de correo de Outlook existente. Podemos relacionarnos con el cliente de correo Outlook como un “navegador” que nos ayudará a ver el contenido del archivo PST.
Puede leer más información sobre cómo importar un archivo PST al perfil de correo de Outlook en el siguiente artículo.
En el próximo artículo, veremos Exportar el contenido de la carpeta “Elementos recuperables” del buzón de Exchange a PST utilizando la búsqueda de contenido de Office 365 | Guía paso a paso | 2#3.